automatiser les encaissements clients

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Comment le digital aide les entreprises à automatiser les encaissements clients

Lorsque qu'il s'agit de se faire payer, les entreprises doivent souvent faire preuve de beaucoup de patience et d'ingéniosité pour encaisser leurs créances clients. La gestion du poste client est un travail à plein temps. Voici comment le digital aide les entreprises à automatiser les encaissements clients.

Pierre Jeannel

Pierre JEANNEL • Libeo

Publié le | Mis à jour le

La gestion du poste client, un enjeu d’actualité

 12,5 jours, c’est le retard de paiement moyen entre entreprises en 2021 constaté par le cabinet Altares. Une moyenne qui traduit de grandes disparités sur l’ensemble du territoire : la Bretagne et les Pays de la Loire étant les meilleurs élèves avec respectivement 9,8 et 10,3 jours, tandis que les plus mauvais payeurs se trouvent en Île-de-France (17,3 jours) et en Corse (16 jours). De 20 % au 1er août, la proportion de factures impayées est passée à près de 28 % au 21 août.

Le manque à gagner se chiffre à quelques milliards d’euros au total, pour des entreprises qui peuvent difficilement se permettre des paiements en retard. Ces derniers peuvent avoir d’autres impacts dramatiques, il est donc primordial de s’en protéger.

En moyenne, un tiers des factures émises subit des retards de paiement. Même avec les meilleurs outils de gestion des paiements à disposition, rien ne garantit que vous serez payé plus vite pour autant. Encore faut-il que les fournisseurs suivent le mouvement et se montrent réactifs de leur côté. Face aux demandes croissantes des entreprises en matière de gestion du recouvrement, il devient urgent de proposer une réponse innovante et complète, qui simplifie l’encaissement des créances sans détériorer la relation commerciale

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Soyons réalistes. La plupart des entreprises n'ont pas le temps ou le personnel nécessaire pour traiter manuellement les factures sur une base régulière. Cela entraîne une foule de problèmes, notamment :

  • Des données incomplètes. Les factures sont souvent envoyées avec des informations manquantes, telles que l'adresse de l'entreprise et les informations de contact. Il est donc difficile d'être payé rapidement et efficacement.
  • Des données inexactes. La même facture peut être envoyée plusieurs fois avec des montants différents ou d'autres détails à chaque fois, ce qui rend plus difficile le traitement et la préparation du paiement.
  • Factures impayées. Vos clients peuvent oublier complètement leurs obligations de paiement ou trouver des excuses pour expliquer pourquoi ils ne peuvent pas payer à temps, ce qui peut nuire à votre relation avec eux si vous continuez à leur envoyer des rappels ou si vous finissez par abandonner tout simplement le recouvrement.

Si les entreprises ont autant de mal à se faire payer dans les temps (voire à se faire payer tout court), ce n’est pas toujours le fait d’une mauvaise volonté de la part du client : mauvaise gestion de trésorerie, manque de liquidités, complexité des processus de facturation, dispersion des pièces comptables, des outils, tâches manuelles répétitives, dichotomie entre les conditions de paiement des clients et des fournisseurs, etc.

Comment le digital permet d'automatiser les encaissements clients

Une entreprise moyenne peut s'attendre à perdre 11 % de son chiffre d'affaires en raison de créances irrécouvrables. Pour les grandes entreprises, ce chiffre est encore plus élevé.

Les entreprises doivent faire preuve de souplesse et d'adaptabilité pour rester compétitives sur le marché actuel. Cela signifie s'adapter aux nouvelles technologies qui peuvent contribuer à améliorer l'efficacité, à réduire les coûts et à augmenter les revenus. L'une de ces technologies est l'automatisation.

Dans le monde d'aujourd'hui où presque toutes les transactions se font par voie digitalisées, il est important d'automatiser le processus de paiement des factures de vos clients.

Voici 5 façons dont le numérique a changé la manière dont les entreprises recouvrent leurs créances :

  • La dématérialisation des factures permet de recevoir et de régler plus rapidement ses factures
  • Les solutions de facturation et de gestion qui couvrent l'ensemble du cycle de vente, de la création des devis à l'export vers la comptabilité.
  • Les solutions de recouvrement automatiques offrent des options de rappels automatisés, de lettres de relance, etc.
  • Le factoring ou l'affacturage.
  • La notation prédictive des entreprises, un outil d’aide à la prise de décisions qui anticipe les défaillances et permet de maîtriser le risque d’impayé.

L'automatisation du recouvrement des créances : une étape dans l'automatisation de la comptabilité

L'automatisation des reçus clients fait partie d'une approche plus large de l'automatisation de la comptabilité.

La comptabilité est l'une des fonctions les plus laborieuses de l'entreprise. Il ne s'agit pas seulement de collecter des données, de les enregistrer et d'aider la direction à les comprendre, mais aussi d'effectuer de nombreuses tâches manuelles répétitives et fastidieuses.

C'est là que l'automatisation entre en jeu. Il est possible d'automatiser de nombreuses tâches en cours de route, de la numérisation des documents à l'automatisation du traitement des factures.

Les atouts d'un système comptable automatisé

En plus des fonctions comptables standard telles que la tenue des livres et la paie, un système comptable automatisé peut prendre en charge les procédures d'encaissement et de paiement.

Les factures d'achats et de vente constituent 90% des écritures comptables d'une entreprise, mais leur traitement manuel demande du temps et des efforts, surtout avec de nombreux clients ou fournisseurs à facturer. Un système automatisé peut vous aider à rationaliser ce processus :

  • La dématérialisation : les systèmes dématérialisés utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) pour convertir les documents papier en fichiers numériques. Ce qui économise de l'espace et vous permet de retrouver vos documents rapidement et facilement.
  • Le rapprochement bancaire : une grande partie de la gestion des comptes clients consiste à s'assurer que vous êtes payé à temps. L'un des moyens d'y parvenir est d'automatiser le rapprochement bancaire de façon à synchroniser les informations de votre compte bancaire, afin de voir en temps réel si des paiements ont été effectués sur des factures en souffrance.
  • Le lettrage des comptes : l'automatisation contribue également à rationaliser le processus de lettrage des comptes en améliorant la vitesse, la précision et la cohérence.
  • La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de capturer les documents électroniques et de les gérer dans un emplacement central pour une récupération et une vérification faciles. De nombreux SGED vous permettent également d'appliquer des signatures numériques pour plus de sécurité.
  • L'archivage : avec un système d'archivage électronique et automatisé, vous pouvez rechercher des mots-clés spécifiques dans les reçus ou les factures en quelques clics seulement, au lieu de parcourir chaque document individuellement.

Il en résulte des délais de traitement plus courts, moins d'erreurs et moins de stress pour le personnel.

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