Gestion Électronique des Documents

Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents (GED) ?

Idéale pour centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise, la Gestion électronique des Documents (GED) offre une meilleure organisation des données dont dispose l’entreprise pour en faciliter la consultation. Il s’agit également d’une solution qui répond aux principaux enjeux de développement durable actuels. De nombreuses entreprises amorcent d’ores et déjà leur transition numérique et font le choix d’adopter une GED pour gagner en efficacité. Intéressé ? Libeo vous explique pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents au sein de votre entreprise.


Qu’est-ce qu’une Gestion électronique des Documents ?

La Gestion électronique des Documents est un système pensé pour gérer n’importe quel document, quelle que soit son origine. Factures, bons de commande, processus, contrats… tous les contenus numériques de l’entreprise sont centralisés sur une plateforme unique.

Accessibles par tout ou partie des salariés de l’entreprise, les documents intégrés dans la GED peuvent néanmoins être sécurisés et protégés. Les documents dématérialisés sont également tracés. Les pertes et les suppressions sont presque impossibles, et les salariés peuvent plus facilement les retrouver à l’aide d’un simple mot-clé.

La Gestion électronique des Documents prend tout son sens dans un monde de plus en plus digitalisé où les entreprises font face à un nombre croissant de données à gérer.

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Mise en place d’une GED : quels avantages ?

Adopter une solution de Gestion électronique des Documents présente plusieurs avantages. Elle permet en effet de gagner du temps et de l’argent, de mieux communiquer avec son équipe et ses clients, ou encore de sécuriser ses informations.

Faire des économies

Un système de Gestion électronique des Documents permet de limiter les coûts logistiques liés à la consommation d’encre et de papier. Elle réduit également la taille et le volume des espaces de stockage nécessaires pour répondre aux solutions d’archivage classique.

Les économies réalisées ne sont pas uniquement financières. La GED offre un véritable gain de temps en ce qui concerne le traitement des documents. En effet, la recherche d’informations et de documents est extrêmement chronophage. Cet outil vient donc faciliter le quotidien des salariés et leur permet de gagner en productivité en retrouvant facilement la dernière version à jour d’un document.

Proposer un service client de qualité

Grâce à la mise en place d’une GED, vous pouvez partager, échanger ou donner l’accès à certains documents à vos clients. Ils peuvent ainsi y avoir accès à tout moment, où qu’ils se trouvent. Vous gagnez ainsi en transparence et vous faites preuve d’une meilleure réactivité. Un bon point pour votre service client.

Améliorer sa communication interne

Un système de Gestion électronique des Documents permet aux salariés d’une entreprise d’avoir accès à l’ensemble des informations qui les concerne, mais aussi de gérer et de modifier certains documents. Plusieurs membres d’une même équipe peuvent ainsi travailler en simultané sur un même document. La centralisation permet en effet d’accéder à des documents et à leur mise à jour en temps réel.

Avec une GED, les documents sont centralisés et correctement organisés. La communication interne est ainsi facilitée et améliorée. De même, le travail collaboratif est favorisé et l’information est accessible, quel que soit le terminal utilisé.

Sécuriser ses informations

Alors qu’un document papier peut être perdu ou détérioré, grâce à une Gestion électronique des Documents, ces risques sont définitivement supprimés. En effet, tous les documents de l’entreprise sont en ligne et sont mis à jour en temps réel par les collaborateurs concernés. Une fois qu’un document n’a plus lieu d’être, il peut être archivé de sorte qu’un accès soit toujours possible si besoin. De même, l’accès étant limité à ceux qui en ont les droits, les informations les plus sensibles sont mieux contrôlées.

Réduire son empreinte carbone

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à limiter leur consommation de papier pour réduire leur empreinte carbone dans un souci écologique. Opter pour une Gestion électronique des Documents s’inscrit dans une démarche plus verte de développement durable. L’entreprise a ainsi un réel impact sur l’environnement.

💡 Bon à savoir : malgré ses nombreux avantages, la GED représente un véritable investissement qui peut s’avérer coûteux. En effet, il s’agit d’un projet qui implique des ressources à la fois matérielles, financières et humaines. De même, pour qu’elle soit réussie, il faut s’assurer que les changements induits soient parfaitement acceptés par l’ensemble des équipes.

Comment mettre en place une Gestion Électronique des Documents ?

Pour que votre projet de gestion électronique des documents soit un succès, plusieurs étapes précises doivent être menées.

Rassembler et numériser les documents

Puisque tous les documents de l’entreprise doivent être accessibles à l’ensemble des salariés, les documents papier doivent être numérisés. C’est à cette seule condition qu’ils pourront être intégrés à la solution. Les documents électroniques existants peuvent également être intégrés. De même, il est possible de créer de nouveaux documents directement au sein de l’outil de GED choisi. Cette action peut se faire manuellement ou de manière automatisée.

Gérer les documents

Chaque document doit être indexé pour qu’il puisse être retrouvé facilement. Plusieurs informations peuvent être indiquées telles que le titre, l’auteur, le type de fichier ou encore des mots-clés spécifiques. Ils doivent ensuite être cryptés. De même, l’entreprise pourra restreindre ou autoriser certaines actions sur les documents souhaités.

Stocker les documents

Les documents doivent être intégrés à un support adapté pour que les salariés puissent y accéder facilement. Pour que leur disponibilité soit assurée, il est essentiel d’adapter le support de stockage au volume des documents. Le stockage doit être organisé de manière logique. Il peut se faire en fonction de la nature du document ou de sa provenance par exemple. Les documents doivent également être archivés afin d’ordonner au mieux l’espace de stockage.

Diffuser les documents

Un système de Gestion électronique des Documents doit être intégré aux processus existants de l’entreprise pour faciliter son implémentation. L’outil choisi vous permettra de définir qui peut diffuser ou consulter quel document. Cette diffusion peut se faire via l’intranet de l’entreprise ou directement via internet.

 

Comment réussir l’implantation de sa GED ?

Un bon système GED découle d’une définition correctement menée des besoins exprimés par l’entreprise. Les fonctionnalités sont déterminées en conséquence.

En effet, toutes les entreprises ne mettent pas en place le même système de gestion électronique des documents. L’outil choisi doit être en adéquation avec les besoins exprimés par chaque service de l’entreprise. Il doit être mis en place de manière collaborative. Il doit aussi répondre à des objectifs stricts comme l’automatisation de certaines tâches ou une réduction du stockage des documents papier par exemple.

La sécurité est également l’un des principaux enjeux d’une GED réussie. Pour ce faire, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. L’entreprise peut par exemple tracer les documents et gérer les droits d’accès, de modification ou de suppression.

Enfin, pour que votre solution de Gestion électronique des Documents soit efficace, il faut que vos collaborateurs soient sensibilisés à cette démarche avant même qu’elle ne soit mise en place. Ils doivent comprendre l’intérêt de la solution pour l’adopter pleinement et en faire bon usage.

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