Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les documents papier par des documents électroniques. Afin de réduire les dépenses liées à la production et à la transmission de ce type de matériaux.

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation de la facture s’inscrit dans une transformation numérique plus large de l’économie et du système bancaire. En étendant l’usage de la facturation électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, le gouvernement entend lutter contre la fraude, et fluidifier les remontées d’informations au fil de l’eau concernant l’activité des entreprises.

Pour les entreprises, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. L’objectif premier tient en quelques mots : simplification et réduction des coûts.

Les anciennes méthodes de travail — factures papier, courriers électroniques et retards de paiement — sont inefficaces, lentes et coûteuses. Un rapport de la DGFIP met en avant les coûts de traitement des factures papier aux entreprises. Il en ressort que :

• le coût d’une facture sortante représente entre 5 euros et 10 euros ;
• le coût de traitement d’une facture entrante entre 14 euros et 20 euros ;

En comparaison, le coût de traitement d’une facture électronique est évalué à 0,40 ou 0,45 euro, soit une économie de 90 % par rapport à un traitement papier. Et une réduction de 30 % du temps de traitement.

Il est important de noter que la dématérialisation des factures n’enlève en rien la valeur et l’acceptabilité de la facture comme preuve de paiement. Au contraire, elle facilite les opérations de comptabilité, de gestion et de contrôle :

Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ?

La dématérialisation des factures est une obligation depuis 2020 pour tous les acteurs de la commande publique. D'ici 2026, l'obligation de dématérialisation concernera toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA. Initialement prévue pour 2023, a été décalée par la loi de finances 2022.

La dématérialisation des factures se fera selon le calendrier suivant :

• À compter du 1er janvier 2024 : toutes les entreprises ont l’obligation de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. Et les grandes entreprises devront également émettre leurs propres factures au format numérique.
• À compter du 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
• À compter du 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se mettre en règle et adopter la facture électronique obligatoire.

Dématérialisation des factures : texte de loi

À l’origine, la dématérialisation des factures fournisseurs est décrite dans l’article 195 de la loi de finances pour 2021, dont voici un extrait :

I. — Dans les conditions prévues à l’article 38 de la Constitution, le gouvernement est autorisé à prendre par voie d’ordonnance toute mesure relevant du domaine de la loi nécessaire à l’amélioration et la modernisation de la gestion par les entreprises ainsi que de la collecte et du contrôle par l’administration de la taxe sur la valeur ajoutée en :
1° Généralisant le recours à la facturation électronique et modifiant les conditions et les modalités de ce recours ;
2° Instituant une obligation de transmission dématérialisée à l’administration d’informations relatives aux opérations réalisées par des assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui ne sont pas issue des factures électroniques, soit qu’elles sont complémentaires de celles qui en sont issues, soit qu’elles se rapportent à des opérations ne faisant pas l’objet d’une facturation électronique ou n’étant pas soumises à l’obligation de facturation pour les besoins de la taxe sur la valeur ajoutée.
II. — L’ordonnance est prise dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi. Un projet de loi de ratification est déposé devant le Parlement dans un délai de trois mois à compter de la publication de cette ordonnance.

Le passage à la facturation électronique s’inscrivait dans le Projet de loi de finances pour 2021, et devait débuter en 2023. L’échéance a été décalée d’un an : le déploiement du projet ne débutera qu’en 2024.

Comment fonctionne la dématérialisation ?

Le terme « dématérialisation » désigne le remplacement d’un document par un fichier électronique. Dans le cas des factures, cela signifie que les entreprises en relation avec des fournisseurs ne recevront plus de factures papier, mais des fichiers électroniques, envoyés du serveur du fournisseur à celui du client :

Qui peut mettre en œuvre la dématérialisation dans votre organisation ?

La première étape consiste à choisir le meilleur interlocuteur au sein de votre organisation.

• L’administrateur : Le responsable technique de l’administration ou son adjoint.
• Le comptable : responsable du suivi des comptes et de leur mise à jour correcte.
• Le facturier : responsable de l’émission des factures et du contrôle des factures sortantes.
• L'expert-comptable
• L'office manager

Cette personne sera responsable de la mise en œuvre de la solution et doit être capable de mener à bien plusieurs missions clés :

• Recueillir des informations sur les besoins des utilisateurs et les relayer en interne, mais aussi auprès de votre fournisseur ;
• Contrôler le respect des normes de traitement des données ;
• Gérer les droits des utilisateurs ;
• Organiser des workflows collaboratifs avec les fournisseurs (processus d’approbation, etc.).

Des étapes simples pour commencer la dématérialisation dès aujourd’hui

La dématérialisation des factures commence dès 2024. Afin de ne pas être pris(e) au dépourvu, le mieux est d’entamer cette transition dès 2023.

Voici les mesures que vous pouvez prendre pour vous débarrasser des factures papier :

• Assurez-vous que les données de la facture que vous transmettez sont conformes aux exigences du destinataire. Cela concerne notamment le contenu de la facture (champs obligatoires), le format (PDF ou XML) et le mode de communication (transmission EDI, portail).
• Choisissez une signature électronique compatible avec votre flux de travail et le logiciel de votre client.
• Mettez en place un protocole d’échange avec votre client, fournisseur ou prestataire de services qui définit les modalités d’échange des factures entre vous.
• Déployez une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, avec reconnaissance optique des caractères, pour simplifier la collecte et la validation.