L'impact de la facture électronique sur les Office Managers

Afin de prendre en compte la taille des entreprises, l’obligation de dématérialisation se fera de façon progressive :

• À compter du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises ont l’obligation de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. Et les grandes entreprises devront également émettre leurs propres factures au format numérique.
• À compter du 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
• À compter du 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se mettre en règle et adopter la facture électronique obligatoire.

D’ici juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir leurs factures clients et fournisseurs au format électronique.

La facture électronique arrive en 2024… En France ! En Europe, certains pays font figure de pionniers en matière de facturation électronique. C’est le cas de l’Italie, où la facture électronique est une réalité depuis 2011, de la Finlande et de la Norvège, trois pays pionniers où les échanges par voie électronique dominent largement le secteur privé.

D’autres pays en revanche, ont choisi de cantonner l’utilisation de la facture électronique aux relations en B2G (Business to Governement). C’est le cas de la Suisse, du Danemark, de l’Irlande ou de la Croatie.

Une troisième catégorie de pays a choisi de rendre obligatoire la facture électronique dans le cadre des marchés publics (B2G) et de baser son utilisation sur la volonté des entreprises privées pour les échanges B2B. C’est le cas Allemagne, en Suède, au Luxembourg et en Espagne, où la facturation électronique est obligatoire uniquement dans le cadre des marchés publics (B2G) et reste basée sur le volontariat pour le B2B.

Et dans le reste du monde ?

En Amérique du Sud, Le Brésil est réputé pour être à la fois très en avance sur le sujet de la facturation électronique. Idem au Mexique, où toutes les entreprises sont soumises à l’obligation de facturation électronique depuis 2013. La facture électronique mexicaine a vu le jour en 2004, et a connu depuis de nombreuses évolutions, au point que le modèle mexicain alimente les réflexions des pays qui décident aujourd’hui de généraliser ce mode de transmission.

Une facture électronique, ou e-facture, est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique : création, émission, réception et archivage.

Elle doit garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.

Pour être conformes à l'obligation légale, les factures électroniques qui transiteront par les plateformes de dématérialisation devront respecter l'un des formats suivants :

• UBL (Universal Business Language)
• CII (Cross Industry Invoice)
• Factur-X, un format mixte combinant un Fichier PDF et un fichier XML, le rendant à à la fois lisible par un humain et compréhensible par une machine, comme illustré dans le schéma ci-dessous :

Lisible à la fois par l'oeil humain et par un logiciel, il y a de fortes chances pour que Factur-X devienne le format générique de toutes les plateformes.

L’arrivée de la facture dans le périmètre des Offices Managers contraint ces derniers à repenser l’organisation de l’entreprise dans sa globalité. Au-delà du choix de la plateforme, c’est la capacité de l’entreprise à mettre en place une nouvelle organisation qui sera déterminante pour bien gérer les flux de facture électronique.

C’est là que la fonction transverse de l’Office Manager s’avère une ressource précieuse pour l’entreprise. Homme ou femme-orchestre sur les sujets fonctionnels, l’Office Manager est chargé(e) de faciliter le quotidien de la direction et des collaborateurs, et donc de coordonner les équipes, les processus, les projets et les flux d’informations.

Sa connaissance des processus internes, depuis les services généraux jusqu’à l’événementiel, en passant par la comptabilité, est indispensable pour avoir une coordination et une visibilité à tous les niveaux. Son aide sera précieuse pour accompagner le dirigeant dans le choix de l’outil de la dématérialisation et son déploiement.

Sa première mission sera une mission de formation et de communication. Le rôle de l’Office Manager sera de former les équipes comptables à l’utilisation et au paramétrage des nouveaux outils.

L’Office Manager devra également développer une maîtrise des outils. Dans la mesure du possible, il ou elle gardera au maximum la maîtrise des outils et logiciels de dématérialisation, en évitant de déléguer afin de garder le contrôle sur le partage des informations et les mises à jour.

Sachant que le traitement automatisé des factures va réduire de 70 % à 80 % le travail manuel des équipes comptables, il y a également un enjeu de renouvellement pour les équipes comptables, auquel contribuent les Offices Managers.

Enfin, dans certaines structures, l’Office Manager fera l’intermédiaire entre l’entreprise, la plateforme de dématérialisation et l’expert-comptable.

Outre le gain de temps énorme, les Office Managers bénéficieront de beaucoup plus de fluidité sur les flux de paiements et les cycles clients et fournisseurs. La facture électronique sera aussi bénéfique pour améliorer la communication intra-B2B (entre un client et son fournisseur) et garantir l'archivage à valeur probante des documents.

Le principe de base de la facture électronique : fournir des informations à l'administration fiscale sous forme de flux automatisés, comme suit :

• L’émetteur dépose sa facture sur sa plateforme de dématérialisation partenaire ;
• La PDP transfert les données de facturation au PPF pour contrôle par l'administration fiscale ;
• Une fois la facture déposée chez le client, celui-ci reçoit une notification.
• Le client procède au contrôle de la facture ; à l’issue de cette étape, il peut refuser ou accepter le paiement.
• Une fois la facture validée, elle est mise en paiement

La législation laisse libre choix aux entreprises de choisir entre le Portail Public de Facturation ou une PDP.

La facturation électronique entraînant un grand changement dans l’organisation : il serait dommage de ne pas en profiter pour aller sur quelque chose de plus efficient. C’est là que les PDP, grâce aux nombreux services additionnels qu’elles offrent, ont une proposition de valeur supérieure au simple dépôt permis par le PPF :

• Collecte, contrôle, paiement des factures
• Synchronisation comptable et bancaire
• Meilleure ergonomie

Le choix de la PDP n’est pas le plus important : ce qui sera déterminant, c’est la capacité de l’entreprise à mettre en place une nouvelle organisation.

La liste officielle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires de l’État sera diffusée courant septembre 2023. En attendant, vous pouvez anticiper la réforme en mettant en place l’automatisation des processus de facturation au sein de votre organisation.