Office Manager Summit

7 min

L'impact de la facture électronique sur les Office Managers

Débrouillardise, bon sens et dynamisme, qualités incontestables des Office Managers, ne suffiront pas pour aborder la question de la facture électronique avec sérénité. Cette nouvelle règlementation entrera en vigueur à compter de 2024, selon la taille des sociétés. Quels impacts pour les Office Managers et leur quotidien ? Quelles sont les erreurs à éviter dans votre organisation ?

Pierre Jeannel

Pierre JEANNEL • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Office Manager Summit : le rendez-vous annuel des Office Managers

À l’occasion de la 6e édition de l’Office Manager Summit qui s’est tenue le 28 février 2023 au Ground Control (Paris 12e), Pierre Jeannel, Head of Product Marketing chez Libeo, était présent avec Caroline Soubils, fondatrice du cabinet Expert Innov et Dominique Perier, expert-comptable en charge du département digital et SI chez AFIGEC, pour aborder le sujet de l’impact de la nouvelle réglementation liée à la facture électronique sur les Office Managers.

Garant du bon fonctionnement de l’entreprise, l’Office Manager est aux premières loges de la réforme de la facture électronique. Comment anticiper au mieux cette nouvelle réglementation ?

Pourquoi cette réforme ? Quels sont les objectifs ?

D’ici 2026, la facturation électronique concernera toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA. Cette obligation de dématérialisation (e-invoicing) s’accompagne d’une obligation de transmission à l’administration de certains éléments nécessaires à la déclaration de TVA (e-reporting). Quel est l’intérêt de cette réforme pour l’entreprise pour l’État ?

Cette réforme répond à 4 objectifs :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises : en réduisant les délais de paiement et les coûts associés au traitement des factures. Pour rappel, la facture électronique divise par 10 le coût de traitement des factures…
  • Simplifier les obligations déclaratives des entreprises grâce à un pré-remplissage des déclarations de TVA ;
  • Lutter contre la fraude à la TVA ;
  • Faciliter la remontée de l’information auprès des gouvernements « au fil de l’eau », pour garantir la véracité en temps réel des informations.

Calendrier de la réforme : qui est impacté et quand ?

Afin de prendre en compte la taille des entreprises, l’obligation de dématérialisation se fera de façon progressive :

  • À compter du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises ont l’obligation de réceptionner les factures électroniques qui leur sont envoyées. Et les grandes entreprises devront également émettre leurs propres factures au format numérique.
  • À compter du 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
  • À compter du 1er janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se mettre en règle et adopter la facture électronique obligatoire.

D’ici juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir leurs factures clients et fournisseurs au format électronique.

Calendrier de la facture électronique

Quid des autres pays européens ?

La facture électronique arrive en 2024… En France ! En Europe, certains pays font figure de pionniers en matière de facturation électronique. C’est le cas de l’Italie, où la facture électronique est une réalité depuis 2011, de la Finlande et de la Norvège, trois pays pionniers où les échanges par voie électronique dominent largement le secteur privé.

D’autres pays en revanche, ont choisi de cantonner l’utilisation de la facture électronique aux relations en B2G (Business to Governement). C’est le cas de la Suisse, du Danemark, de l’Irlande ou de la Croatie.

Une troisième catégorie de pays a choisi de rendre obligatoire la facture électronique dans le cadre des marchés publics (B2G) et de baser son utilisation sur la volonté des entreprises privées pour les échanges B2B. C’est le cas Allemagne, en Suède, au Luxembourg et en Espagne, où la facturation électronique est obligatoire uniquement dans le cadre des marchés publics (B2G) et reste basée sur le volontariat pour le B2B.

Et dans le reste du monde ?

En Amérique du Sud, Le Brésil est réputé pour être à la fois très en avance sur le sujet de la facturation électronique. Idem au Mexique, où toutes les entreprises sont soumises à l’obligation de facturation électronique depuis 2013. La facture électronique mexicaine a vu le jour en 2004, et a connu depuis de nombreuses évolutions, au point que le modèle mexicain alimente les réflexions des pays qui décident aujourd’hui de généraliser ce mode de transmission.

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La facturation électronique obligatoire arrive en 2024 en France... Qu'en est-il à l'étranger ? Quelles opportunités et challenges ont émergé dans les pays pionniers ? Apprenez-en plus dans notre livre blanc.

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Comment se présente une facture électronique ?

Une facture électronique, ou e-facture, est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique : création, émission, réception et archivage.

Elle doit garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité.

Pour être conformes à l'obligation légale, les factures électroniques qui transiteront par les plateformes de dématérialisation devront respecter l'un des formats suivants :

  • UBL (Universal Business Language)
  • CII (Cross Industry Invoice)
  • Factur-X, un format mixte combinant un Fichier PDF et un fichier XML, le rendant à à la fois lisible par un humain et compréhensible par une machine, comme illustré dans le schéma ci-dessous :

Modèle de factur-X

Lisible à la fois par l'oeil humain et par un logiciel, il y a de fortes chances pour que Factur-X devienne le format générique de toutes les plateformes.

Facturation électronique : ce qui va changer de la facturation traditionnelle

Pour les Office Managers, le principal changement, c'est la dématérialisation : plus besoin de papier, de classeur, de tampons, etc. Plus besoin non plus d'envoyer la facture à l'expert-comptable ou au comptable : la transition s'effectue automatiquement :

Facture électronique : avant / après

Il sera beaucoup plus facile de récupérer tous les flux entrants en achats. On passe d'un processus cher, long et fastidieux, à une routine simple, fluide et automatisée.

Rôle central et transverse, l'Office Manager devra donc disposer de tous les outils nécessaires pour :

  • Apprendre à classer la donnée ;
  • Gérer ce changement sans perdre ses réflexes ;
  • Apprendre à travailler différemment :

Comment l'Office Manager doit repenser son organisation

L’arrivée de la facture dans le périmètre des Offices Managers contraint ces derniers à repenser l’organisation de l’entreprise dans sa globalité. Au-delà du choix de la plateforme, c’est la capacité de l’entreprise à mettre en place une nouvelle organisation qui sera déterminante pour bien gérer les flux de facture électronique.

C’est là que la fonction transverse de l’Office Manager s’avère une ressource précieuse pour l’entreprise. Homme ou femme-orchestre sur les sujets fonctionnels, l’Office Manager est chargé(e) de faciliter le quotidien de la direction et des collaborateurs, et donc de coordonner les équipes, les processus, les projets et les flux d’informations.

Sa connaissance des processus internes, depuis les services généraux jusqu’à l’événementiel, en passant par la comptabilité, est indispensable pour avoir une coordination et une visibilité à tous les niveaux. Son aide sera précieuse pour accompagner le dirigeant dans le choix de l’outil de la dématérialisation et son déploiement.

Sa première mission sera une mission de formation et de communication. Le rôle de l’Office Manager sera de former les équipes comptables à l’utilisation et au paramétrage des nouveaux outils.

L’Office Manager devra également développer une maîtrise des outils. Dans la mesure du possible, il ou elle gardera au maximum la maîtrise des outils et logiciels de dématérialisation, en évitant de déléguer afin de garder le contrôle sur le partage des informations et les mises à jour.

Sachant que le traitement automatisé des factures va réduire de 70 % à 80 % le travail manuel des équipes comptables, il y a également un enjeu de renouvellement pour les équipes comptables, auquel contribuent les Offices Managers.

Enfin, dans certaines structures, l’Office Manager fera l’intermédiaire entre l’entreprise, la plateforme de dématérialisation et l’expert-comptable.

Les avantages pour l’Office Manager

Outre le gain de temps énorme, les Office Managers bénéficieront de beaucoup plus de fluidité sur les flux de paiements et les cycles clients et fournisseurs. La facture électronique sera aussi bénéfique pour améliorer la communication intra-B2B (entre un client et son fournisseur) et garantir l'archivage à valeur probante des documents.

Schéma des flux et des opérateurs de la e-facture

Flux de facturation : le schéma en Y

Le principe de base de la facture électronique : fournir des informations à l'administration fiscale sous forme de flux automatisés, comme suit :

  • L’émetteur dépose sa facture sur sa plateforme de dématérialisation partenaire ;
  • La PDP transfert les données de facturation au PPF pour contrôle par l'administration fiscale ;
  • Une fois la facture déposée chez le client, celui-ci reçoit une notification.
  • Le client procède au contrôle de la facture ; à l’issue de cette étape, il peut refuser ou accepter le paiement.
  • Une fois la facture validée, elle est mise en paiement

La seule valeur de la e-facture est son passage par une plateforme de facturation électronique (PPF et PDP). Ces flux d’échanges sont matérialisés par le schéma en Y défini par Bercy, qui admet trois circuits :

  • Circuit A : les deux parties (acheteur et fournisseur) utilisent le PPF.
  • Circuit B : l’une des parties (acheteur ou fournisseur) utilise le PPF et l’autre une PDP.
  • Circuit C : les deux parties utilisent chacune une PDP.

Schéma en Y : flux et acteurs de la facture électronique

PPF, PDP, OD : les nouveaux acteurs de la dématérialisation

OD, PPF, PDP… Les acronymes fleurissent autour de la réforme.

PPF : Portail Public de Facturation

Construit et déployé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), le Portail Public de Facturation (PPF) est une solution accessible gratuitement par tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures (privés ou publics).

PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme immatriculée par l’administration fiscale en tant que prestataire de services habilité à transmettre et recevoir des factures électroniques et adresser des données de transactions et de paiement à l’administration. Elle joue un rôle d’intermédiaire entre :

  • Un fournisseur et son client.
  • Une entreprise et les systèmes d’information de l’administration.
  • Une entreprise et le Portail Public de Facturation.

OD : Opérateur de Dématérialisation

Un opérateur de dématérialisation est un organisme capable de transformer une facture non électronique en facture électronique, pour ensuite la transmettre uniquement au PPF. Le PPF extraira ensuite les données fiscales importantes. À la différence de la PDP, il n’est pas certifié, et n’a donc pas d’obligation réglementaire particulière en plus de la bonne transmission des factures électroniques au PPF.

Comme choisir sa plateforme ?

La législation laisse libre choix aux entreprises de choisir entre le Portail Public de Facturation ou une PDP.

La facturation électronique entraînant un grand changement dans l’organisation : il serait dommage de ne pas en profiter pour aller sur quelque chose de plus efficient. C’est là que les PDP, grâce aux nombreux services additionnels qu’elles offrent, ont une proposition de valeur supérieure au simple dépôt permis par le PPF :

  • Collecte, contrôle, paiement des factures
  • Synchronisation comptable et bancaire
  • Meilleure ergonomie

Le choix de la PDP n’est pas le plus important : ce qui sera déterminant, c’est la capacité de l’entreprise à mettre en place une nouvelle organisation.

La liste officielle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires de l’État sera diffusée courant septembre 2023. En attendant, vous pouvez anticiper la réforme en mettant en place l’automatisation des processus de facturation au sein de votre organisation.

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