Comment se présente une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture qui n'a jamais connu le format papier. L'intégralité de son cycle de vue, depuis son émission jusqu'à son archivage, se fait dans un format électronique structuré afin de permettre son traitement automatique et électronique.

Cycle de vie d'une facture au format électronique, de l'émission par le fournisseur à l'archivage chez le client

Même au format dématérialisée, la e-facture reste une pièce comptable et un justificatif fiscal, juridique et commercial. À ce titre, elle contient les mêmes mentions qu'une facture papier.

Voici les formats homologués par l'administration fiscale, qui seront acceptés par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires et le Portail Public de Facturation :

• le format Cross Industry Invoice (CII) ;

• le format Universal Business Language (UBL) ;

• le format mixte, composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Le CII (Cross Industry Invoice)

La spécification CII (Cross Industry Invoice) est un standard technique ouvert basé sur XML ( eXtensible Markup Language ) utilisé pour créer des échanges d’informations structurées entre les entreprises et organisations gouvernementales. Développé par le Centre des Nations Unies avec la contribution de nombreuses organisations professionnelles, ce format est homologué par l'administration fiscale et accepté par la plateforme Chorus Pro.

En plus de faciliter les transactions électroniques, CII offre un environnement sécurisé qui répond aux exigences de sécurité gouvernementales ainsi qu’aux normes internationales telles que la norme ISO 20022.

L’UBL (Universal Business Language)

L’ UBL (Universal Business Language) est un standard ouvert, aussi basé sur XML, pour l’échange de données électroniques entre différents partenaires commerciaux et organisations. Elle a été développée par l’Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) et est maintenue par le comité technique OASIS sur l’UBL.

UBL comporte un référentiel commun qui permet aux entreprises de créer et de partager facilement des documents avec d’autres membres utilisant le même format. En France, le format UBL est d'ores et déjà utilisé pour les entreprises du secteur public (B2G) pour émettre et recevoir des factures à travers la plateforme Chorus Pro, comme schématisé ci-dessous :

En supprimant la nécessité de convertir les documents ou à essayer de comprendre ce que les systèmes de l’autre partie peuvent traiter, ce format facture électronique améliore l’efficacité de l’échange de données entre partenaires ou organisations.

Bon à savoir : Chorus Pro demeure la plateforme officielle pour la transmission des factures électroniques entre les entreprises et le secteur public (B2G) en France. Cependant, pour les transactions entre entreprises (B2B), les acteurs privés devront faire appel, soit aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), soit aux Opérateurs de Dématérialisation (OD).

Le Factur-X ou format hybride

Factur-X est un format mixte correspond à une norme de facturation électronique répondant à la Norme sémantique européenne EN 16 931 du CEN et du Forum National de la Facture électronique (FNFE) basée sur les standards franco-allemands, qui définit précisément la nature des données contenues dans une facture dématérialisée.

On parle de format « mixte », car Factur-X se compose d’un fichier en deux formats : PDF/A-3 et XML , ce qui lui permet d’être lue à la fois par un humain et un logiciel :

• Le PDF/A-3 contient l’image de la facture ;

• Le fichier XML contient les données structurées de la facture ;

Exemple de facture au format Factur-X

Comment établir une facture électronique ?

Pour éditer et envoyer une facture au format électronique, les formats usités (PDF, Word, JPG, etc.) ne seront plus acceptés à partir de 2026. Pour établir et envoyer ses factures, les entreprises devront choisir entre :

• Un opérateur de dématérialisation (OD)

• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de e-invoicing et de e-reporting

Ces plateformes font office d'intermédiaire entre l'administration fiscale et les entreprises pour l'émission et transmission des factures électroniques, la transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration.

Il est important de noter que l' État a mis fin au projet du Portail Public de Facturation (PPF). Initialement prévu comme une option pour les entreprises, le PPF a été abandonné au profit d'une approche entièrement basée sur des plateformes privées certifiées. Cette décision vise à simplifier le processus et à s'appuyer sur l'expertise du secteur privé pour la mise en œuvre de la facturation électronique.

Dans ce contexte, il convient de souligner que Libeo a déjà obtenu l'accréditation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette certification permet à Libeo d'offrir à ses clients une solution complète et conforme pour la gestion de leurs factures électroniques, en assurant toutes les fonctionnalités requises par la réforme.