Comment la dématérialisation optimise la gestion comptable et financière

La dématérialisation des factures a un réel impact positif sur la gestion comptable et financière de l'entreprise. Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Comment la mettre en place dans son organisation ? Libeo vous répond.

Dématérialisation des factures : les avantages pour la gestion comptable et financière de l'entreprise ?

La dématérialisation des factures, c'est-à-dire la transmission électronique des documents au lieu de leur livraison sur papier, présente de nombreux avantages pour la comptabilité, la gestion financière et les ressources humaines.

Un avantage opérationnel...

Si de nombreuses entreprises traitent encore leurs factures manuellement, la facturation électronique gagne en popularité. Grâce à la dématérialisation, les équipes comptables et financières réalisent des économies significatives en temps et en ressources tout en réduisant les risques liés à la perte ou à l'altération des documents.

... Sur Les coûts de traitements

Les coûts cachés ne sont pas apparents pour le client : le coût d'une facture papier peut atteindre 14 euros par unité et son délai de traitement est souvent de 8 jours... Avec une l'élimination des tâches manuelles, on peut réduire d'environ 5 fois le temps alloué au traitement des factures.

... Sur la collaboration avec l'expert-comptable

Solution propice à l’échange de pièces comptables par mail, elle permet une collaboration renforcée entre l'entreprise et son expert-comptable. Celui-ci dispose d'une vision en temps réel des flux de trésorerie, des encaissements et décaissements et de l'avancée du traitement des factures. Cette visibilité et cette transparence est un atout de poids dans la prise de décision stratégique et le contrôle du worklow des dépenses de l'entreprise.

... Sur la fiabilité des informations

La facture électronique permet d'éviter les erreurs de saisie fréquentes lorsque les documents sont traités manuellement. De plus, la dématérialisation offre une meilleure traçabilité de l’information et facilite le déploiement de la Piste d'Audit Fiable.

Grâce à l’automatisation de la saisie comptable, les données des factures sont conservées de façon sécurisée, le reporting est plus qualifié. Les solutions de gestion des factures dématérialisées incluent des fonctionnalités de gestion des droits et des accès, ce qui permet de définir des circuits d'approbation et de validation, des règles d'automatisation et d'autres paramètres de sécurité. Cela permet de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés sont en mesure de consulter ou de modifier les factures.

Schéma du workflow d'une facture dématérialisée

... Sur la transition énergétique

La dématérialisation des factures présente des atouts pour la gestion comptable et financière de l'entreprise et revêt également un caractère écologique fort. En effet, qui dit « dématérialisée » dit aussi « plus de papier », les factures, reçus et justificatifs papier étant amenés à disparaître. Les coûts de gestion sont réduits pour l’entreprise qui prend également le chemin d’une voie plus verte.

Un atout pour la gestion des ressources humaines

La dématérialisation ne consiste pas seulement à réduire les coûts ou le temps consacré à la paperasserie. Les solutions de gestion des factures dématérialisées améliorent les processus internes et renforcent leur efficacité. Ce qui permet aux équipes comptables et opérationnelles de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Prenons l'exemple de l'expert-comptable : ce dernier doit gérer au quotidien d’innombrables missions parmi lesquelles le traitement des factures clients et fournisseurs. De manière très classique, cette tâche comprend :

• La récupération des documents,
• Le contrôle des factures
• La saisie des écritures dans le logiciel comptable,
• La demande de validation des paiements, etc.
• En cas de facture manquante ou d'erreur, il doit partir à la recherche de la faille pour solutionner le problème.

Rien que la collecte des documents mobilise 30% du temps de l'expert-comptable. Une tâche particulièrement chronophage et à faible valeur ajoutée. Si la dématérialisation des factures optimise la gestion comptable et financière d’une entreprise, elle change aussi le métier de l'expert-comptable. Il occupe ainsi des missions plus valorisantes qui lui permettent de mettre à profit l’étendue de ses connaissances pour améliorer le fonctionnement opérationnel d’une entreprise.

Comment dématérialiser ses factures pour assurer sa gestion comptable et financière ?

Réussir la dématérialisation de ses factures est l’un des enjeux principaux des entreprises en termes de digitalisation. Non seulement elle sera progressivement exigée par les pouvoirs publics, mais elle présente également des avantages indéniables, comme vous le savez déjà. Une grande majorité des entreprises françaises n’ont pourtant pas encore franchi le cap, souvent par méconnaissance du cadre juridique ou des solutions concrètes qui s’offrent à elles.

Envoyer des factures en bonne et due forme

Initiée par l’État pour lutter contre la fraude à la TVA, l’article 56 du Projet de Loi de Finances pour 2020 prévoit une obligation progressive pour les entreprises d’accepter et d’émettre des factures électroniques. Si les entreprises travaillant avec des services de l’État doivent déjà dématérialiser leurs factures depuis 2017 via le portail Chorus Pro, les entreprises du secteur privé ont jusqu’au 1er janvier 2026 pour se mettre en conformité avec la loi.

Pour être conformes, les factures électroniques doivent avoir les mêmes caractéristiques qu’une facture papier. Pour avoir la même force probante que leurs versions papier, elles doivent répondre aux exigences définies par la Piste d’Audit Fiable, à savoir être :

• Valides : un original de la facture doit être stocké de façon sécurisée ;
• Intègres ;
• Horodatées ;
• Signées ;
• Lisibles.

Utiliser un système d'archivage sécurisé

Une fois éditée, une facture doit être conservée pour une période de 10 ans. Factures papier et factures numériques peuvent être stockées de manière dématérialisée pour simplifier la gestion des documents et leur archivage. C’est d’ailleurs l’un des enjeux majeurs de la facturation dématérialisée : les factures numérisées doivent être archivées de manière parfaitement sécurisée pour faire figure de document officiel. La conservation doit être effectuée au moyen d'un système d’archivage capable de garantir un haut niveau de sécurité et la valeur probante.

Adopter les bons outils

Toutes les entreprises devront transmettre leurs factures au format numérique dès 2024. Durant la phase d'expérimentation, les organisations peuvent tester différentes solutions pour récupérer et envoyer automatiquement leurs factures, dématérialiser les flux d'échanges et les documents.

Libeo est une solution de gestion des factures dématérialisées, enregistrée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution («ACPR») en tant qu’agent de services de paiement d’établissement de monnaie électronique

Depuis 2019, Libeo accompagne les dirigeants d'entreprise, DAFs et experts-comptables dans leur transformation numérique. La plateforme permet de gérer le cycle d’achat et de vente de bout en bout :

• Dématérialisation et centralisation
• Saisie automatisée des données
• Paiements et encaissements des factures
• Suivi des finances en temps réel
• Rapprochement bancaire
• Export vers la comptabilité

Pour créer des circuits de validation transversaux et complets, Libeo se synchronise avec tous les logiciels comptables et toutes les banques du marché.