Saisie comptable automatique : comment récupérer facilement ses factures

Reconnaissance automatique des factures : la puissance de l’OCR

La saisie comptable automatique des documents s’appuie sur les dernières avancées technologiques, et notamment la reconnaissance automatique des factures (RCO ou OCR en anglais) pour détecter et analyser les informations contenues dans les pièces comptables.

L’OCR est un système d’automatisation, basé sur la reconnaissance optique des caractères. Cette technologie a l’avantage de rendre la saisie comptable automatique : plus besoin de saisir manuellement les factures fournisseurs dans la comptabilité, d’entrer les montants, les dates, de ventiler la TVA, etc. Lorsqu’il détecte un document, l’OCR procède à son analyse, étape par étape :

• Préanalyse de l’image ;
• Segmentation des lignes et caractères ;
• Classification par caractéristiques des formes et lignes reconnues ;
• Comparaison de la structure des éléments via des algorithmes ;
• Réalisation du post-traitement en utilisant des méthodes contextuelles et linguistique pour limiter autant que possible le nombre d’erreurs.

L’OCR lit et enregistre les informations dans les champs correspondants. À l’issue du processus, les écritures comptables sont directement intégrées dans le logiciel comptable. Cela s’inscrit ainsi dans une démarche d’automatisation de la comptabilité.

Saisie comptable automatique : une libération pour les experts-comptables

Ce gain de temps sur le traitement informatique de la saisie ne dispense pas l’expert-comptable de vérifier l’exactitude des informations renseignées, mais il représente une véritable libération pour ces professionnels, qui consacrent environ la moitié de leur temps à entrer manuellement les données.

En plus de faciliter la récupération des factures, la saisie automatique réduit le besoin d’interventions humaines sur le processus. Un gage d’efficacité, mais aussi d’efficacité.

Comment automatiser la saisie comptable ?

Libeo est une solution d’encaissement et de paiement des factures. Conçue pour simplifier le quotidien des experts-comptables et leurs clients, la solution permet d’automatiser la saisie des factures fournisseurs grâce à ses solutions de collecte automatique :

1. Reconnaissance automatique des factures via OCR ;
2. Envoi vers l’adresse email unique de votre espace Libeo ;
3. Collecte automatique depuis les sites web de vos fournisseurs ;
4. Import en masse des factures ;
5. Récupération automatique depuis votre logiciel de comptabilité.

1/ La reconnaissance automatique des caractères

Lorsque vous importez une facture dans Libeo, l’OCR en extrait les données pour les enregistrer dans les champs correspondants :

Cette étape permet de détecter les factures en double. S’il soupçonne une facture d’être un doublon, Libeo le signale à l’utilisateur par un message d’alerte :

L’utilisateur n’a plus qu’à comparer les deux documents pour supprimer l’éventuel doublon :

2/ L’envoi vers l’adresse email unique de votre espace Libeo

Vos fournisseurs vous envoient leurs factures par mail ? Rien de plus simple : communiquez votre adresse mail Libeo à vos fournisseurs comme adresse unique de facturation. Les factures envoyées à cette adresse arrivent directement sur votre espace Libeo pour être traitées. Cette solution évite à vos fournisseurs de devoir modifier leurs pratiques de facturation.

3/ Les collecteurs web

La plupart des « gros » fournisseurs, comme les fournisseurs d’énergie, les FAI ou les géants du web déposent directement les factures de leurs clients sur un espace client. Pour ces factures-là, Libeo fonctionne comme un collecteur automatique de factures gratuit. Depuis son réseau de connecteurs web (plus de 200), Libeo « aspire » les factures et les importe sur la plateforme au fil de l’eau.

Pour utiliser les collecteurs automatiques, rendez-vous dans l’onglet « Intégrations » et cliquez sur « Collecte de factures » pour ajouter vos comptes :

Une fois connectées, vos factures sont aspirées automatiquement depuis les sites des fournisseurs. Plus besoin de se connecter avec identifiant et mot de passe à chaque fois. Parmi les sites compatibles avec Libeo, on trouve par exemple OVH, Amazon, Orange, La Poste ou encore Microsoft, pour ne citer qu’eux.

4/ Import en masse des factures

Réalisez des imports en masse de vos factures fournisseurs depuis votre ordinateur ou smartphone. Un simple "Drag and drop" suffit à envoyer toutes vos factures fournisseurs depuis vos fichiers vers Libeo. Puis laissez notre technologie OCR extraire automatiquement les données et les convertir au format électronique.

5/ Récupération automatique depuis votre logiciel de comptabilité

La clé de l'autorisation comptable réside dans l'interopérabilité. Autrement dit dans la capacité de logiciels ou de protocoles différents à fonctionner ensemble et à partager des informations. C'est dans cette optique que Libeo a développé des intégrations techniques pour se synchroniser avec les meilleurs outils comptables du marché :

• QuickBooks
• Dext
• Cegid Loop
• MEG
• Evoliz
• Inqom

L'interopérabilité vous permet d'envoyer vos factures fournisseurs sur Libeo depuis votre ERP et inversement. Vous pouvez alors rattacher le paiement à la comptabilité.

Foire aux questions

Comment saisir en comptabilité ?

En comptabilité, « Saisir » un document signifie enregistrer son contenu dans les journaux et comptes comptables correspondants. Cette opération vise à affecter chaque mouvement de l’entreprise (achat, vente, etc.) à un compte comptable.

Comment scanner ses factures en comptabilité ?

Les entreprises ont tendance à scanner leurs factures en comptabilité. Cette procédure leur fait gagner du temps en évitant la perte et la dégradation des documents. Pour scanner ses factures, on peut utiliser un scan ou un appareil de numérisation équipé d’un système de reconnaissance des caractères.

Une fois scannées, les factures sont enregistrées au format PDF ou au format PDF A/3 ISO 19005-3. Elles doivent porter soit un cachet serveur, soit une signature électronique. Pensez également à conserver les factures originales.

Comment faire le classement des documents comptables ?

Vous pouvez classer vos documents comptables par ordre chronologique ou alphabétique. Tout dépend du type de document : factures fournisseurs, factures clients, relevés bancaires, talons de chèque, avis d’impôts, fiches de paie, etc.

• Pour les factures, le mieux est de les classer selon leur numérotation et la nature de la transaction (achats et vente)
• Pour les documents relatifs à l’administration fiscale, le mieux est de les trier selon l’impôt/la taxe concernée.
• Pour les documents relatifs à la gestion de l’entreprise, le classement par ordre chronologique est le mieux indiqué.