Qu'est-ce que l'océrisation des documents ?

Océrisation des documents : explications et fonctionnement

Un peu de définition

Vous ne trouverez pas « océriser » dans le Larousse. Et pour cause ; le terme est un barbarisme. Il tient son origine de l’acronyme OCR, qui signifie Optical Character Recognition ou reconnaissance automatique de caractères en français. Pour faire court, « océrisation » désigne simplement l’action d’océriser un document, c’est-à-dire d’en extraire le contenu via la reconnaissance des caractères, pour pouvoir ensuite le modifier.

S’il n’existe pas officiellement dans la langue française, le concept n’est pourtant pas nouveau : l’océrisation est en fait l’une des plus vieilles techniques de vision par ordinateur. Les premiers OCR (open source), créés par Hewlett Packard, sont datés entre 1985 et 1995.

Qu’est-ce que l’océrisation ?

On appelle ainsi le processus permettant l’extraction du texte contenu dans un document au format texte. C’est un outil de conversion numérique, qui fonctionne à partir de formats documents différents. Il peut s’utiliser à partir :

• D’un document scanné,
• De textes imprimés,
• D’une capture d’écran,
• Ou encore de sous-titres

L’OCR peut numériser et enregistrer. Mais ce n’est pas tout : à partir d’une photo numérique ou d'un fichier texte, l’OCR est en mesure d’extraire les données et de les retranscrire. Ce qui explique que beaucoup d’entreprises s’en servent en comptabilité, pour le traitement des factures papier par exemple.

Comment océriser un document ?

La reconnaissance optique des caractères agit comme un scanner, qui identifie le contenu d’un document pour le modifier, et rendre les données exploitables. Un atout non négligeable dans le traitement des documents, qui sont sauvegardés en format PDF pour empêcher l’altération de leur contenu.

=> À partir d’un document papier : l’utilisateur commence par faire une photo du document avec un smartphone. Le document est ensuite envoyé sur l’application du logiciel de gestion des factures. L’OCR va ensuite segmenter les lignes et les caractères contenus dans l’image. Les données sont numérisées et intégrées directement dans le logiciel, où elles seront ensuite traitées.

=> À partir d’un fichier numérisé : depuis le traitement de texte, le fichier est envoyé dans le système informatique grâce à la collecte automatique. De là, les données comptables sont exportées par l’OCR. L’outil analyse le fichier, avant de remplir automatiquement les champs correspondants avec les informations adéquates.

Comment utiliser l’océrisation pour ses factures ?

L’un des enjeux majeurs en comptabilité, c’est la retranscription exacte des écritures dans le logiciel comptable. La saisie des factures dans la comptabilité est une opération minutieuse, car chaque écriture doit être comptabilisée une à une, sans erreur ni omission. Pourtant, ce ne sont pas les erreurs qui manquent en comptabilité. L’OCR est là pour réduire, voire supprimer carrément la saisie manuelle des documents, et ainsi éviter les erreurs comptables les plus courantes, telles :

• Inversion ou interversion de chiffres ;
• Oubli de report d’un article.
• Double report du même article.
• Interversion entre débit et crédit lors du report d’un article.
• Double enregistrement

Le résultat ? Une information comptable erronée, qui peut entraîner un rejet de comptabilité dans le pire des cas. Pour éviter cela, il est conseillé de recourir à une solution de collecte automatique des factures, avec OCR intégré, pour automatiser la saisie des données et réduire les coûts liés au traitement manuel des factures.

Libeo : solution d'océrisation des documents comptables

Comme prévu dans l’article 153 de la loi de finances 2020, l’obligation de transmettre des factures électroniques s’appliquera à compter de juillet 2024, pour toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

Pour s’y préparer, Libeo offre aux entreprises une plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs, qui gère le cycle d'achat de bout en bout :

• Saisie dématérialisée des factures
• Récupération automatique des factures
• Encodage et imputation comptable
• Préparation et validation des paiements
• Export des écritures vers la comptabilité

Dès leur import sur la plateforme, les factures sont contrôlées et leurs données saisies directement via OCR. L’océrisation va extraire les données de facturation et les entrer dans les champs correspondants :

• Date de facturation et d'échéance
• Nom du fournisseur
• Numéro de facture,
• Numéro de TVA
• Montants de TVA
• Devise
• Montant TTC et HT,
• Numéro de commande associé

Ensuite, il vous suffit de valider l’import et programmer le paiement de vos factures. En mettant en place une solution de centralisation de vos factures, vous gagnez en moyenne 10 h par semaine sur le traitement des factures reçues et la gestion de votre trésorerie.