Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

À quoi sert un logiciel de comptabilité ?

Il s’agit d’un ensemble de programmes informatiques conçus pour effectuer les opérations et tâches comptables obligatoires en entreprise. C’est-à-dire :

• Gestion des paiements récurrents et des fournisseurs ;
• Suivi des flux de trésorerie ;
• Opérations de rapprochement bancaire et pointage comptable
• Tenue comptable
• Édition des états financiers (le compte de résultat, le bilan et l'annexe comptable).

L’argent étant le nerf de la guerre en entreprise, les dirigeants, CEO, DAF et autres décisionnaires financiers doivent bien choisir leurs armes. Or, au vu des enjeux que représente la comptabilité d’entreprise, choisir un logiciel de comptabilité en ligne n’est pas évident.

Outre le large panel d’offres existant, la question se pose de la compatibilité du logiciel avec les solutions déjà en place dans l’entreprise (facturation, gestion, administration, etc.). Certaines entreprises choisissent de développer leur propre logiciel, en interne, d’autres préfèrent acheter une licence auprès d’un éditeur.

3e option : le SaaS (Software as a Service). Le choix dépend de plusieurs critères, à commencer par la taille de l’entreprise, et son secteur d’activité. D’où l’importance de commencer par bien définir ses besoins en comptabilité pour trouver la solution la mieux adaptée.

Concrètement, ça sert à quoi ?

À tenir les comptes de l’entreprise, quotidiennement. C’est-à-dire à enregistrer les opérations (achats, ventes) et les écritures comptables dans les différents comptes, élaborer le plan comptable général, générer des tableaux de bord et des rapports d’activité.

Mais pas uniquement. La plupart des logiciels comptables intègrent des fonctionnalités de facturation, de gestion de trésorerie et des impayés, ou encore de déclaration de TVA. Tout dépend des offres et de la formule souscrite. Généralement, plus vous allez vers une formule « tout-compris », plus le prix est élevé.

Depuis leur logiciel, les équipes comptables peuvent paramétrer les fonctionnalités, piloter la trésorerie, gérer les dépenses de l’entreprise, etc. C’est aussi un excellent moyen de s’informer sur la solvabilité des clients et des fournisseurs, en calculant le délai moyen de paiement des créances clients par exemple, et celui des factures fournisseurs. Deux indicateurs qui vont servir ensuite à ajuster le ratio de rotation des stocks et le Besoin en Fonds de Roulement notamment.

C’est aussi un outil de communication, qui permet de partager les résultats de l’entreprise grâce à la synthèse des comptes annuels. Enfin, c’est un outil de gestion et d’aide à la prise de décisions par les dirigeants et l’expert-comptable, grâce aux prévisionnels analytiques.

Enfin, dernier point, le but d’un logiciel est d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Son installation sert avant tout à faire gagner du temps à l’entreprise.

Choisir son logiciel de comptabilité : les 7 questions à se poser

La bonne tenue de la comptabilité repose sur son logiciel. L'achat d'un logiciel de comptabilité est un choix mûrement réfléchi, qui tient compte de plusieurs critères décisifs. En comptabilité, les logiciels ne manquent pas

1) Quelle est la taille de votre entreprise ?

Commençons par les bases : la taille de l’entreprise. Il est évident que selon que vous dirigez/travaillez pour une TPE, une PME, une ETI ou un grand groupe, le choix du logiciel ne sera pas le même. Un logiciel de comptabilité comme Ciel, convient notamment très bien aux petites entreprises, artisans, commerçants, indépendants, professions libérales et créateurs d’entreprises.

Tableau comparatif des logiciels comptables selon la taille d’entreprise

Pour vous aider à choisir, Libeo a classé les principales solutions de logiciel comptable du marché par taille d’entreprise. Cette liste n’est pas exhaustive : toutes les offres n’en sont pas répertoriées, seulement les plus connues.

Important : la taille de l’entreprise n’est pas le critère d’achat, mais c’est sans doute l’un des plus importants étant donné que l’importance des obligations comptables augmente avec l’effectif de l’entreprise.

2) Quel est votre budget ?

Pour un logiciel performant, avec toutes les fonctionnalités nécessaires à la comptabilité, il faudra sans doute y mettre le prix. Selon la formule, le prix moyen d’un logiciel comptable varie :

• entre 10 et 20 € par mois pour une offre Standard ;
• entre 20 à 50 € par mois pour une offre plus Premium ;

3) Quel est votre secteur d’activité ?

La gestion comptable d’une entreprise nécessite des besoins différents en fonction de sa taille, mais aussi de ses problématiques métier. Certains secteurs d’activité nécessitent un logiciel spécifique. C’est le cas de la restauration par exemple. Il existe en effet un plan comptable spécifique à la restauration et à l’hôtellerie, avec les comptes de charges et de produits adaptés.

4) Votre comptabilité est-elle internalisée ou externalisée ?

Beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser leur comptabilité, c’est-à-dire d’en confier la gestion à un cabinet d’expert-comptable ou à un expert-comptable en libéral. La gestion de la comptabilité est sans doute l’activité qui requiert la plus grande transparence et un accès facilité à tous les indicateurs financiers de l’entreprise. Si vous êtes accompagné(e) par un(e) expert(e) -comptable à distance pour votre tenue comptable, assurez-vous qu’il ou elle a bien son propre accès configuré au logiciel.

5) Quelles fonctionnalités ?

Le logiciel doit-il seulement inclure la comptabilité ou proposer d’autres fonctionnalités ? Selon la taille et la forme juridique de l’entreprise, les obligations comptables peuvent aller du simple au double. Pensez donc à choisir un logiciel qui couvre l’ensemble de vos obligations ;

• Facturation,
• Gestion des encaissements et décaissements,
• Dématérialisation des justificatifs de paiement,
• Automatisation des écritures comptables,
• Gestion de la paie,
• Injection automatique des relevés bancaires dans la comptabilité…

Mais ce n’est pas tout : votre entreprise est amenée à se développer, à étendre son activité. Ce qui signifie que ses obligations comptables sont susceptibles d’évoluer. D’où l’importance de prendre un logiciel qui pourra aussi évoluer en fonction des changements à venir.

6) Pour quelles intégrations ?

Les outils d’intégration servent à relier l’interface de gestion des paiements avec le logiciel comptable de l’entreprise. Plus précisément, la fonction d’intégration comptable vous permet d’exporter toutes les transactions financières pour ensuite les importer dans le logiciel de comptabilité. En transférant les données d’un logiciel directement  à l’autre, l’intégration simplifie le travail des professionnels du chiffre. Veillez donc à choisir un logiciel compatible avec votre intégration.

Le saviez-vous ? Libeo s’intègre aux meilleurs logiciels et outils comptables du marché pour simplifier et automatiser la gestion quotidienne de vos tâches financières. Les données Libeo sont pensées pour être compatibles avec tous les modèles de logiciels de gestion et de comptabilité :

• Quickbooks
• Xero
• Dext
• RCA
• Cegid

7) Qui y aura accès ?

Enfin, dernier point, mais pas des moindres : les accès au logiciel. Si, comme beaucoup d’entreprises en ce moment, vous avez mis en place des règles de télétravail, cette question est capitale. À distance, le paramétrage des accès utilisateurs est important pour limiter les risques de fuite d’informations et de fraude. Il s’agit de savoir si le logiciel sera partagé avec l’ensemble des effectifs comptables, RH et financiers, ou réservé à certains collaborateurs (CEO, DAF, office manager, DRH, gestionnaire de paie, etc.).

Comparatif des logiciels de comptabilité gratuits

Parmi les logiciels comptables disponibles sur le marché, beaucoup proposent une version gratuite, qui intègre des fonctionnalités de bases. Pour les professionnels et les entreprises dont les obligations comptables sont moindres (on pense notamment aux micro-entreprises), la version gratuite peut suffire.

Quel est le meilleur logiciel comptable gratuit ? Au risque de surprendre, il n’existe pas de réponse définie à cette question. Le meilleur logiciel est celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, qui va permettre d’optimiser au mieux la productivité des services comptables et financiers.

Microsoft Excel

Avec un peu de pratique, vous pouvez faire de Microsoft Excel votre logiciel comptabilité gratuit. Excel permet de tenir soi-même sa comptabilité, d’enregistrer les écritures comptables et de générer son propre bilan comptable. Il suffit d’intégrer les bonnes formules de calcul, et de prendre le réflexe de tenir votre Excel à jour. Il existe même des applications dédiées, comme Compta-Pratique, très simple d’utilisation, qui permet aux TPE et PME de gérer leurs écritures comptables de A à Z.

Avantages : très polyvalent, Excel couvre la plupart des opérations de comptabilité : tenue des comptes, écritures de journal, suivi des dépenses, prise en charge de la TVA, compte de résultat, etc.

Inconvénients : pour utiliser Excel gratuitement, vous devez d’ores et déjà avoir installé la suite bureautique, Microsoft 365.

Memsoft

Moins connu qu’Excel, Memsoft est un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale qui propose une version gratuite. Cette version comprend l’accès aux fonctions de comptabilité, gestion, CRM et paie et les mises à jour.

Avantages : avoir un logiciel évolutif avec le temps est très intéressant pour une petite entreprise.

Inconvénients : les licences de droits d’utilisation sont valables pour une seule personne physique ou morale.

Dolibarr

Dolibarr est un logiciel de comptabilité à double entrée. Équipé d’une fonction dédiée et indépendante, il permet de configurer sa comptabilité et d’envoyer toutes les données déjà enregistrées dans les tableaux de comptes. Dolibarr a ceci d’avantageux qu’il ne nécessite pas des connaissances très poussées en comptabilité. Il convient très bien aux micro-entreprises et TPE.

Avantages : l’assistant pour suivre les erreurs de saisie ou corriger manuellement ce qui nécessite une modification particulière.

Inconvénients : les fonctionnalités de Dolibarr se limitent la trésorerie et la gestion des produits et des charges.

Grisbi

Son nom évoque surtout une réplique de film connue (que nous ne citerons pas), mais Grisbi est aussi un logiciel de comptabilité peu connu, mais efficace. S’il ne brille pas par son interface très « 90 s », Grisbi a le mérite d’offrir toutes les fonctionnalités qu’on peut attendre d’un logiciel de comptabilité :

• Comptabilité en partie simple
• Respect de la comptabilité à la française
• Multiplateforme
• Multidevises
• Compatible sous Windows, Mac et Linux.
• Importation des fichiers des bancaires

Avantages : un logiciel facile d’utilisation, complet pour une tenue de comptabilité avec peu d’obligations.

Inconvénients : son UX.

Logiciel ou solution SaaS : lequel choisir ?

Actuellement, la majorité des entreprises se tournent vers l’achat de licence pour leur logiciel comptable. Pourtant, avec la transformation numérique, les solutions Saas (Software as a Service) et Cloud connaissent un véritable essor. Installées sur des serveurs distants (contrairement aux logiciels traditionnels qui sont installés sur le parc informatique de l’entreprise), ces applications possèdent de nombreux atouts non négligeables, notamment pour les petites entreprises :

• Facilité d’installation ;
• Possibilité d’utilisation à distance par les collaborateurs, quel que soit le support (PC, tablette, mobile) ;
• Pas de maintenance en interne, ni de mises à jour nécessaires (tout est effectué par l’éditeur) ;
• Données stockées via le Cloud ;
• Coûts réduits.

Foire aux questions

Comment télécharger un logiciel de comptabilité gratuit ?

Il suffit de se rendre sur le site de l’éditeur et de télécharger le logiciel. Au préalable, assurez-vous que le logiciel choisi est compatible avec votre système d’exploitation.