5 leviers d'action pour optimiser vos dépenses d'entreprise

Le premier pas vers une meilleure gestion des dépenses consiste à connaître parfaitement les besoins et dépenses actuels avec une analyse minutieuse des différents postes de dépenses, tels que les fournitures, les frais généraux, les services, etc.

Identifiez les domaines où des économies peuvent être réalisées sans compromettre la qualité. Cette analyse doit être un processus d’itération constant.

Posez-vous des questions cruciales : ai-je réellement besoin de tous ces abonnements ? Suis-je en mesure de négocier de meilleurs tarifs auprès de mes fournisseurs ?

Une fois ces pistes identifiées, vous pourrez passer à l’action.

Les PME/TPE ont souvent des relations de longue date avec leurs fournisseurs, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas réévaluer ces partenariats. Prenez le temps d’analyser régulièrement les contrats existants et comparez les offres sur le marché.

N’hésitez pas à négocier avec vos fournisseurs pour obtenir des conditions plus avantageuses, des remises sur volume ou des tarifs préférentiels. Une concurrence saine entre les fournisseurs vous permettra d’obtenir les meilleures offres, et cela peut également les inciter à mieux répondre à vos besoins.

L’un des principaux obstacles à une gestion efficace des factures fournisseurs est le processus manuel qui entraîne des retards de traitement et des erreurs humaines. Pour remédier à cela, il est judicieux de mettre en place un processus d’automatisation de la facturation. Des solutions logicielles de gestion des factures fournisseurs sont désormais disponibles, qui intègrent des fonctionnalités comme la numérisation des factures, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intégration avec les systèmes comptables via API.

En automatisant ce processus, les entreprises réduisent leurs délais de traitement, minimisent les erreurs et se libèrent du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

À partir de juillet 2024, les entreprises concernées seront tenues d’utiliser une plateforme de facturation électronique pour l’émission et la réception de leurs factures, ainsi que pour la transmission des données de transactions et de paiement à l’administration. Cette mesure vise à moderniser et à simplifier les échanges commerciaux tout en facilitant la collecte de données pour les autorités administratives. L’adoption de la facturation électronique permettra d’améliorer l’efficacité des processus financiers et de réduire la paperasserie, offrant ainsi des avantages significatifs aux entreprises concernées.

La politique de dépenses d’entreprise joue également un rôle crucial en encadrant les frais professionnels des collaborateurs. Son objectif est de définir clairement les règles relatives aux dépenses professionnelles et d’harmoniser le processus de remboursement des notes de frais.

Schéma d'approbation des dépenses professionnelles multi-séquences via un circuit de validation

Valable pour tous les salariés et dirigeants, cette politique sert de référence indispensable pour obtenir le remboursement des dépenses engagées.

En favorisant la cohérence et l’efficacité, elle permet à toutes les parties prenantes de gagner du temps et de minimiser les risques lors des contrôles URSSAF. La politique de dépenses a pour but de définir les frais qui peuvent être remboursés par l’employeur. Pour chaque catégorie de dépenses, il est nécessaire de fixer un budget alloué ainsi que le niveau de prestations souhaité.

Par exemple, quel est le montant pris en charge par l’entreprise pour les nuits d’hôtel ? En ce qui concerne les déplacements en train, la première ou la deuxième classe est-elle privilégiée ?

L'utilisation d'une solution de gestion des dépenses entreprise présente de nombreux avantages. À commencer par l'intégration automatique des notes de frais dans la comptabilité, la centralisation des informations et l'archivage des justificatifs à valeur probante, la simplification de la récupération de la TVA, ainsi que l'automatisation des tâches administratives fastidieuses.

Il s’agit également d’offrir une meilleure autonomie aux équipes avec des cartes de paiement corporate paramétrables dédiées aux frais professionnels. Et comme la confiance n’exclut pas le contrôle, il est possible de suivre et contrôler les dépenses en temps réel…

Les solutions de gestion des dépenses permettent enfin de limiter les risques d'erreurs dans le traitement des notes de frais en évitant les ressaisies manuelles grâce à la transmission directe des informations sur les transactions bancaires au service comptabilité.

Il est désormais possible de mettre fin aux notes de frais avec Mooncard par exemple, en automatisant l'ensemble du processus, ce qui permet d'éliminer les tâches chronophages telles que la gestion des justificatifs, de saisie et de recherche, libérant ainsi les collaborateurs de cette charge mentale et permettre aux équipe de se concentrer sur leur coeur de métier.

L'optimisation des dépenses est donc un processus continu qui exige de la rigueur, de la discipline et un engagement collectif au sein de l'entreprise.

Pour les PME-TPE, la clé du succès de la rationalisation des dépenses réside dans une analyse approfondie, une culture d'économie, en investissant dans la technologie et en formant leur équipe à la gestion financière. Plus votre équipe sera compétente et consciente de l'impact de ses actions sur les résultats financiers, plus elle sera apte à contribuer activement à l'optimisation des dépenses de l'entreprise.