Pourquoi passer à la numérisation des factures fournisseurs en 2024 ?

Numérisation des factures fournisseurs

Depuis le 30 mars 2017, il possible de numériser les factures papier dès leur envoi ou leur réception.

Cette numérisation des factures papier, en constituant des copies fiables susceptibles de servir de justificatif auprès de l’administration fiscale, permet de répondre aux obligations fiscales de conservation des factures. De cette façon, l'entreprise pourra envoyer les copies numérisées au vérificateur lors d'un audit ou d'un contrôle fiscal, puisque le dialogue avec le contrôleur se fait à distance.

De même, pour les travailleurs indépendants relevant des BIC, BNC et BA, la transmission de ces factures numérisées devrait faciliter les échanges de pièces avec les Organismes de Gestion Agréé (OGA) en cas d’examen périodique de sincérité.

Comment numériser une facture ?

Les conditions suivantes à respecter lors de l’opération de numérisation pour garantir une reproduction identique à l'original, c’est-à-dire une copie conforme, sont les suivantes

• Reproduction des couleurs identiques à l’original
• Absence de dispositif de traitement de l'image ;
• En cas de recours à la compression de fichier, obligation de ne pas perdre d’informations ;
• Conservation de la facture en format PDF ou PDF A/3, assorti soit :
• d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au RGS de niveau une étoile minimum,
• d'une empreinte numérique,
• d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au RGS de niveau une étoile minimum,
• de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française
• Horodatage de la copie numérique par au moins une source interne datant les différentes opérations réalisées ;
• Documentation de l’organisation mise en place pour numériser les factures d’achat et/ou de vente.

Numérisation des factures : les exigences de l’administration fiscale

En entreprise, la facture fournisseur ne constitue pas juste une preuve et une demande de paiement, c’est un quadruple justificatif :

• Commercial ;
• Comptable ;
• Fiscal, relatif à la déductibilité de TVA (et à sa collecte) ;
• Juridique.

Loin d’être un simple reçu, la facture fournisseur tient lieu de pièce justificative des opérations effectuées entre un fournisseur et son client, surtout en matière de TVA. Ergo, une facture scannée doit avoir la même valeur juridique d’une facture papier. Les processus d’édition, d’envoi, de traitement et d’archivage des factures doivent respecter plusieurs contraintes, comme :

• L’intégrité du contenu ;
• La lisibilité ;
• L’authenticité de l’origine.

Lorsque ces trois principes fondamentaux sont assurés par des contrôles mis en place par l’entreprise (ce qu’on nomme la piste d’audit fiable), l’ensemble des informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d’information constitutifs de ces contrôles, ainsi que la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doit être conservée au moins 6 ans.

Tous les enjeux de la numérisation en comptabilité sont là : il ne s’agit pas juste de scanner des factures fournisseurs à partir d’un format papier, c’est toute l’organisation de la comptabilité fournisseur qu’il faut repenser. Avec ses processus, ses étapes de validation, ses droits d’équipe, etc.

Dématérialisation des factures : 2024, année 0

Dématérialisation factures fournisseurs : obligations légales

À partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France devront accepter les factures fournisseurs au format électronique. Côté émission, l’obligation de factures électroniques sera progressivement mise en place entre 2024 et 2026 :

Pour l’administration fiscale, la dématérialisation des factures constitue un véritable tournant. Tout d’abord, elle facilitera la lutte contre la fraude à la TVA conformément au décret du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique. Ensuite, elle garantira une circulation sécurisée des données en évitant les erreurs humaines, la dégradation et la perte des documents, comme l’illustre le schéma ci-dessous :

La réforme de la facture électronique est à la fois un sujet à la fois technique, marketing et de ressources humaines. Elle va bouleverser les processus et les habitudes de facturation, d’encaissement et de paiement au sein des organisations. Autant s’y préparer en commençant à numériser ses factures fournisseurs dès 2024. C’est la meilleure façon d’amorcer la transition en douceur et d’éviter les écueils le jour J.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à passer d’un traitement manuel des factures (réception, saisie, paiement, archivage) à un processus entièrement dématérialisé, tout au long du cycle de vie de la facture.

Autrement dit, scanner ses factures fournisseurs ne suffit pas à les dématérialiser. Le plus simple est d’utiliser une plateforme de dématérialisation des factures, qui automatise l’ensemble des étapes du traitement des factures :

• Collecte et centralisation
• Saisie automatisée des données
• Reconnaissance automatique des caractères
• Approbation en séquence des documents
• Préparation des paiements
• Export dans la comptabilité

Dématérialiser ses factures fournisseur est la solution la plus simple pour faciliter la comptabilisation, le paiement et permettre la reprise de contrôle de vos flux de trésorerie sans engagement.

Grâce à la récupération automatique des factures, les délais de collecte et les risques de pertes sont sensiblement réduits. Les experts-comptables, DAFs, Office Managers bénéficient d’un circuit de validation transverse et sécurisé, et se libèrent ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Foire aux questions

Que va changer l’Intelligence artificielle pour les factures ?

L’Intelligence artificielle joue un rôle décisif dans l’évolution des fonctions comptables et financières. Grâce aux algorithmes intelligents de reconnaissance de factures, les logiciels de dématérialisation peuvent collecter, lire, traiter, ranger les documents. L’automatisation de la comptabilité doit beaucoup à l’IA :

• OCR : plus besoin d’ouvrir une à une les enveloppes contenant des factures papier, des bons de commandes ou de livraison puisque les factures sont envoyées au format électronique.
• Collecte automatique : plus besoin d’aller chercher les factures dans les différentes boîtes mail, de les retrouver et de les imprimer.
• Lecture intelligente : terminée la saisie manuelle dans le système comptable, les imputaient, puis les transmettaient aux managers concernés, via des bannettes ou des parapheurs papier, pour approbation et paiement.
• Transparence et traçabilité : grâce à l’accès utilisateur, les fournisseurs ont une vision globale de l’avancée du traitement de leurs factures