Piste d'Audit Fiable (PAF) : définition, enjeux et méthodologie

Piste d’Audit Fiable (PAF) : définition

Une piste d'audit fiable (PAF) est une caractéristique d'un système informatique qui fournit un enregistrement ininterrompu des événements. Souvent utilisée en conjonction avec d'autres mesures de sécurité (cryptage, pare-feu), la PAF sert à fournir une piste d'audit des actions effectuées sur un dispositif ou un réseau.

En comptabilité, la PAF correspond à des contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise pour s’assurer de l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures fournisseurs.

Elle permet de suivre l'origine et la destination des factures ainsi que leur affectation. Ce traçage est indispensable pour s'assurer que les données ne sont pas utilisées à des fins néfastes telles que l'usurpation d'identité ou la fraude. En outre, la piste d'audit permet de s'assurer que personne ne modifie les données sans autorisation appropriée.

PAF : une obligation légale des entreprises depuis maintenant 6 ans

Depuis le 1er janvier 2013, pour se transmettre leurs factures, les entreprises disposent de 3 possibilités :

• L’échange EDI (Échange de Données Informatisé) ;
• La facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS) ;
• Et les autres formats de facture « classiques » (facture papier, en PDF simple, en PDF RGS)

Rappelons que la législation en place oblige les entreprises à conserver toute pièce justificative relative aux opérations d’achat et de vente, et dans leur version d’origine. De plus, les fournisseurs ont l’obligation de conserver un double de tous les documents émis.

Pour les deux premiers modes de facturation, la question de l’authenticité de la facture ne se pose pas : le format EDI suffit, au regard de l’administration fiscale, comme gage de sécurité. Pour les autres formats, c’est moins le cas. Les factures éditées sur papier ou PDF et envoyées par mail ou courrier ne présentent pas autant de garanties. D’où la nécessité de mettre en place une documentation PAF.

Pourquoi une telle réglementation ?

Parce que les factures fournisseurs ont une valeur à la fois commerciale, fiscale, comptable et juridique. Aussi doivent-elles être précieusement envoyées et conservées. L’objectif étant de sécuriser les processus de facturation afin d’éviter les fraudes liées notamment à la déductibilité de la TVA.

D'après les données de l'Union Européenne, le « Gap TVA » représente une perte estimée à plus de 20 Mds d’€ pour la France en 2017. La PAF agit comme un « radar anti fraude » voulu par l’Europe et la France pour lutter contre les phénomènes de type carrousel TVA.

Notons que la Piste d’Audit Fiable sert aussi bien à l’administration fiscale qu’à l’entreprise elle-même. C’est elle qui permet aux deux instances :

• De vérifier le cycle de vie d’une transaction ;
• De démontrer à l administration fiscale qu'aucune fraude n'a été commise ;
• Et que les transactions ont été réalisées conformément à la réalité commerciale, économique, comptable et financière, ainsi qu’à la réglementation en vigueur, sécurisant les déductions fiscales (TVA, charges…).

Ergo, la piste d’Audit fiable s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque. C’est le cas pour tous les documents au format papier, PDF et PDF simple. Cela concerne aussi les factures signées, mais ne faisant pas apparaître les garanties d’une signature RGS (signature électronique).

Piste d’Audit Fiable : que dit le Bofip ?

L’administration fiscale définit ainsi la PAF :

« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

L’article 289 VII du Code général des impôts prévoit que la réglementation PAF s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées. Autrement dit, les entreprises qui envoient leurs factures par courrier, mail simple où les éditent dans un espace de partage de fichiers comme Google Drive, par exemple, sont concernées par la PAF.

Piste d’Audit Fiable : problématique

Alors même que toute entreprise devrait disposer d’une piste d’audit, dans un rapport de la FNFE-MPE sur les pratiques de la facture électronique datant de 2018, 31 % des entreprises interrogées ne disposaient pas de piste d’audit. 23 % d’entre elles ignoraient même si elles en disposaient ou non… Les principales raisons évoquées sont :

• Pas de solution clé en main,
• Complexité de la réglementation,
• Pas de budget (coût du projet),
• Pas de temps pour la mise en place.

Pour accompagner les responsables fiscaux, administratifs ou comptables et experts-comptables dans la rédaction de la une documentation PAF, il existe des formations, dispensées par le Centre de Formation de la Profession Comptable (CFPC) et la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes CNCC).

Piste d’Audit Fiable : méthodologie

Depuis 2013 donc, la documentation d’une Piste d’Audit Fiable est obligatoire pour justifier le flux entre les factures émises/reçues et la livraison de biens ou la prestation de service réalisée. Cela concerne aussi bien les fournisseurs que leurs clients.

Comment rédiger la piste d'audit fiable ?

La documentation de la PAF doit détailler :

• Le processus de facturation (achat et vente),
• Les contrôles mis en place,
• La conformité de la prestation rendue/du bien livré.

Les principaux documents supportant la piste d’audit sont :

• La commande,
• Le bon de livraison/réception,
• La preuve de paiement
• La facture,
• Le contrat.

Schéma d'une Piste d'Audit Fiable

Comment mettre en place une PAF dans mon entreprise ?

La documentation de la Piste d’Audit Fiable dépend directement de la taille de votre entreprise :

• TPE : une simple « documentation orale » suffit ;
• PME : une documentation écrite synthétique ;
• Grands groupes : une documentation écrite détaillée.

Sur la question de la documentation orale, exclusive aux TPE, précisons que le caractère « oral » ne doit pas être pris au sens de « léger ». En cas de contrôle fiscal, les TPE doivent être à même pouvoir justifier du fonctionnement de leur processus de facturation, ses avantages et ses limites, devant l’administration fiscale.

PAF : le rôle des experts-comptables et des commissaires aux comptes

La piste d'audit fiable concerne surtout les factures fournisseurs. Précisons qu'avec le cycle bancaire, le cycle fournisseur est le cycle comptable le plus à risques en entreprise. C'est précisément le rôle de l'expert-comptable et du commissaire aux comptes d'accompagner les directions financières dans leur mise en conformité en termes de PAF.

En matière de piste d'audit fiable, l'expert comptable a une obligation de conseil envers son client, qui comprend :

• La vérification de la présence d’une PAF
• La vérification de l’exactitude des éléments de la PAF
• L' accompagnement dans la mise en place de la PAF

Le commissaire aux comptes est chargé d'auditer les contrôles internes des entreprises, leur effectivité et leur documentation. Son rôle comprend :

• La vérification de la présence d’une PAF
• La vérification de l’exactitude des éléments de la PAF
• Des recommandations sur le contrôle interne
• Une revue annuelle des actions suite aux recommandations
• Des tests sur les contrôles et les documents

Quelles sont les sanctions en cas de Piste d’Audit Fiable non respectée ?

La PAF est une obligation méconnue, mais les sanctions, elles, sont bien là :

• Pour les factures reçues : rejet de la déduction de la TVA.
• Pour les factures émises :

*Ramenée à 5 % si le service comptable de l’entreprise peut justifier l’opération dans les 30 jours d’une mise en demeure.

La PAF : un levier de croissance pour les entreprises

Si votre entreprise n’a pas mis en place de Piste d’Audit Fiable en 2021, il est temps d’initier le chantier en 2022. Rappelons qu’à compter de 2024, la facturation électronique deviendra la norme dans toutes les entreprises. Une transition qui implique pas mal de préparation en amont.

Lire aussi : Facture électronique obligatoire : contrainte ou opportunité ?

Sans attendre 2024, vous pouvez d’ores et déjà mettre en place les obligations nécessaires à cette obligation. Vous y gagnerez en efficacité et sécurité, mais surtout vous seriez à l’abri lors d’un prochain contrôle fiscal. Cela vous évitera de vous voir in fine redresser les montants de TVA déductibles.

Au vu des atouts qu’elle apporte à l'effectivité du traitement des factures , il serait inopportun de la voir uniquement comme une contrainte :

• Sécurisation des flux d’information,
• Sécurisation du contrôle interne,
• Optimisation de l’allocation des ressources internes,
• Réduction du délai de règlement des clients et des fournisseurs, etc.

Piste d'Audit Fiable : la solution Libeo

Avec une solution de paiement et d'encaissement des factures comme Libeo, les équipes financières et opérationnelles peuvent suivre et valider le processus de traitement des factures de bout en bout :

• Collecte et centralisation automatique des factures
• Workflow de validation en équipe et gestion des droits d'accès
• Contrôle des finances en temps réels
• Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)
• Suivi du fil d'activité de la facture
• Gestion automatique des contacts fournisseurs
• Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

Depuis le tableau de bord Libeo, centralisez les informations et gardez le contrôle sur vos historiques de paiement et vos flux de trésoreries :

Vos factures sont collectées et centralisées pour éviter les pertes et les doublons. Vous avez une vue d'ensemble sur les paiements à venir et à contrôler.

Grâce au suivi du fil d'activité, accédez au détail du traitement de chaque facture : validation, demande d'approbation, export vers la comptabilité, etc.

Depuis votre espace Libeo, suivez la validation de vos factures, étape par étape.

Depuis vos préférences comptables, configurez vos règles d'automatisation selon les montants, fournisseurs, comptes comptables, etc. De cette façon, vous automatisez les paiements récurrents sans altérer la sécurité du cycle fournisseur :

Le meilleur moyen de garder une piste d’audit fiable de votre comptabilité fournisseur.