FICHE PRATIQUE
Comment numériser une facture ? Quelle est la procédure comptable correcte en cas de réception d'un document numérisé ? Comment scanner une facture en comptabilité ? Voici comment faire une facture en comptabilité qui réponde aux normes.
La numérisation des factures manuelles répond à un certain nombre d'exigences sur le plan fiscal. Le but étant que la facture conserve sa valeur probante une fois numérisée.
Voici les instructions détaillées sur la manière de numériser une facture, selon les exigences fiscales et comptables :
Sont concernées par cette méthode les factures papier émises à compter du 30 mars 2017. Elle ne dispense pas pour autant des contrôles de la piste d'audit fiable.
*Si les codes couleur sont porteurs de sens. Par exemple : les montants négatifs en rouge ou la facture comporte des signatures, des mentions manuscrites ou encore une impression couleur par un tampon encreur. À l’inverse, la couleur d’un logo n’a pas de signification fiscalo-comptable.
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Centralisez vos factures et bons de commande, et mettez fin aux erreurs de saisie grâce à notre technologie de reconnaissance des caractères.
Essayer gratuitementScanner des factures une par une prend beaucoup de temps. Il faut les imprimer, les dater, les agrafer, etc. Vous devez ensuite la scanner, l'enregistrer et la payer. L'ensemble du processus peut prendre jusqu'à deux minutes par factures.
L'automatisation peut être la solution à ce problème : au lieu de perdre votre temps à scanner et imprimer des documents, utilisez une solution de dématérialisation des factures pour les saisir directement dans le logiciel de comptabilité.
La façon la plus directe de numériser une facture est de la numériser au format PDF, puis d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur :
1. Numérisez la facture avec votre scanner et enregistrez-la en tant que fichier PDF.
2. Ouvrez le fichier PDF et vérifiez si tous les détails sont lisibles. Si ce n'est pas le cas, réglez la luminosité et le contraste du fichier numérisé.
3. Renommez le fichier numérisé et ajoutez-le au dossier approprié sur votre ordinateur.
Vous pouvez également importer la facture directement dans votre logiciel de comptabilité.
L'une des façons les plus simples de numériser une facture est de prendre une photo avec votre téléphone ou votre appareil photo numérique. Ensuite, téléchargez la photo sur votre ordinateur et enregistrez-la au format PDF.
Libeo utilise un la via OCR dans son application mobile. Cette technologie utiliser la reconnaissance automatique des caractères (Optical Character Recognition) pour extraire du texte de l'image de votre facture, afin de la convertir au format électronique pour être lues et traitées par ordinateur.
Exemple de facture d'achat saisie par OCR depuis l'application mobile Libeo
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La dématérialisation comptable est encadrée par la législation. Une facture scannée conserve la même valeur juridique que sa version papier. Sa valeur légale n'est pas modifiée par la numérisation, du moment qu'elle comprend les données suivantes :