numérisation des factures

Pourquoi passer à la numérisation des factures fournisseurs en 2022 ?

Dans les entreprises, le traitement des factures fournisseurs est une tâche coûteuse, chronophage et laborieuse. Entre l’envoi, la collecte, le traitement, l’archivage et le stockage, on estime que les experts-comptables (quand il y en a) consacrent en moyenne 30 % de leur temps à gérer la facturation.

En optant pour la dématérialisation de la saisie comptable, les entreprises réalisent donc un gain de temps précieux, mais aussi des économies non négligeables. Pourquoi passer à la numérisation des factures fournisseurs en 2021 ?

POURQUOI A-T-ON TANT DU MAL À ABANDONNER LE FORMAT PAPIER ?

Aujourd’hui encore, 80 % du total des factures fournisseurs sont édités au format papier. Cette préférence pour le support feuillet s’explique de plusieurs façons :

  • Facilité et confort de lecture : ce sont ces mêmes raisons qui font que les lecteurs de journaux préfèrent souvent lire leur périodique sous format papier plutôt que dans sa version numérique ;

  • Visualisation tridimensionnelle des informations, qui entraîne une meilleure représentation mentale des informations. Celles-ci sont alors plus faciles à comprendre et à manipuler ;

  • Possibilité de lire et d’annoter plus facilement le document ;

  • Facilité de transport et de manipulation des factures.

  • Légitimité : la validité d’une facture reçue par mail peut être remise en question, pour des questions de sécurité informatique, d’expéditeur, de suivi de courrier, etc.

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QUELS SONT LES ENJEUX DE LA NUMÉRISATION DES FACTURES ?

Avant de passer en revue les avantages de la dématérialisation fiscale des factures, il faut comprendre la réglementation en place et ses contraintes pour les entreprises. Rappelons quelques points capitaux : dans les entreprises, la facture ne constitue pas juste une demande de paiement, c’est un document justificatif :

  • Commercial ;

  • Comptable, construisant le Résultat et justifiant des impôts et taxes ;

  • Fiscal, relatif à la déductibilité de TVA (et à sa collecte).

Loin de se cantonner à une simple fonction de reçu, la facture joue un rôle en droit commercial, fiscal et comptable, surtout en matière de TVA. Ergo, les processus d’édition, d’envoi, de traitement et d’archivage des factures impliquent de respecter plusieurs contraintes, comme :

Tous les enjeux de la numérisation en comptabilité sont là : il ne s’agit pas juste de scanner des factures fournisseurs à partir d’un format papier, c’est toute l’organisation de la comptabilité fournisseur qu’il faut repenser. Avec ses processus, ses étapes de validation, ses droits d’équipe, etc.

Comment mettre en place un processus de dématérialisation des factures fournisseurs qui respectent la réglementation établie ? Comment s’assurer que les solutions de numérisation des factures sont conformes aux exigences de l’administration fiscale ?

POURQUOI SCANNER SES FACTURES ?

Pour gagner du temps

Le délai moyen de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, est en moyenne compris entre 10 jours et 2 semaines. Pour les fournisseurs, ces délais (qui peuvent s’avérer bien plus longs) peuvent entraîner des décalages de trésorerie. Avec la numérisation des factures fournisseurs, ce délai peut être réduit de 30 % à 80 %.

Mais ce n’est pas tout : le temps passé dans les archives est également un critère de décision ! En moyenne, on estime que les professionnels du chiffre passent 7h30 par semaine à trouver un document papier, contre quelques minutes en format électronique.

Sans parler du temps passé à analyser et corriger les factures…

Pour faire des économies

C’est un coût qu’on se représente mal, mais qui est bien présent, et qui, à terme, peut venir grever la trésorerie d’une entreprise. Le coût moyen de traitement d’une facture papier est de 14 €, et une entreprise type TPE/PME traite en moyenne 67 factures par mois (en comptant les fournisseurs et les collecteurs web de facture).

Ce qui représente 938 € par mois pour le seul traitement des factures… En version numérique, ce coût est ramené à… 5 €. Soit 335 € par mois, suivant la moyenne de 67 factures par entreprise.

Autre coût (et pas des moindres) : les coûts de l’espace dédié à l’archivage papier. La loi oblige les entreprises à conserver leurs factures pendant 10 ans. Partant de notre moyenne (67 factures par mois pour une TPE/PME), cela donne :

(67 x 12) x 10 = 804 x 10 = 8 040 factures à conserver

Tous ces documents sont classés dans des armoires, rangées dans des pièces. Il n’est pas rare que les entreprises doivent dédier une pièce entière à l’archivage de leurs factures. Ce qui se traduit par des coûts locatifs supplémentaires.

Pour diminuer les risques de perte et de fraude

En moyenne, 7 % des factures fournisseurs papier entrantes contiennent des erreurs de saisie. Et 3,5 % des factures papier se perdent… Le plus souvent lors du transfert ou de l’archivage. Des pertes qui venir compliquer les audits comptables et fiscaux, et se traduire par des pénalités.

Enfin, les entreprises font souvent l’objet de tentatives de fraude : fraude au président, fraude au fournisseur

Scanner ses factures devient alors la solution la plus simple pour faciliter la comptabilisation, la gestion des factures et permettre la reprise de contrôle de vos flux de trésorerie sans engagement. Grâce à la récupération automatique des factures, les délais de collecte et les risques de pertes sont sensiblement réduits. Les experts-comptables, DAF, office managers et autres acteurs de la comptabilité se libèrent ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Témoignage client : Arnaud Girod, associé chez Experts & Entreprendre :



FOIRE AUX QUESTIONS

Que va changer l’Intelligence artificielle pour les factures ?

L’Intelligence artificielle joue un rôle décisif dans l’évolution des fonctions comptables et financières. Grâce aux algorithmes intelligents de reconnaissance de factures, les logiciels de dématérialisation peuvent collecter, lire, traiter, ranger les documents. L’automatisation de la facturation doit beaucoup à l’IA :

  • OCR : plus besoin d’ouvrir une à une les enveloppes contenant des factures papier, des bons de commandes ou de livraison puisque les factures sont envoyées au format électronique.

  • Collecte automatique : plus besoin d’aller chercher les factures dans les différentes boîtes mail, de les retrouver et de les imprimer.

  • Lecture intelligente : terminée la saisie manuelle dans le système comptable, les imputaient, puis les transmettaient aux managers concernés, via des bannettes ou des parapheurs papier, pour approbation et paiement.

  • Transparence et traçabilité : grâce à l’accès utilisateur, les fournisseurs ont une vision globale de l’avancée du traitement de leurs factures.

Libeo est-il un logiciel dématérialisation gratuit ?

Libeo n’est pas un logiciel, mais une solution SaaS, hébergée sur le Cloud. C’est là sa différence avec un logiciel de facturation et comptabilité comme Openconcerto, qui utilise également l’OCR (optical character recognition). Elle ne nécessite aucun investissement en interne puisqu’elle est installée sur un serveur à distance. On parle de Cloud Computing pour désigner ces modèles de distribution de logiciel fourni via Internet. Parmi ses 4 solutions, l’une est gratuite : Libeo Membership. Elle inclut 5 transactions par mois, 1 utilisateur et 1 accès expert-comptable. Avec cette offre, vous avez accès aux fonctionnalités suivantes :

  • Centralisation illimitée de factures

  • Accès au réseau Libeo

  • Paiement sans effort et sans limite : pas de fichier XML, ni d’IBAN

  • Lutte contre la fraude

  • Tableau de bord en temps réel

  • Import de factures par scan OCR

  • Intégration et exportation vers vos outils

  • Règlement des factures par débit différé)

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