durée conservation factures fournisseurs

5 min

Quelle est la durée de conservation des factures fournisseurs ?

Pour mener des contrôles et vérifier les informations déclarées, l’administration impose des délais de conservation aux documents comptables. En effet, ceux-ci constituent des preuves au regard de la législation. Quelle est la durée prévue pour les factures fournisseurs ?

Alice Bled

Alice BLED • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

En comptabilité générale, une facture est un élément indispensable qui permet de prouver un achat ou une vente. Elle fait office de contrat entre deux parties : le client et le fournisseur. Celle-ci atteste de la dette que le client a envers son fournisseur à la suite d’une transaction.

Comment s'assurer qu'une facture est conforme ?

Chaque facture doit comporter des informations légales et des mentions obligatoires définies par le Code du Commerce, article L441-3. Ces éléments sont les suivants :

  • Les coordonnées fournisseur ;
  • Les coordonnées client ;
  • Le numéro de facture (celui-ci doit être unique) ;
  • La date d’émission de la facture ;
  • La dénomination et la quantité des produits ou services fournis ou achetés ;
  • Le prix HT et TTC, ainsi que la TVA (si applicable) ;
  • La ou les date(s) du règlement prévue(s) ;
  • Les pénalités applicables en cas de retard du paiement.
Les Étapes de validation des factures

ARTICLE

Quelles sont les étapes de validation des factures ?

Essentielle pour améliorer le contrôle interne du cycle d'achats, la procédure de validation des factures fournisseurs les rend définitives.

Lire l'article

Combien de temps conserver une facture fournisseur ?

Toutes les pièces comptables, dont les factures fournisseurs, doivent absolument être archivées par les entreprises. Chaque document relatif à l’exercice comptable d’une entreprise dispose d’une durée variable de conservation en fonction de sa nature. Cette durée de conservation est fixée par la loi et dépend des périodes au cours desquelles l’administration fiscale peut effectuer des contrôles.

Il existe plusieurs types de factures :

  • Les factures proforma ;
  • Les factures définitives.

Les factures proforma

Elles sont émises dès l’acte d’achat pour des raisons pratiques et répondent à une demande explicite de l’acheteur. Celles-ci n’ont pas de valeur légale ni comptable, et ne sont donc pas obligatoires. Elles sont émises à titre informatif et ne sont en aucun cas définitives. La loi ne stipule aucune obligation de conservation sur ces documents.

Les factures définitives

Elles sont établies lorsque la vente est réalisée, c’est-à-dire au plus tard lors de la livraison du produit ou de la prestation de service. Les entreprises ont l’obligation de conserver les originaux (papier ou numérique) ou copies de ces factures pendant 10 ans à compter de la date d’émission de la facture. Quelle que soit la méthode d’archivage choisie (classeurs ou électronique), il est primordial de bien s’organiser pour les retrouver facilement, et surtout ne pas les perdre !

hero-dashboard_FR_2022-12

Envie d'essayer Libeo ?

Créez un compte et utilisez la plateforme en quelques minutes !

Essayer maintenant

Pourquoi conserver une facture fournisseur ?

Cette obligation de conservation a un objectif principal : elle sert à apporter la preuve d’une transaction en cas de contrôle de l’administration fiscale. L’archivage à valeur probante est aussi un moyen pour les entreprises de classer, conserver et pouvoir retrouver ses factures fournisseurs pendant plusieurs années. C’est important, car une facture a plusieurs fonctions :

Une fonction juridique

Elle constitue une preuve juridique concernant la prestation ou le produit vendu. Elle constate également le droit de créance du vendeur, comme une quittance.

Une fonction commerciale

Elle fait office de contrat, en détaillant de façon précise les conditions de négociation d’une vente entre un client et son fournisseur, notamment en termes de prix de vente et de montant total à régler.

Une fonction comptable

Elle est nécessaire pour établir les comptes annuels : de ce fait, l’entité comptable doit pouvoir fournir de tels documents pour chaque mouvement financier écrit et reporté dans sa comptabilité.

Une fonction fiscale

Elle joue le rôle de support, notamment sur l’exercice des droits sur la TVA, que ce soit pour la collecte ou la déduction, mais aussi sur le contrôle de l’impôt.

checklist-workflows-validation-fr-2023

CHECKLIST

CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS

Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.

Télécharger la checklist

Comment de temps conserver une facture électronique ?

Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.

Rappelons qu'à compter de 2024, la facturation électronique deviendra la norme pour toutes les entreprises qui opèrent en B2B. Cette initiative a été prise dans le but de lutter contre la fraude à la TVA et de renforcer la compétitivité des entreprises en réduisant les coûts associés au traitement manuel des factures.

Les factures électroniques suivent un cycle de vie entièrement dématérialisé : depuis leur émission jusqu'à l'archivage final, elles ne connaissent jamais le format papier. Le schéma ci-dessous illustre le cycle de vie d'une facture électronique, étape par étape, avec pour chacune les statuts associés :

Cycle de vie d'une facture
En plus d'économiser de l’espace physique, de réduire le gaspillage et de minimiser les coûts d’envoi, cette absence de support matériel économise rend plus facile l'émission et la transmission des factures aux clients et à l’Administration fiscale :

Facture électronique : avant et après
N'attendez pas 2024 pour mettre en oeuvre la facturation électronique : amorcez la transition dès maintenant. Libeo, solution de paiement et de gestion des factures fournisseurs, construit en partenariat avec Docaposte, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) certifiée et innovante, pour permettre à ses utilisateurs d'être impacté le moins possible par la réforme et tirer le meilleur de la facture électronique.

facebookIcontwitterIconlinkedInIcon

Vous aimerez aussi

Solution de facture électronique

Libeo, solution de facture électronique B2B

Libeo, solution de dématérialisation des factures fournisseurs, évolue pour devenir une plateforme de facture électronique certifiée en partenariat avec Docaposte. Une décision stratégique, qui rapproche le spécialiste européen du paiement entre entreprises et le référent de la confiance numérique en France autour d’une solution de facture électronique innovante et sécurisée.

7 min

E-invoicing 2024 checklist

E-invoicing 2024 : checklist

Afin d'être prêtes lorsque ce changement majeur aura lieu, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme, faire un état des lieux des modifications à apporter, adapter son processus de traitement des factures et donc choisir une plateforme de réception des factures électroniques. Pour simplifier, voici la checklist conçue par Libeo.

9 min

PPF ou PDP pour la facture électronique ?

PPF ou PDP pour la facture électronique ?

À compter de juillet 2024, soit dans un an exactement, pour émettre et recevoir des factures clients et fournisseurs, les entreprises devront impérativement par le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). L'administration les laisse libre de choisir entre l'un et l'autre. Nos conseils pour un choix éclairé.

8 min