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Quelle est la durée de conservation des factures fournisseurs ?

Conserver des documents comptables, y compris des factures fournisseurs, obéit à des règles strictes. Celles-ci sont d’ailleurs encadrées par la loi.

Des délais sont imposés aux entreprises pour permettre à l’Administration de mener des contrôles afin de vérifier les informations déclarées et les documents conservés constituent des preuves au regard de la législation. C’est pourquoi l’archivage de ses facture fournisseurs fait partie des obligations des entreprises.

QU’EST-CE QU’UNE FACTURE FOURNISSEUR ?

En comptabilité générale, une facture est un élément indispensable qui permet de prouver un achat ou une vente. Elle fait office de contrat entre deux parties : le client et le fournisseur. Celle-ci atteste de la dette que le client a envers son fournisseur à la suite d’une transaction.

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Chaque facture doit comporter des informations légales et des mentions obligatoires définies par le Code du Commerce, article L441-3. Ces éléments sont les suivants :

  • Coordonnées fournisseur ;

  • Coordonnées client ;

  • Numéro de facture (celui-ci doit être unique) ;

  • Date d’émission de la facture ;

  • Dénomination et quantité des produits ou services fournis ou achetés ;

  • Prix HT et TTC, ainsi que la TVA (si applicable) ;

  • Date(s) du règlement prévue(s) ;

  • Pénalités applicables en cas de retard du paiement.

Les factures fournisseurs sont des factures d’achat de produits ou services. Une entreprise reçoit de la part de ses fournisseurs l’ensemble des dettes dont elle doit s’acquitter et la date à laquelle elle doit procéder au règlement.

Facture fournisseur

Source : Appvizer

COMBIEN DE TEMPS CONSERVER UNE FACTURE FOURNISSEUR ?

Tous les documents relatifs à la comptabilité d’une entreprise, soit toutes les pièces comptables dont les factures fournisseurs, doivent être conservés par celle-ci, c’est ce que l’on nomme l’archivage des factures. Chaque document dispose d’une durée variable de conservation en fonction de sa nature. La durée de conservation des documents relatifs à l’exercice d’une entreprise ou archivage est fixée par la loi, ou bien en fonction des périodes au cours desquelles l’administration fiscale peut effectuer des contrôles.

Plusieurs types de factures existent :

  • Les factures proforma ;

  • Les factures définitives.

La première est émise dès l’acte d’achat pour des raisons pratiques et à la demande explicite de l’acheteur. Elle n’a pas de valeur légale ni comptable et n’est pas obligatoire. Elle est émise à titre informatif et n’est en aucun cas définitive. La loi ne stipule aucune obligation concernant la conservation d’un tel document.

En revanche, la facture définitive est, quant à elle, établie dès lors que la vente est réalisée, soit, au plus tard, lors de la livraison de la marchandise ou de la prestation de service. Il faut conserver les originaux (papier ou numérique) ou copies de telles factures 10 ans à compter de la date indiquée sur celles-ci. On peut les conserver dans des classeurs ou en format électronique. Quelle que soit la méthode choisie pour l’archivage des documents de sa société, avoir une bonne organisation est nécessaire pour les retrouver facilement et rapidement, mais aussi et surtout pour ne pas les perdre.

POURQUOI CONSERVER UNE FACTURE FOURNISSEUR ?

Les entreprises doivent conserver leurs factures, que ce soit en format papier ou format électronique, pour pouvoir en cas de demande de l’Administration, apporter la preuve d’une transaction. L’archivage va permettre aux entreprises de classer, conserver et rechercher pendant plusieurs années les factures fournisseurs d’une société. Une facture à plusieurs fonctions :

Une fonction juridique

Elle constitue une preuve juridique concernant la prestation ou le produit vendu. Elle constate également le droit de créance du vendeur, comme une quittance.

Une fonction commerciale

Elle fait office de contrat, en détaillant de façon précise les conditions de négociation d’une vente entre un client et son fournisseur, notamment en termes de prix de vente et de montant total à régler.

Une fonction comptable

Elle est nécessaire pour établir les comptes annuels : de ce fait, l’entité comptable doit pouvoir fournir de tels documents pour chaque mouvement financier écrit et reporté dans sa comptabilité.

Une fonction fiscale

Elle joue le rôle de support, notamment sur l’exercice des droits sur la TVA, que ce soit pour la collecte ou la déduction, mais aussi sur le contrôle de l’impôt.

Pour chaque entreprise, l’administration fiscale recommande que les factures fournisseurs soient disponibles et facilement accessibles pendant une durée minimum de 10 ans, notamment en cas d’audit. Pour vous simplifier la vie, découvrez comment collecter automatiquement vos factures fournisseurs avec Libeo.