Exercice comptable

L’exercice comptable : durée, opérations et clôture

L’exercice comptable désigne la période au cours de laquelle l’entreprise doit enregistrer chaque transaction. L’exercice comptable constitue ainsi une unité de mesure pour la tenue de la comptabilité de l’entreprise et l'édition des documents comptables obligatoires.

Si elle s’aligne généralement sur l’année civile, plusieurs exceptions existent. À quoi sert un exercice comptable ? Quelles opérations intègre-t-il ? Quelle méthodologie suivre pour le clôturer ? Libeo vous répond.

Exercice comptable : définition

Qu’est-ce que c’est ?

Un exercice comptable est le laps de temps au cours duquel l’entreprise doit réaliser ses comptes annuels. Entrées et sorties d’argent sont ainsi enregistrées dans sa comptabilité. Elle doit alors produire un bilan, un compte de résultat et l’annexe des comptes.

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En effet, selon l’article L.123-12 du Code de commerce, toute entreprise doit tenir une comptabilité pour enregistrer ses mouvements financiers, établir des comptes annuels et procéder à l’inventaire de son actif et de son passif.

En dehors des micro-entreprises, toutes les organisations ont l’obligation de réaliser un exercice comptable. Ce dernier doit être défini dans les statuts de l’entreprise. Doivent notamment y figurer la date de début de l’exercice comptable et sa date de clôture.

À quoi sert-il ?

L’exercice comptable permet d’enregistrer en comptabilité chaque opération réalisée par l’entreprise. Il contribue à établir l’état des lieux de l’activité générée par l’entreprise. Il donne ainsi une image réelle du patrimoine de l’entreprise et de sa situation financière.

Utile au chef d’entreprise qui s’en sert dans le cadre de sa prise de décision, l’exercice comptable est également nécessaire aux partenaires financiers. Ces derniers doivent être en capacité de suivre régulièrement l’évolution de l’activité générée par l’entreprise. Ils apprécient ainsi le résultat annuel de l’organisation. L’État peut également se servir de ce document pour établir des indicateurs économiques comme le PIB.

Ce sont ainsi les partenaires financiers, les associés ou encore l’administration fiscale qui doivent pouvoir consulter les comptes annuels de l’entreprise et la liasse fiscale afin de visualiser l’évolution de l’entreprise.

Quelle est la période de l’exercice comptable ?

La durée d’un exercice comptable coïncide généralement avec l’année civile. Les dates de début et de clôture peuvent toutefois diverger.

Comment commencer un exercice comptable ?

La durée du premier exercice comptable ne correspond pas toujours à une année complète. Elle peut s’étendre sur plusieurs jours, plusieurs semaines ou plusieurs mois. En effet, une entreprise peut être créée à tout moment de l’année. Dans le cas d’un premier exercice comptable, la date de début de l’exercice comptable correspond à sa date d’immatriculation.

La date de clôture est choisie librement par le fondateur de l’entreprise. La durée du premier exercice comptable est variable. La seule condition est qu’il ne peut pas dépasser deux fois la date du 31 décembre. Cet exercice ne peut donc pas excéder une période de deux ans.

Le fondateur peut choisir la date de clôture la plus adaptée à sa situation :

  • Si l’entreprise est créée en septembre, il peut opter pour un exercice de 4 mois afin d’aligner son exercice comptable sur une année civile.

  • Pour une entreprise créée au même moment, mais dont l’activité est susceptible de démarrer doucement ou si des pertes sont envisagées, il est préférable d’opter pour un exercice de 16 mois.

Vous l’avez compris, il est possible d’aligner la date de clôture sur l’année civile ou de créer un décalage si nécessaire. L’objectif est de faire le meilleur choix possible pour lancer sereinement son projet de création d’entreprise et lui donner toutes les chances de perdurer. Il ne faut pas hésiter à solliciter l’aide d’un expert comptable afin de définir la durée adéquate pour son premier exercice comptable.

La durée des autres exercices comptables

À partir du deuxième exercice comptable, la durée est toujours de 12 mois consécutifs. Bien souvent, ils s’étendent du 1er janvier au 31 décembre. Néanmoins, le gérant d’une entreprise a la possibilité de choisir d’autres dates s’il le souhaite. C’est souvent le cas des organisations dont l’activité est saisonnière, ces dernières préférant souvent préparer leurs documents fiscaux à une période de l’année plus calme pour elles. C’est par exemple le cas des stations de ski dont l’exercice comptable s’étend du 1er avril au 30 mars.

Achever un exercice comptable en cours d’année est également intéressant si une partie de l’activité est réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il est préférable de clôturer l’exercice après le 31 décembre.

Peut-on modifier la durée d’un exercice ?

La durée d’un exercice comptable est inscrite dans les statuts de l’entreprise. Celle-ci peut être modifiée : elle peut être rallongée ou raccourcie. Définir une date de début et de clôture d’un exercice n’est donc jamais une décision immuable.

La modification doit être demandée à l’occasion d’une assemblée générale extraordinaire. Seule cette assemblée peut modifier les statuts de l’entreprise, puis déposer la demande au greffe du tribunal de commerce. Plusieurs documents doivent être fournis, à savoir :

  • Un formulaire de déclaration de modification.

  • Une copie des statuts mis à jour.

  • Une copie du procès-verbal de l’assemblée décisionnaire.

  • Une procuration si le dépôt est effectué par un tiers.

La demande de modification des dates d’ouverture et de clôture d’un exercice comptable doit être justifiée. Démontrer le déficit d’un exercice ne suffit pas. Si elle est acceptée, la modification des statuts et l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés sont effectuées dans un délai d’un mois suite à l’assemblée.

Bien sûr, il n’est pas possible de définir une date de clôture déjà passée. Il faut soit choisir une date postérieure à la date actuelle, soit attendre le prochain exercice comptable pour effectuer cette modification.

Comment clôturer un exercice comptable ?

Clôturer un exercice comptable nécessite d’établir certains documents obligatoires dont le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces documents constituent des indicateurs, tant pour l’entreprise elle-même que pour la comptabilité publique. Ils permettent d’établir un état des lieux des ressources et du patrimoine de l’entreprise, mais aussi de ses performances. Ces documents attestent de l’état de son actif. Ils détaillent les mouvements financiers de l’entreprise. En effet :

  • Le bilan constitue une photographie du patrimoine de l’entreprise, à savoir de son actif et de son passif.

  • Le compte de résultat effectue la balance entre les produits et les charges de l’entreprise. Ce document permet de savoir si l’exercice est positif ou négatif.

  • L’annexe comptable : permet de faciliter la compréhension du bilan ou du compte de résultat.

À la clôture de l’exercice, les documents comptables doivent être fermés et archivés. De nouveaux documents doivent être tenus dès l’ouverture de l’exercice comptable suivant.

Si la clôture d’un exercice comptable implique d’établir des comptes annuels, elle est aussi l’occasion de produire d’autres documents comme le tableau des Soldes intermédiaires de gestion (SIG).

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