L’exercice comptable : durée, opérations et clôture

Exercice comptable : définition

Qu'est-ce que l'exercice comptable ?

Un exercice comptable correspond à la période durant laquelle une société est tenue d'enregistrer chaque mouvement affectant son patrimoine (achats, dépenses, etc.) en vue d’établir les comptes annuels à la fin de la période. Selon l’article L.123-12 du Code de commerce, toute entreprise doit tenir une comptabilité pour enregistrer ses mouvements financiers, établir des comptes annuels et procéder à l’inventaire de son actif et de son passif.

En dehors des micro-entreprises, toutes les organisations ont l’obligation de réaliser un exercice comptable. Ce dernier doit être défini dans les statuts de l’entreprise. Doivent notamment y figurer la date de début de l’exercice comptable et sa date de clôture.

À quoi sert-il ?

L’exercice comptable permet d’enregistrer en comptabilité chaque opération réalisée par l’entreprise. Il permet ainsi de déterminer le résultat de l'entreprise, qui sera soumis à l'impôt sur les bénéfices.

Utile au chef d’entreprise qui s’en sert dans le cadre de sa prise de décision, l’exercice comptable est également nécessaire aux partenaires financiers. Ces derniers doivent être en capacité de suivre régulièrement l’évolution de l’activité générée par l’entreprise. Ils apprécient ainsi le résultat annuel de l’organisation. L’État peut également se servir de ce document pour établir des indicateurs économiques comme le PIB.

Ce sont ainsi les partenaires financiers, les associés ou encore l’administration fiscale qui doivent pouvoir consulter les comptes annuels de l’entreprise et la liasse fiscale afin de visualiser l’évolution de l’entreprise.

Quelle est la période de l’exercice comptable ?

12 mois. La durée d’un exercice comptable coïncide généralement avec l’année civile. Les dates de début et de clôture peuvent toutefois diverger.

Quand commence exercice comptable ?

La durée du premier exercice comptable ne correspond pas toujours à une année complète. Elle peut s’étendre sur plusieurs jours, plusieurs semaines ou plusieurs mois. En effet, une entreprise peut être créée à tout moment de l’année. Dans le cas d’un premier exercice comptable, la date de début de l’exercice comptable correspond à sa date d’immatriculation.

Quand se termine l'exercice comptable ?

La date de clôture est choisie librement par le fondateur de l’entreprise. La durée du premier exercice comptable est variable. La seule condition est qu’il ne peut pas dépasser deux fois la date du 31 décembre. Cet exercice ne peut donc pas excéder une période comptable de deux ans.

Le fondateur peut choisir la date de clôture la plus adaptée à sa situation :

• Si l’entreprise est créée en septembre, il peut opter pour un exercice de 4 mois afin d’aligner son exercice comptable sur une année civile.
• Pour une entreprise créée au même moment, mais dont l’activité est susceptible de démarrer doucement ou si des pertes sont envisagées, il est préférable d’opter pour un exercice de 16 mois.

Il est possible d’aligner la date de clôture sur l’année civile ou de créer un décalage si nécessaire. L’objectif est de faire le meilleur choix possible pour lancer sereinement son projet de création d’entreprise et lui donner toutes les chances de perdurer. Il ne faut pas hésiter à solliciter l’aide d’un expert comptable afin de définir la durée adéquate pour son premier exercice comptable.

Pourquoi l'exercice comptable dure 12 mois ?

À partir du deuxième exercice comptable, la durée est toujours de 12 mois consécutifs. Bien souvent, ils s’étendent du 1er janvier au 31 décembre. Néanmoins, le gérant d’une entreprise a la possibilité de choisir une autre date. Cela peut s'avérer intéressant pour les secteurs dont l'activité est fortement liée à la saisonnalité, comme le tourisme ou l'hôtellerie-restauration.

Clôturer un exercice comptable en cours d’année est également intéressant si vous réalisez le plus gros de votre activité en fin d'année. Si vous vendez des fournitures scolaires ou des décorations de Noël par exemple. Dans ce cas, il est préférable de clôturer l’exercice après le 31 décembre.

Peut-on modifier la durée d’un exercice ?

La durée d’un exercice comptable est inscrite dans les statuts de l’entreprise. Mais elle peut être rallongée ou raccourcie. Définir une date de début et de clôture d’un exercice n’est donc jamais une décision immuable.

La modification doit être demandée à l’occasion d’une assemblée générale extraordinaire. Seule cette assemblée peut modifier les statuts de l’entreprise, puis déposer la demande au greffe du tribunal de commerce. Pour déposer la demande, il faut fournir les documents suivants :

• Un formulaire de déclaration de modification.
• Une copie des statuts mis à jour.
• Une copie du procès-verbal de l’assemblée décisionnaire.
• Une procuration si le dépôt est effectué par un tiers.

La demande de modification des dates d’ouverture et de clôture d’un exercice comptable doit être justifiée. Démontrer le déficit d’un exercice ne suffit pas. Si elle est acceptée, la modification des statuts et l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés sont effectuées dans un délai d’un mois suite à l’assemblée.

Bien sûr, il n’est pas possible de définir une date de clôture déjà passée. La date doit être postérieure à la date actuelle. Soit attendre le prochain exercice comptable pour effectuer cette modification.

Comment clôturer un exercice comptable ?

Qu'est-ce qu'une clôture d'exercice ?

Dans le jargon comptable, la clôture correspond à l'achèvement des enregistrements comptable, le rassemblement des pièces justificatives ainsi que l'ensemble des opérations qui permettent d'éditer le bilan de la société.

Clôturer un exercice comptable consiste à établir certains documents obligatoires :

• Le bilan comptable ;
• Le compte de résultat ;
• L’annexe ;

Ces documents constituent les états financiers. Pour la direction comme pour l'administration fiscale, ils servent d'indicateurs pour faire l'état des lieux des ressources et du patrimoine de l’entreprise, mais aussi de ses performances. Ils détaillent les mouvements financiers de l’entreprise, présentés sous différents angles :

• Le bilan constitue une photographie du patrimoine de l’entreprise, à savoir de son actif et de son passif.
• Le compte de résultat effectue la balance entre les produits et les charges de l’entreprise. Ce document permet de savoir si l’exercice est positif ou négatif.
• L’annexe comptable : permet de faciliter la compréhension du bilan ou du compte de résultat.

Lors de la clôture d'exercice, les documents comptables de l'année écoulée sont fermés et archivés. De nouveaux documents sont ouverts dès l’ouverture de l’exercice comptable suivant. Cette opération s'appelle la séparation des exercices, souvent abrégée en cut-off comptable.

Dans les cabinets d'expertise-comptable, la clôture d''exercice est synonyme de pic d'activité. Aussi, pour mieux anticiper la clôture des comptes, de nombreux cabinets d'expertise-comptable effectuent une pré-clôture, ou hard close. Cette pratique consiste à clôturer certains comptes au 30 novembre, en laissant seulement les derniers arbitrages pour la fin.