Cut-off en comptable : où commence la vraie comptabilité

Cut off : définition

Rattaché à la clôture des comptes, le cut-off consiste rattacher chaque produit et charge à l'exercice comptable correspondant. Durant le cut-off, les équipes comptables vont reprendre l'ensemble des opérations comptables effectuées au cours de l'exercice, à savoir :

• Factures non parvenues (FNP)
• Avoirs à recevoir (AAR)
• Factures à établir (FAE)
• Avoirs à établir (AAE)
• Charges à payer (CAP)
• Produits à recevoir (PAR)
• Charges constatées d’avance (CCA)
• Produits constatés d’avance (PCA)

Toutes ces opérations sont ensuite regroupées et classifiées au sein du Fichier des Écritures Comptables (FEC). L'objectif étant de rendre chaque exercice inaltérable, indépendant et exhaustif, afin de pouvoir le clôturer et entamer le suivant. C'est le cut-off qui met le point final à l'exercice comptable.

L'arrêté du 11 janvier 1990 relatif à la terminologie économique et financière décrit le cut-off comme la procédure de séparation des exercices, autrement dit les "procédures utilisées lors de l'arrêté des comptes et permettant d'affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l'exécution est proche de la date de clôture."

Notons que la notion de cut-off n'est pas exclusive au secteur comptable : on trouve des procédures cut-off en logistique (relatives à la livraison), en finance (cut-off bancaire), etc.

Cut-off comptable : où commence la vraie comptabilité

Parce qu'il offre un instantané stable des comptes de l'entreprise à un moment donné, le cut-off est l'un des outils les plus importants entre les mains d'un directeur financier ou d'un contrôleur financier.

Un instrument de contrôle financier et de gestion

Le cut-off peut être utilisé comme un instrument de contrôle par les entreprises et les auditeurs. Le DAF ainsi que le contrôleur de gestion, l'utilisent pour s'assurer que toutes les transactions sont enregistrées avec exactitude dans les livres.

Il est facile de repérer les écarts entre les montants facturés et ce qui a été effectivement livré dans les entreprises qui vendent des marchandises grâce à l'analyse des stocks et des livraisons. C'est beaucoup plus complexe avec les prestations de services, car l'avancement des services incorporels ne peut être déduit de la simple analyse des inventaires et des livraisons liés à la période comptable. Dans ces sociétés, il n'est pas rare de procéder à un cut-off mensuel.

Une aide à la prise de décision stratégique

Le cut off, en audit, garantit que les décisions prises à un moment donné sont reflétées dans les comptes. Cette visualisation à l'instant T permet aux directions financières de prendre du recul sur leur méthodes de gestion et leur processus de production.

En plus de sa fonction comptable, le cut-off devient un outil essentiel pour la prise de décision à différents niveaux de l'entreprise :

• Assurer la légalité et la stabilité des comptes ;
• Donner un système d'alerte précoce pour les problèmes potentiels ;
• Préparer les audits et les rapports financiers pour les investisseurs et analystes ;
• Contrôler les flux de trésorerie
• Planifier les ventes et les achats ;

Le reflet de la "vraie" performance de l'entreprise

Au sein d'une organisation, il n'est pas toujours facile de calculer correctement les montants en suspens. Dans les secteurs qui ont fréquemment recours à la gestion par affaire (par exemple, l'ingénierie et la construction), il peut être difficile d'identifier tous les montants en suspens d'un contrat donné (montants dus par d'autres pour des éléments tels que les pièces détachées et la maintenance). Idem pour les sous-traitants qui ne reçoivent qu'une partie de leurs honoraires de l'entrepreneur principal.

Ce manque de visibilité sur les flux financiers en cours fausse les résultats de l'entreprise. Des ratios positifs peuvent cacher des retards de paiement et des factures en souffrance par exemple.

Dans ces entreprises, DAFs et RAFs ont largement recours aux cut-offs pour calculer les encours et pondérer les résultats enregistrés sur chacune des transations. Le cut-off comptable offre un moyen plus précis de mesurer la "vraie" performance de l'entreprise, (ce qu'elle doit gagner en théorie) chaque mois, plutôt que de se baser uniquement sur les chiffres bruts.

Rapprochement des écritures comptables : la clé pour un cut-off efficace

La clé d'un cut-off efficace repose sur l'efficacité de la gestion des engagements, c'est-à-dire le rapprochement entre les commandes et les factures. Il s'agit d'un processus très important dans le domaine de la comptabilité, car il assure un niveau élevé de transparence et de fiabilité : si vous savez ce que vous avez vendu, vous pouvez être certain que vos états financiers reflètent la réalité.

L'identification de tous vos engagements n'est pas toujours simple, en particulier lorsque plusieurs fournisseurs sont impliqués. C'est par exemple le cas si vous traitez avec des fournisseurs différents à partir du même compte bancaire, ce qui complique la différenciation des factures lors de la préparation de vos comptes.

Automatiser les opérations de cut-off fournisseurs

La solution consiste à utiliser un logiciel conçu spécifiquement pour la gestion des factures fournisseurs, compatible avec votre logiciel de comptabilité. Ces outils intègrent aussi des fonctionnalités de gestion et de traitement, comme :

• Le rapprochement des factures et des bons de commande ;
• Le détection des factures en double
• Le lettrage des comptes clients et fournisseur
• La génération du Fichier des écritures comptables (FEC) aux normes du livre des procédures fiscales
• Le solde des comptes comptables
• La répartition des dépenses par catégories
• La balance âgée
• L'export des axes analytiques

Ces solutions peuvent identifier automatiquement chaque facture impayée en fonction de sa date de paiement ou de sa date d'échéance (selon que vous utilisez la comptabilité d'exercice ou de caisse).

Elles vous permettent également de créer facilement des règles personnalisées afin que les factures non enregistrées soient mises en évidence et affichées avec les détails qui les concernent (par exemple, le nom du fournisseur, la date d'échéance, etc.

Foire aux questions

Comment annuler une opération en comptabilité ?

La législation interdit l'annulation pure et simple des opérations comptables. Le seul moyen de revenir sur une opération déjà saisie, comme une facture comptabilisée en double par exemple, est de l'extourner (passer les écritures comptables en sens inverse).

Comment comptabiliser les factures non parvenues ?

Les Factures Non Parvenues (FNP) correspondent à des services effectués / des biens livrés par le fournisseur, mais pour lesquels l'entreprise n"a pas reçu de facture lors de la clôture d'exercice. Lisez notre article pour découvrir comment comptabiliser une facture non parvenue.

Quel est le compte pertes et profits ?

Le compte pertes et profits (profits & loss ou P&L en anglais) est l'autre nom donné au compte de résultat.