Comment annuler une facture comptabilisée en double

FICHE PRATIQUE

Comment annuler une facture comptabilisée en double ?

Les doublons de facture sont courants en comptabilité. Ces duplicatas, souvent difficiles à identifier, entraînent des paiements en double, et faussent la dette fournisseur. Comment faire pour annuler une facture comptabilisée en double ?

En comptabilité, une fois l’écriture enregistrée, il n’est plus possible de la supprimer. Le seul moyen d’effacer une opération comptable, c’est de l’extourner. C’est-à-dire de passer d’une écriture inverse à l’écriture initiale (on parle aussi de contre-passation). Donc, si une facture a été comptabilisée deux fois, il va falloir la repasser dans le sens inverse, exactement comme elle avait été saisie :

  • Débit devient crédit ;

  • Crédit devient débit.

Procédez comme s’il s’agissait d’un avoir. La comptabilisation de l’annulation de la facture fournisseur se présente sous cette forme : ANNUL FXXX PASSÉE 2 FOIS

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COMMENT ANNULER UNE FACTURE FOURNISSEUR EN COMPTABILITÉ ?

Il n'est pas possible d'annuler ou de supprimer une facture fournisseur une fois qu'elle est éditée et envoyée. Refaire une nouvelle facture, même avec un numéro différent, va générer une incohérence entre les deux comptabilités (client et fournisseur). En cas de contrôle par les services de l'administration fiscale, ce type d'anomalie peut être assimilé à une tentative de fraude, et lourdement pénalisé. On peut cependant la rectifier. La marche à suivre diffère selon que la facture a déjà été payée ou non.

  • La facture est déjà payée : la seule solution est de faire un avoir pour annuler une facture acquittée.

  • La facture est en attente de paiement : pour annuler une facture non payée, éditez une facture rectificative et informez le client que celle qu'il a reçue est nulle.

Pour plus d'informations sur ces démarches, reportez-vous à notre fiche pratique : Comment annuler une facture fournisseur en comptabilité ?

COMMENT COMPTABILISER UNE ERREUR DE FACTURATION ?

Une erreur de facturation survient lorsque le montant réellement réglé est différent de celui indiqué sur la facture. On constate alors un écart de règlement.

Ces écarts apparaissent généralement au moment du lettrage. Selon leur nature (charge ou produit), ils sont comptabilisés dans le compte :

  • Compte 658 « Charges diverses de gestion courante »

  • Compte 758 « Produits divers de gestion courante »

C’est la procédure la plus fréquente, elle concerne les « petits » écarts de règlement (quelques euros tout au plus). Pour les écarts importants, on utilise les comptes de charges et produits exceptionnels (67 et 77).

Les charges exceptionnelles se répartissent en 2 catégories :

  • Compte 671 : charges exceptionnelles sur opérations de gestion (sinistre, malus fiscal…)

  • Compte 675 : charges liées aux opérations en capital (cession d’immobilisations…)

Quant aux produits exceptionnels, ils sont inscrits au crédit des comptes suivants :

  • Compte 771 : produits exceptionnels sur opérations de gestion ;

  • Comptes 775 : produits des cessions d’éléments d’actifs ;

  • Compte 777 : quote-part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice ;

  • Compte 778 : autres produits exceptionnels lorsqu’ils concernent les opérations en capital.

COMMENT ÉVITER LES DOUBLONS DE FACTURE ?

1/ Utiliser la facture électronique

La grande majorité des erreurs en comptabilité sont dues à la saisie manuelle des documents. Pour y remédier, la plupart des ERP et solutions de gestion des factures fournisseurs sont capables de détecter automatiquement les factures en double, et de bloquer la saisie de la deuxième facture le cas échéant.

2/ Nommez et classes toutes vos factures dès réception

Cela dit, le risque zéro n’existe pas. S’il est relativement simple pour un PGI de déceler deux factures parfaitement identiques, c’est beaucoup plus difficile lorsqu’elles affichent des éléments différents. Une virgule mal placée, un numéro de facture différent, suffit à comptabiliser deux fois la même facture.

ASTUCE

Soyez particulièrement vigilant(e) sur la nomenclature et la numérotation de vos factures, et utiliser un système de classement suffisamment lisible pour détecter rapidement les éventuels duplicatas.

3/ SOYEZ VIGILANT LORS DE LA CLÔTURE DES COMPTES

C’est généralement à l’occasion de la clôture annuelle des comptes qu’on réalise les erreurs.

Il arrive aussi que, lorsqu’il reçoit son paiement en double, ce soit le fournisseur lui-même qui avertisse l’entreprise. La vigilance des équipes comptables constitue aussi un rempart, mais beaucoup de factures en double parviennent malgré tout à passer outre les procédures de contrôle.

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