Le lettrage comptable des comptes clients et fournisseurs

Lettrage comptable : définition

En comptabilité, le lettrage comptable consiste à faire le rapprochement entre une facture et son règlement. Cette opération sert à suivre l’état du règlement des factures. Elle tire son nom de la codification utilisée, basée sur une combinaison de lettres. Concrètement, cette opération consiste à attribuer une ou plusieurs lettres à deux mêmes lignes d’écritures pour les associer à une même saisie comptable de sorte qu’un débit = un crédit.

Lorsque toutes les lignes d’écriture d’un compte sont pourvues d’une lettre ou d’une combinaison de lettres, on dit qu’elles sont rapprochées. Toutes les lignes non lettrées peuvent être identifiées, tant dans les comptes clients que fournisseurs, pour vérifier s’il s’agit d’une erreur ou d’un retard de paiement. Le lettrage comptable participe également à la préparation de la clôture d’un exercice comptable.

Quels sont les comptes qui se lettrent ?

Surtout utilisée pour les comptes clients (compte 41) et fournisseurs (comptes 40), et parfois pour d’autres comptes de la classe 4, cette opération vise à rapprocher les factures enregistrées avec les règlements correspondants.

Ce qui permet ensuite à l’expert-comptable de s’assurer de l’émission ou de la réception d’un paiement pour chaque facture. C’est également elle qui permet d’identifier les factures en cours de paiement et celles qui comportent des erreurs.

Le lettrage comptable n’est pas obligatoire. Toutefois, cette opération est vivement recommandée dans la mesure où elle permet d’identifier aisément les factures en attente de paiement.

Bon à savoir : une autre méthode existe : le rapprochement comptable, qui consiste à associer les écritures passées en comptabilité avec celles passées en banque. Cette opération n’a pas d’incidence sur la comptabilité de l’entreprise. Il s'agit juste d'un moyen utilisé pour se rappeler que deux opérations sont liées l’une à l’autre.

Quel est le but du lettrage ?

Il facilite l’analyse des saisies comptables et permet de suivre l’activité de l’entreprise de manière rigoureuse. Une fois qu’une écriture est marquée d’une lettre, il est facile de distinguer celles qui ont participé à une saisie comptable de celles qui restent sans association, et qui n’ont donc pas été réglées.

Constater les retards de paiement

Lorsque le délai de paiement n’a pas encore été dépassé, l’entreprise peut programmer ses relances clients. À l’inverse, elle peut lancer une procédure de recouvrement des impayés.

Cette opération important pour assurer la gestion des factures fournisseurs. En effet, un paiement en temps et en heure contribue à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Il participe ainsi à la réussite de son entreprise. Attention, une facture en attente de règlement ne doit pas nécessairement être traitée au plus vite. Elle doit faire l’objet d’une analyse pour déterminer quel est le meilleur moment pour la régler.

En effet, régler trop vite une facture fournisseur peut avoir un impact négatif sur la trésorerie, en particulier si certains clients sont en retard de paiement. Vous l’aurez compris, le lettrage comptable est un excellent outil pour optimiser ses règlements fournisseurs.

Vérifier les erreurs en comptabilité

Le lettrage comptable permet également d’identifier les erreurs présentes dans la comptabilité de l’entreprise pour les régler au plus vite. La nature des erreurs peut être variée. Il peut s’agir :

• D’une erreur d'imputation comptable
• De l’affectation d’un règlement à un mauvais client
• D’une opération non justifiée par un document comptable
• D’un règlement fournisseur effectué en double…

Pour rester au plus près de leur trésorerie, et éliminer toute erreur ou anomalie potentielle, le lettrage comptable est le meilleur rempart.

Préparer la clôture d’un exercice comptable

Le lettrage comptable facilite l'édition des états financiers et la clôture de l’exercice comptable annuel. Il simplifie les opérations d’audit et de contrôle interne. Présenter une comptabilité lettrée fait bonne impression et est synonyme de bonne gestion de la facturation. À l’inverse, ne pas procéder au lettrage comptable peut être synonyme de négligence de la part de l’entreprise.

Comment fonctionne le lettrage comptable ?

La méthode de lettrage consiste à attribuer une même lettre, ou une même combinaison de lettres, à une facture des comptes clients ou fournisseurs et au paiement qui lui correspond.

Exemple de lettrage

Ce même marquage est ainsi attribué aux mouvements qui sont égaux, mais dont l’un est inscrit au débit et l’autre au crédit pour le même client. À titre d’exemple, si les lettres « AA » sont indiquées pour une facture éditée pour un client X, il faudra attribuer le même marquage au paiement de cette facture. Par exemple :

Deux façons de réaliser le lettrage des comptes de tiers :

• Manuellement
• De façon automatisée

Selon le type de lettrage, la procédure sera plus ou moins fiable.

Lettrer les comptes manuellement

On analyse les comptes clients et fournisseurs pour associer chaque facture à son règlement. Toutes les écritures comptables doivent donc être passées au crible, à la main. Il faut pointer, puis lettrer chaque facture correspondante. À l’issue de quoi, l’ensemble des factures marquées doit concorder avec l’ensemble des comptes fournisseurs et clients identifiés.

Le lettrage manuel est travail fiable, mais chronophage. Il est donc nécessaire de le réaliser régulièrement et ne pas attendre la clôture de l’exercice pour éviter d’avoir trop de comptes de tiers à lettrer.

C’est la méthode qui est généralement retenue par les petites et les moyennes entreprises. Si vous décidez d’opter pour cette méthode, mais que vous n’êtes pas sûr(e) de vous, n’hésitez pas à confier cette tâche à votre comptable ou à votre expert-comptable pour limiter le risque d’erreur.

Lettrer les comptes de façon automatisée

Le lettrage comptable peut se faire de manière automatique au moyen d'un logiciel comptable. Ce dernier lie automatiquement les factures aux règlements afférents. Les écritures comptables sont traitées en nombre, à partir de critères variés comme :

• Le montant : pour rapprocher les écritures qui affichent un montant similaire.
• Le solde nul : les écritures sont rapprochées de sorte que le solde au débit et le solde au crédit soient égaux à 0.
• Le numéro de pièce : entre les lignes d’écriture qui présentent des numéros de pièce similaires.

Il s’agit d’une méthode rapide qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. En vous offrant une meilleure maîtrise de votre rapprochement comptable, cet outil vous évite d’envoyer des relances et des lettres de rappel inopportunes.

Si plusieurs factures présentent le même montant, il y a risque d'erreur. En effet, le logiciel ne pourra pas faire de distinction entre deux factures d’un même montant éditées le même jour pour un même client. Pour éviter tout problème, le lettrage automatique doit être réalisé sous la supervision d’un professionnel qui pourra contrôler les informations indiquées.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre lettrage comptable et rapprochement bancaire ?

Le lettrage des comptes de tiers consiste à contrôler les comptes de tiers en rapprochant les justificatifs de paiement de leurs règlements, par exemple :

• les règlements fournisseurs avec les factures ;
• Les encaissements clients avec les factures ;
• Le versement des salaires avec les bulletins ;
• Etc.

Le rapprochement bancaire, quant à lui, consiste à contrôler la réciprocité du relevé de compte envoyé par la banque et le compte 512 "Banque" tenu par la comptabilité de l’entreprise. Cette opération est primordiale du fait des différences dues aux décalages de date d’enregistrement des opérations ou aux erreurs de saisie.

Quelle est la différence entre le lettrage et le pointage ?

Le lettrage associe deux ou plusieurs écritures dont la somme des montants est nulle (Sommes des débits = somme des crédits). Le pointage n’a pas cette contrainte. Il consiste en une association d’écritures, peu importe l’équilibre des montants.