À quoi sert le fichier des écritures comptables ?

À quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) recense toutes les écritures comptables de l’entreprise par ordre chronologique. En cas de contrôle fiscal, il doit obligatoirement être transmis à l’administration. C’est ce fichier qui permet de vérifier la régularité de la déclaration de revenus déposée par l’entreprise. Il n’est pas utilisé par le dirigeant de l’entreprise, mais par le vérificateur de comptabilité (commissaire aux comptes, expert-comptable) qui s’en sert comme base de départ pour l’examen de conformité fiscale. Il peut d’ailleurs exiger un document pour chacune des périodes concernées par le contrôle fiscal.

Le FEC permet au vérificateur de comptabilité de s’assurer que les déclarations fiscales concordent avec les documents comptables de l’entreprise, via le détail les transactions.

Fichier des écritures comptables : exemple

Voici un exemple de fichier des écritures comptables au format Excel :

Où trouver le fichier DES ÉCRITURES COMPTABLES (FEC) ?

Le FEC est généré directement par le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Soit par le dirigeant, soit par l’expert-comptable. Il peut être sauvegardé sur

• Un CD ou un DVD utilisant le système de fichiers UDF et/ou ISO 9660
• Un fichier structuré, codé en XML, respectant la structure du fichier XSD

Il est ensuite remis au vérificateur de comptabilité dès sa première visite sur place. Après utilisation, il est détruit.

Fichier des écritures comptables : QUE DIT LE bofip ?

Le I de l’article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF) prévoit que « le contribuable satisfait à son obligation de représentation de sa comptabilité en remettant une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée répondant aux normes fixées par l’article A. 47 A-1 du LPF (BOI-CF-IOR-60-40-10). »

Fichier FEC : UNE obligation POUR TOUTES LES ENTREPRISES ?

Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen d’un système informatisé doivent produire un fichier des écritures comptables en cas d’audit comptable. En cas de contrôle fiscal, les services de l’administration peuvent exiger de consulter le FEC pour vérifier la comptabilité. Votre société est concernée si :

• Elle est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) ;
• Vous percevez des Bénéfices Industriels Commerciaux (BIC), des Bénéfices non Commerciaux (BNC) ou des Bénéfices Agricoles (BA).

Seules les micro-entreprises et les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) dont les associés sont des personnes physiques n’ont pas à produire et transmettre un fichier des écritures comptables.

Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui font l’objet d’une vérification de comptabilité doivent obligatoirement produire un fichier des écritures comptable.

Quelles sont les écritures comptables contenues dans le fichier ?

Le fichier des écritures comptables doit intégrer l’ensemble des opérations comptables et des écritures qui figurent dans les différents journaux comptables de l’entreprise. Ces données doivent être celles d’un même exercice comptable., rassemblées lors de la procédure de séparation des exercices (cut-off en anglais). Elles doivent être intégrées au fichier des écritures comptables par ordre chronologique :

1. Le code journal de l’écriture comptable et son libellé ;
2. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
3. La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
4. Le numéro et le libellé de compte ;
5. Le numéro de compte auxiliaire et son libellé ;
6. La référence de la pièce justificative et sa date ;
7. Le libellé de l’écriture comptable ;
8. Les montants au débit et au crédit ;
9. Le lettrage de l’écriture comptable ;
10. La date de lettrage ;
11. La date de validation de l’écriture comptable ;
12. Le montant en devise ;
13. L’identifiant de la devise.

Si l’un des éléments précédents n’a pas été employé par l’entreprise, elle peut laisser les champs correspondants vides. Attention à ne mettre ni espace ni zéro.

De même, l’entreprise peut accompagner l’envoi du fichier d’une notice explicative pour l’administration. Non obligatoire, cette dernière permet à l’entreprise d’apporter des informations complémentaires sur la méthodologie appliquée la comptabilité par exemple (générale ou analytique).

Vous pouvez le produire vous-même sur votre logiciel de comptabilité, et le rééditer à tout moment. Mais dans un souci de gain de temps, demandez à votre expert-comptable de produire le FEC. Il est conseillé de le faire à la clôture de chaque exercice comptable. En effet, les délais en cas de contrôle fiscal étant courts, vous aurez l’esprit serein si vous êtes déjà en possession de ce document.

Comment vérifier la conformité de son fichier des écritures comptables ?

Comment lire un fichier FEC ?

Le fichier FEC est édité dans un format standardisé : il se compose d’une série de caractères appartenant à l’un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC. Pour un œil humain, il est illisible.

Pour s’assurer de la validité du FEC, faites-le valider par votre expert-comptable. Si vous n’en avez pas, la DGFIP met à disposition des entreprises un logiciel, disponible en téléchargement libre, leur permettant de contrôler le respect des normes édictées : « Test Compta Demat ».

En cas de non-conformité du fichier, ou de non-présentation aux services de l’administration, l’entreprise s’expose à des sanctions. Si les services des impôts constatent effectivement des irrégularités, l’entreprise peut écoper d’une amende et d’une réévaluation des bases d’imposition. Ajoutons que, en tant que dirigeant(e) d’entreprise, votre responsabilité personnelle peut être engagée.

Bon à savoir : si l’entreprise ne présente pas son fichier des écritures comptables dans un délai de 15 jours après qu’elle ait reçu un avis d’examen de comptabilité, elle s'expose à une amende de 5 000 €.

Foire aux questions

Comment enregistrer les écritures comptables ?

Les écritures comptables sont enregistrées dans la comptabilité par le biais de la saisie comptable. Celle-ci peut être manuelle ou automatisée.

Comment dit-on fichier des écritures comptables en anglais ?

La traduction la plus exacte est "journal entries file".