fichier des écritures comptables

À quoi sert le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables est un document dématérialisé à présenter en cas de contrôle fiscal. Il permet d’assurer la sincérité des comptes tenus par l’entreprise. Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ? À quoi sert-il ? Libeo vous dit tout sur ce document particulier.

Pourquoi produire un fichier des écritures comptables ?

Fichier des écritures comptables : définition

Le fichier des écritures comptables est un document informatique unique. Il peut être sauvegardé sur un CD, une clé USB ou encore un disque dur externe. Il recense toutes les écritures comptables de l’entreprise par ordre chronologique.

Le fichier des écritures comptables est un document qui doit être obligatoirement transmis à l’administration en cas de contrôle fiscal. Il permet alors de vérifier la régularité de la déclaration de revenus réalisée par l’entreprise. Ainsi, il n’est pas utilisé par le dirigeant de l’entreprise pour améliorer sa gestion financière, mais par le vérificateur de comptabilité qui s’en sert comme base de départ pour le contrôle qu’il doit effectuer. Il peut d’ailleurs exiger un document pour chacune des périodes concernées par le contrôle fiscal.

Le fichier des écritures comptables permet au vérificateur de comptabilité de s’assurer que les déclarations fiscales effectuées par l’entreprise concordent avec les documents comptables qu’elle présente. Il peut alors observer dans le détail les transactions qui ont été passées par l’entreprise. Ce document lui offre un véritable gain de temps puisqu’il peut différer son contrôle de conformité afin de le réaliser depuis son propre bureau.

Bon à savoir : ce document doit être remis au vérificateur de comptabilité dès sa première visite sur place. Après utilisation, il est détruit.

Qui est concerné par ce document ?

Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité à l’aide d’un système informatisé doivent produire un fichier des écritures comptables en cas d’audit comptable. En cas de contrôle fiscal, les services de l’administration peuvent exiger ce document pour vérifier la comptabilité.

Votre société est concernée si :

  • elle est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) ;

  • vous percevez des bénéfices industriels commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA).

Seules les micro-entreprises et les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) dont les associés sont des personnes physiques n’ont pas à produire et transmettre un fichier des écritures comptables.

Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2014, les entreprises qui font l’objet d’une vérification de comptabilité doivent obligatoirement produire un fichier des écritures comptable.

Bien tenir sa comptabilité passe par un suivi optimal des factures. Pour ne plus perdre aucune donnée comptable, adoptez une solution de gestion des factures fournisseurs. Libeo facilite le paiement et la validation de toutes vos factures, ainsi que l’export vers la comptabilité grâce à des intégrations techniques avec des logiciels comme QuickBooks et Cegid.

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Que contient le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables doit être établi dans le respect des normes figurant à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Il doit intégrer l’ensemble des opérations comptables et des écritures qui figurent dans les différents journaux comptables tenus par l’entreprise. Ces données doivent être celles d’un même exercice comptable. Elles doivent être intégrées au fichier des écritures comptables par ordre chronologique :

  1. Le code journal de l’écriture comptable et son libellé ;

  2. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;

  3. La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;

  4. Le numéro et le libellé de compte ;

  5. Le numéro de compte auxiliaire et son libellé ;

  6. La référence de la pièce justificative et sa date ;

  7. Le libellé de l’écriture comptable ;

  8. Les montants au débit et au crédit ;

  9. Le lettrage de l’écriture comptable ;

  10. La date de lettrage ;

  11. La date de validation de l’écriture comptable ;

  12. Le montant en devise ;

  13. L’identifiant de la devise.

Si l’un des éléments précédents n’a pas été employé par l’entreprise, elle peut laisser les champs correspondants vides. Attention à ne mettre ni espace, ni de zéro.

De même, l’entreprise peut accompagner l’envoi du fichier d’une notice explicative pour l’administration. Non obligatoire, cette dernière permet à l’entreprise d’apporter des informations complémentaires sur la méthodologie appliquée pour tenir sa comptabilité par exemple.

Bon à savoir : pour simplifier les démarches, vous pouvez demander à votre expert-comptable de produire ce fichier. Vous pouvez aussi le générer vous-même sur votre logiciel de comptabilité, et le rééditer à tout moment. Néanmoins, il est conseillé de générer ce document à la clôture de chaque exercice comptable. En effet, les délais étant courts en cas de contrôle fiscal, vous aurez l’esprit serein si vous êtes déjà en possession de ce document.

Comment vérifier la conformité de son fichier des écritures comptables ?

Lorsqu’elle établit sa comptabilité de manière informatisée, l’entreprise doit utiliser un logiciel de comptabilité qui permet de produire un fichier des écritures comptables en bonne et due forme. Si c’est votre cas, vous pouvez vous assurer de la validité de votre document en utilisant l’outil de test des fichiers des écritures comptables mis en place par la Direction générale des Finances publiques (DGFIP).

Bon à savoir : vous pouvez également faire appel à un expert-comptable qui se chargera pour vous d’établir un fichier des écritures comptables conformes aux normes en vigueur.

En cas de non-conformité du fichier, ou de non-présentation aux services de l’administration, l’entreprise s’expose à des sanctions. Si les services des impôts constatent effectivement des irrégularités, l’entreprise peut écoper d’une amende et d’une réévaluation des bases d’imposition. Ajoutons que, en tant que dirigeant(e) d’entreprise, votre responsabilité personnelle peut être engagée.

Bon à savoir : si l’entreprise ne présente pas son fichier des écritures comptables dans un délai de 15 jours après qu’elle ait reçu un avis d’examen de comptabilité, une amende de 5 000 € peut lui être appliquée.

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