Qu'est-ce que la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité, ou gestion pré-comptable, désigne l’ensemble des tâches qui précèdent l’utilisation d’un logiciel comptable. Cette branche de la comptabilité recense toutes les activités pour lesquelles l’intervention de l’expert-comptable n’est pas indispensable. Autrement dit, tout ce qui sort de son périmètre.

Quelles sont les étapes de la pré-comptabilité ?

La pré-comptabilité doit être réalisée en amont de l’intervention de l’expert-comptable. Faire de la pré-comptabilité, c’est gérer les activités suivantes :

• Collecte des pièces comptables
• Contrôle et validation des pièces comptables
• Pointage comptable
• Préparation et l’approbation des paiements (pour les factures)
• Imputation comptable
• Mise à jour des journaux comptables (livre de recettes, registre des achats, etc.)
• Export des pièces comptables vers le logiciel de comptabilité

La gestion pré-comptable concerne l’ensemble des pièces justificatives utilisées en comptabilité : factures d’achats et de ventes, bons de commande et de livraisons, notes de frais, etc.

La pré-comptabilité est une partie essentielle du processus comptable. Elle simplifie le processus comptable en fournissant un ensemble de règles qui aident à contrôler, surveiller et gérer les activités en cours dans une organisation. Voici quelques raisons pour lesquelles les entreprises devraient s’engager dans une gestion pré-comptable :

• Elle enregistre les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent ;
• Elle garantit l’exactitude des informations financières ;
• Elle simplifie le travail de l’expert-comptable ;
• Elle permet de tenir des registres exacts ;
• Elle aide à mieux suivre les stocks et les dépenses ;
• Elle participe à la mise en place de l’automatisation des flux de paiement et plus généralement de la comptabilité.

La gestion pré-comptable fournit également une assistance en matière d’information et d’analyse financières qui peut être utilisée à des fins de prise de décision :

• Prévision des flux de trésorerie —Il s’agit de prévoir le montant des liquidités dont vous disposerez à différents moments de l’année.
• Budgétisation —La budgétisation consiste à fixer des objectifs pour les indicateurs clés de performance (ICP), tels que la marge bénéficiaire brute ou le retour sur investissement (RSI), sur une période donnée.
• Comptabilité analytique —La comptabilité analytique consiste à calculer le coût de production de chaque produit ou service.

L'objectif principal de la gestion pré-comptable est de réduire les erreurs manuelles. Cela permet de réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des factures et d'éliminer les erreurs dues à la saisie manuelle des données. Elle va généralement de pair avec l'automatisation des processus comptables.

L'automatisation du processus comptable consiste à supprimer toute étape du processus qui n'est pas intrinsèquement utile et à réduire la quantité d'interaction humaine. Cet objectif peut être atteint en utilisant la technologie pour réduire la saisie manuelle des données :

• Collecter automatiquement les pièces comptables ;
• Saisir les données contenues dans les documents via la reconnaissance automatique des caractères ;
• Suivre les factures à payer ;
• Déclencher les paiements ;
• Exporter les écritures comptables ;

Les logiciels de pré-comptabilité automatisent une grande partie des processus manuels liés à la gestion des factures, ce qui permet aux entreprises de se conformer plus facilement aux réglementations fiscales et d’accroître leur efficacité. Les entreprises gagnent ainsi des heures par semaine, qu’elles peuvent consacrer à d’autres projets ou tâches.

Un système de gestion pré-comptable joue le rôle d’intermédiaire entre les différents intervenants du processus post-achats (les fournisseurs, l’entreprise, l’expert-comptable, la banque et l’ERP) :

• Récupérer et acheminer les factures des fournisseurs vers la plateforme du client.
• Automatise la récupération des bons de commande depuis l’ERP.
• À partir des données des factures, mettre à jour les journaux d’achat de banque.
• Exporter les écritures comptables vers la comptabilité.
• Transmettre les libellés des transactions à la banque.

Schéma d'un processus comptable intégrant un logiciel de pré-comptabilité

La pré-comptabilité permet aux directions financières de simplifier le traitement des factures et mieux contrôler les flux de trésorerie.

Bien paramétrée, elle constitue un formidable outil de gestion, ,donnant aux dirigeants une visibilité sur les performances de leur entreprise pour prendre des décisions fondées sur des données réelles plutôt que sur des estimations ou projections.