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Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
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Notes de frais : à quoi sert-elle ?
Une note de frais est un document prouvant les dépenses professionnelles d'un salarié, remboursables par l'entreprise. Ces dépenses incluent généralement l'hébergement, les déplacements, les repas d'affaires et les frais kilométriques.
Pour obtenir le remboursement, les collaborateurs doivent donc soumettre une note de frais, accompagnée des justificatifs nécessaires.
Selon une étude Ifop, plus de 8 cadres français sur 10 réalisent des notes de frais.
Choisir le bon modèle de remboursement : frais réel ou au forfait ?
La note de frais répond à des obligations (comptables, sociales, fiscales) elles-mêmes évolutives. Les suivre est donc indispensable afin d’ajuster ses pratiques et rester en conformité avec la législation, sous risque de redressement fiscal ou social.
Il existe alors deux modèles de remboursement des frais professionnels : le remboursement au réel ou au forfait.
Remboursement au réel
L’employeur peut faire le choix de rembourser toutes les dépenses réellement engagées par le salarié, c’est que l’on appelle le remboursement au réel. Chaque dépense est ainsi remboursée intégralement. Le collaborateur doit donc avancer sa note de frais afin de payer ses dépenses qui lui seront remboursées ultérieurement par son employeur.
Pour cela, l’employé doit être en mesure de conserver chaque reçu ou facture pour justifier ses dépenses. C’est ici que la note de frais intervient. Ce modèle nécessite une vérification minutieuse des pièces justificatives fournies par chaque salarié.
Il arrive que dans de nombreux cas, certains manquements à ces obligations entraînent la requalification de la dépense en cotisations sociales.
Bon à savoir : 53% des salariés déclarent que leur entreprise les rembourse en moins de deux semaines, tandis que 47% mentionnent des délais supérieurs, dont un tiers entre deux et quatre semaines et 14% au-delà de quatre semaines, selon une étude Ifop.
Remboursement au forfait
A contrario, l’employeur peut aussi rembourser les notes de frais au forfait. Dans ce cas précis, l’entreprise fixe une somme allouée à chaque employé pour réaliser ses dépenses professionnelles. L’employé devient donc seul responsable de ses frais engagés, ce qui simplifie la gestion des notes de frais puisqu'il n'est pas nécessaire pour lui de fournir des justificatifs pour chaque dépense.
Deux options existent pour ce régime particulier :
- le forfait jour qui exige de définir l’enveloppe allouée conformément aux barèmes de l’URSSAF ;
- le forfait déduit du salaire brut (pour des professions spécifiques : journalisme, bâtiment…).
Ce modèle de remboursement aide à mieux anticiper les budgets et à réduire la charge administrative des notes de frais.
Bâtir une politique de dépenses solide
Une politique de dépenses bien définie est essentielle pour une gestion fluide des notes de frais. Il est recommandé d’adopter une politique de dépenses qui définisse les règles applicables aux frais professionnels.
Ainsi, lorsqu’un salarié sollicite le remboursement d’une dépense, il doit respecter un ensemble de prérequis.
Établir une politique de dépenses selon des prérequis
Pour cela, il est recommandé de normaliser et standardiser le modèle de frais pour mettre en place une bonne politique de dépenses. Cette politique doit inclure :
- Les types de dépenses couvertes (restauration, hébergement, transport, parking, fournitures, matériels, abonnements…) ;
- Les informations détaillées sur chaque dépense (date, lieu, type de dépense, TTC, HT, taux de TVA applicables, invités) ;
- Les plafonds de remboursement selon la dépense, le statut hiérarchique ;
- Les pièces justificatives obligatoires (facture, ticket de caisse…) ;
- La période de dépôt ;
- La méthode de collecte et de saisie ;
- La validation des justificatifs sur des strates limitées ;
- Le délai de paiement, la récurrence (usuellement mensuelle) ;
- Les conséquences en cas de non-respect des procédures.
Délivrer une information transparente
Sur le papier, l’administration des notes de frais parait simple. Or, il s'agit bien souvent d'une tâche chronophage pour l'employeur comme pour le collaborateur.
Une communication claire et transparente sur la politique de dépenses aide à éviter les éventuels retards et les risques de fraudes. Fournir un modèle standardisé de note de frais et informer régulièrement les collaborateurs des procédures à suivre s'avère essentiel.
Prévenir les fraudes et garder le contrôle
Les débours nés des notes de frais peuvent représenter un coût important sur les dépenses d’exploitation. Pour maîtriser ces coûts, il est crucial d’adopter une gestion contrôlée et maîtrisée pour éviter d’impacter sa trésorerie.
Certains employés malveillants peuvent tenter de frauder en sollicitant le remboursement de frais qui n‘ont pas été réalisé (en ajustant une note de frais d’hébergement à la hausse par exemple).
Le pilotage des frais professionnels implique donc un suivi régulier. D’après une étude de la Global Travel Association, le traitement d’une note de frais prend en moyenne 20 minutes. Chaque erreur, 18 minutes.
Il est donc crucial pour le gestionnaire de :
• vérifier la véracité des justificatifs, leur formalisme notamment pour récupérer la TVA,
• réaliser des rapprochements récurrents pour détecter les cas de fraudes (plannings de travail, lieu et heure).
Il est également recommandé d’adopter une approche analytique pour anticiper les pics de dépenses, celles à maintenir ou à supprimer.
Une méthode efficace pour prévenir les fraudes consiste à fournir des cartes de paiement à ses collaborateurs, permettant ainsi de mieux contrôler les dépenses professionnelles en fixant des plafonds limités.
Dites adieu aux notes de frais !
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Penser numérique et dématérialisation
L'adoption de logiciels de gestion des notes de frais et d'applications mobiles peut grandement simplifier et automatiser le processus.
Les avantages incluent :
- Simplification et automatisation du processus.
- Pièces justificatives facilement transmises (scan, photo).
- Niveaux de validation réduits.
- Archivage dématérialisé et amélioré.
- Suivi normalisé en temps réel.
- Analyse des dépenses professionnelles.
L’État encourage de plus en plus à la dématérialisation. Elle fait gagner du temps opérationnel et de l’espace, en éliminant l’obligation de conserver des documents papier.
De plus en plus d'entreprises adoptent actuellement des solutions de dématérialisation des factures et des notes de frais afin d'optimiser leur gestion comptable et financière quotidienne. L'année 2026 sera un point de bascule dans cette tendance avec l'instauration de la généralisation de la facture électronique : dès le 1er septembre 2026, les entreprises devront recevoir leurs factures électroniquement, suivie de l'émission progressive des factures électroniques.
D’autres options numériques permettent également d’alléger la comptabilité. Par exemple, les cartes carburant et les abonnements péage génèrent des états mensuels datés qui n'ont qu'à être validés. Concernant les frais de bouche, les tickets restaurant, bien que coûteux, évitent la soumission de notes de frais.
Des solutions comme Libeo permettent aux collaborateurs de soumettre des justificatifs en quelques clics, par photo ou scan. Une fois le justificatif associé, il suffit à l'employeur de vérifier les informations pré-remplies et de déverser les dépenses dans son logiciel comptable, simplifiant ainsi considérablement la gestion.
Les cartes de paiement Libeo : l'alternative aux notes de frais
L'utilisation de cartes de paiement professionnelles est une alternative efficace aux notes de frais traditionnelles.
Avec les cartes bancaires pros Libeo, vos collaborateurs peuvent effectuer des achats en ligne ou en magasin, sans avoir à avancer de frais.
Cette méthode permet d'alléger la charge administrative et de réduire le nombre de demandes de remboursement à traiter. Les collaborateurs deviennent autonomes dans la collecte de justificatifs, ce qui élimine le suivi chronophage et la paperasse.
Les cartes corporate Libeo permettent de relancer automatiquement ou en lot les collaborateurs n'ayant pas encore justifié une dépense, garantissant ainsi la récupération de la TVA.
Grâce à nos cartes Mastercard, vous pouvez suivre en temps réel les dépenses de vos employés, fixer des plafonds et définir des budgets pour éviter tout dépassement imprévu. Cette solution améliore ainsi la visibilité et le contrôle des dépenses de l’entreprise.
Essayez gratuitement Libeo et découvrez toutes nos fonctionnalités pour optimiser la gestion de vos notes de frais en 2024.
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