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Pourquoi adopter des cartes professionnelles pour les dépenses de votre entreprise en 2024

Les dépenses professionnelles représentent un poste important pour tout employeur. Pour une gestion efficace et un contrôle optimal des finances, la carte bancaire professionnelle se révèle être une solution idéale. Aussi appelée carte corporate, ce moyen de paiement est facile à mettre en place, elle simplifie la comptabilité et offre de nombreux avantages. Découvrez les raisons pour lesquelles choisir une carte corporate est une décision stratégique pour optimiser la gestion de vos dépenses d’entreprise.

Margaux Reynaud

Margaux REYNAUD • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Comment fonctionne une carte bancaire professionnelle ?

Selon un rapport du cabinet Boston Consulting Group, 3% des PME utilisent une solution d’émission de cartes.

La carte d’affaires est une solution de paiement fournie par une entreprise afin que ses salariés puissent régler leurs dépenses professionnelles. Elle offre un moyen sécurisé et pratique aux collaborateurs de gérer leurs dépenses professionnelles, et ce, de tout type :

  • Déplacements professionnels, frais de restauration,
  • Achats de fournitures,
  • Ou tout autre dépense nécessaire à leurs missions.

Pour les dépenses professionnelles, il existe deux types de cartes de paiement.

La première, la carte de débit entreprise, émise au nom de l'entreprise. La seconde, la carte de débit collaborateur, émise au nom du salarié, qui avance les frais et se fait rembourser par l'entreprise sur présentation des justificatifs et d'une note de frais. Les deux cartes peuvent être attribuées à des collaborateurs ou à des services spécifiques pour faciliter la gestion des dépenses courantes.

Le plus souvent, la carte bancaire entreprise est souscrite par le département financier après l’aval de la banque émettrice. Le fonctionnement d’une carte professionnelle est le même que celui d’une carte personnelle, sauf qu’elle est allouée aux besoins de l’entreprise.

De plus, lorsqu’elle est associée à un logiciel de gestion des dépenses, cette carte offre des intégrations natives aux systèmes de comptabilité et ERP, pour faciliter le suivi des dépenses et la gestion financière au global.

Le sujet de la carte de paiement est aussi capital pour les entreprises car elle fait intervenir plusieurs acteurs de la société :

  • Le collaborateur
  • Les comptables et financiers
  • La direction et le management

Quels avantages à avoir la carte professionnelle ?

Mettre à la disposition une carte bancaire entreprise pour ses collaborateurs offre de nombreux avantages. Mais, quels sont les principaux gains en matière de temps de traitement et d’économies à réaliser ?

Contrôler et garder une traçabilité sur les dépenses professionnelles

Il s’agit de l’avantage principal d’une carte corporate. Le système de plafond permet de fixer un seuil de dépenses à ne pas dépasser, assurant un meilleur contrôle de la trésorerie.

Utiliser ce type de cartes réduit également significativement les risques de fraude. Les cartes peuvent être configurées pour alerter en cas de transactions suspectes ou non autorisées. Ce mode de paiement permet de bloquer instantanément les cartes perdues ou volées, minimisant le potentiel de perte financière. Rendre les équipes autonomes en gardant le contrôle, participe à réduire les frictions en entreprise.

Les cartes corporate comme celles de Libeo permettent de gérer des plafonds de dépenses. En effet, l’employeur a la possibilité de fixer les seuils de dépenses journaliers que ses collaborateurs ne doivent pas dépasser. Une autre fonctionnalité utile est la possibilité de bloquer une carte d’un salarié en 1 clic en cas de dépense suspecte. Avec Libeo, il n'est plus nécessaire de partager une seule carte bancaire pour toute l'entreprise, minimisant ainsi les risques de vol ou de perte.

Simplifier les formalités administratives

Grâce à l’intégration des cartes bancaires entreprises dans des logiciels de gestion, les équipes comptables peuvent simplifier leurs formalités administratives liées aux dépenses professionnelles. Ici, l’avantage est triple : enregistrement automatique des transactions, facilitation de la comptabilité et gain de temps pour le département financier.

En effet, il arrive qu’à la fin du mois, le service comptable doit vérifier toutes les transactions, relancer les équipes pour obtenir des informations, jongler avec différents outils, puis envoyer les données en comptabilité.

Avec les cartes, les équipes peuvent suivre les transactions réalisées en temps réel, permettant un suivi plus précis et une analyse granulaire des dépenses.

Les transactions sont automatiquement enregistrées et catégorisées, ce qui simplifie le rapprochement bancaire et la génération de rapports financiers détaillés.

Cette transparence offre une meilleure compréhension des habitudes de dépenses, aide à identifier les abus ou fraudes potentiels et permet d'ajuster la politique de dépenses de l'entreprise, si nécessaire.

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Éviter les avances de frais professionnels

Grâce à la carte corporate, le collaborateur ne devra plus avancer ses frais professionnels. Ce qui lui permet également d’éviter les délais de remboursement des notes de frais, souvent contraignants. Outre cet avantage, les cartes réduisent la paperasserie, les avances de frais et le suivi chronophage. Les employés n'ont plus à avancer leurs fonds personnels pour leurs dépenses professionnelles.

Selon une étude CBT conseil 2019, en moyenne, il faut entre 45 minutes et 1h20 pour faire sa note de frais sous Excel. C’est pourquoi, la mise en place d’une solution automatisée de gestion des frais permet de gagner 79% du temps de saisie pour ses collaborateurs.

Garder de la flexibilité par rapport aux virements bancaires

Comparées aux virements, les cartes offrent plus de flexibilité et de rapidité dans les paiements. Les virements peuvent être parfois lents et nécessitent des étapes administratives supplémentaires. En revanche, les cartes professionnelles permettent des transactions plus immédiates et peuvent être utilisées pour des paiements en ligne ou en magasin, offrant ainsi une meilleure polyvalence.

Investir dans une carte professionnelle, un choix judicieux ?

S’il y a bien un investissement qu’une entreprise a intérêt à engager en 2024, c’est bien celui de la carte d’affaires. En effet, en optant pour ce mode de paiement, l’employeur fait le choix de la traçabilité de toutes les transactions réalisées et par ricochet celui de la transparence de toutes les dépenses.

Grâce à la carte de paiement pro, il est possible de faciliter la gestion des notes de frais et de gagner un temps considérable sur leurs traitements, et leurs remboursements.

Selon le rapport de Mooncard, automatiser le traitement de ses notes frais via une solution adaptée comme les cartes de paiement présente plusieurs avantages :

  • l’opportunité de digitaliser la fonction finance,
  • gagner en productivité,
  • supprimer la saisie manuelle,
  • améliorer le contrôle, réduire la fraude
  • ou encore optimiser sa récupération de TVA.

Et ce, pour tous les services et acteurs de l’entreprise comme l’explique le tableau ci-dessous* :

FinanceEmployésManagerEntreprise
SaisieFin de la double saisie et fin des relances aux équipesAutomatique, rapideFin des relances aux employésProductivité et suppression des tâches à faible valeur ajoutée
ContrôleFacilité de contrôle et archivage dématérialisé à valeur probante. En cas de justificatif, manquant ou illisible, la charge n'est pas déductible du résultatUne simple photo suffit, plus besoin de joindre des justifcatifs papierImage du justificatif attaché à la origine de dépense - facilité de rechercheGain de place pour archivage papier et processus simple
JustificatifsMise en lumière des dépenses qui ne respectent pas les règles de remboursementAvertissement sur les règles non respectées avant envoi du justificatifSimple, rapide sans attente du papierRéduction de la fraude, des erreurs et du temps de traitement par les comptables et les managers

*Source : Rapport Mooncard - Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Les cartes de paiement Libeo : l'alternative aux notes de frais

Certains acteurs proposent des solutions complètes pour gérer ses dépenses professionnelles.

C’est à juste titre ce qu’offre Libeo à travers ses cartes affaires. Elles permettent de rendre les équipes autonomes sur leurs dépenses, fixer des plafonds et automatiser la collecte des justificatifs, dans le but d’éviter les avances de frais et le suivi fastidieux.

La solution Libeo offre également la simplification des procédures administratives grâce au pré-remplissage des comptes de charges et de TVA.

À noter que les solutions comme Libeo ont un triple avantage : centraliser toutes ses dépenses, suivre ses budgets, et exporter en comptabilité, le tout depuis un seul outil simple et intuitif.

Adopter une carte professionnelle en 2024 confère à l’entreprise plus de flexibilité en matière de gestion de ses dépenses, plus d’autonomie aux collaborateurs ainsi qu’une sérénité et une sécurité dans les transactions.

Découvrez ici les tarifs de la solution Libeo pour gérer vos dépenses pros en illimité.

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