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Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
Quels avantages à avoir la carte professionnelle ?
Mettre à la disposition une carte bancaire entreprise pour ses collaborateurs offre de nombreux avantages. Mais, quels sont les principaux gains en matière de temps de traitement et d’économies à réaliser ?
Contrôler et garder une traçabilité sur les dépenses professionnelles
Il s’agit de l’avantage principal d’une carte corporate. Le système de plafond permet de fixer un seuil de dépenses à ne pas dépasser, assurant un meilleur contrôle de la trésorerie.
Utiliser ce type de cartes réduit également significativement les risques de fraude. Les cartes peuvent être configurées pour alerter en cas de transactions suspectes ou non autorisées. Ce mode de paiement permet de bloquer instantanément les cartes perdues ou volées, minimisant le potentiel de perte financière. Rendre les équipes autonomes en gardant le contrôle, participe à réduire les frictions en entreprise.
Les cartes corporate comme celles de Libeo permettent de gérer des plafonds de dépenses. En effet, l’employeur a la possibilité de fixer les seuils de dépenses journaliers que ses collaborateurs ne doivent pas dépasser :
Une autre fonctionnalité utile est la possibilité de bloquer une carte d’un salarié en 1 clic en cas de dépense suspecte. Avec Libeo, il n'est plus nécessaire de partager une seule carte bancaire pour toute l'entreprise, minimisant ainsi les risques de vol ou de perte.
Simplifier les formalités administratives
Grâce à l’intégration des cartes bancaires entreprises dans des logiciels de gestion, les équipes comptables peuvent simplifier leurs formalités administratives liées aux dépenses professionnelles. Ici, l’avantage est triple : enregistrement automatique des transactions, facilitation de la comptabilité et gain de temps pour le département financier.
En effet, il arrive qu’à la fin du mois, le service comptable doit vérifier toutes les transactions, relancer les équipes pour obtenir des informations, jongler avec différents outils, puis envoyer les données en comptabilité.
Avec les cartes, les équipes peuvent suivre les transactions réalisées en temps réel, permettant un suivi plus précis et une analyse granulaire des dépenses.
Les transactions sont automatiquement enregistrées et catégorisées, ce qui simplifie le rapprochement bancaire et la génération de rapports financiers détaillés.
Cette transparence offre une meilleure compréhension des habitudes de dépenses, aide à identifier les abus ou fraudes potentiels et permet d'ajuster la politique de dépenses de l'entreprise, si nécessaire.
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Éviter les avances de frais professionnels
Grâce à la carte corporate, le collaborateur ne devra plus avancer ses frais professionnels. Ce qui lui permet également d’éviter les délais de remboursement des notes de frais, souvent contraignants. Outre cet avantage, les cartes réduisent la paperasserie, les avances de frais et le suivi chronophage. Les employés n'ont plus à avancer leurs fonds personnels pour leurs dépenses professionnelles.
Selon une étude CBT conseil 2019, en moyenne, il faut entre 45 minutes et 1h20 pour faire sa note de frais sous Excel. C’est pourquoi, la mise en place d’une solution automatisée de gestion des frais permet de gagner 79% du temps de saisie pour ses collaborateurs.
Garder de la flexibilité par rapport aux virements bancaires
Comparées aux virements, les cartes offrent plus de flexibilité et de rapidité dans les paiements. Les virements peuvent être parfois lents et nécessitent des étapes administratives supplémentaires. En revanche, les cartes professionnelles permettent des transactions plus immédiates et peuvent être utilisées pour des paiements en ligne ou en magasin, offrant ainsi une meilleure polyvalence.
Investir dans une carte professionnelle, un choix judicieux ?
S’il y a bien un investissement qu’une entreprise a intérêt à engager en 2024, c’est bien celui de la carte d’affaires. En effet, en optant pour ce mode de paiement, l’employeur fait le choix de la traçabilité de toutes les transactions réalisées et par ricochet celui de la transparence de toutes les dépenses.
Grâce à la carte de paiement pro, il est possible de faciliter la gestion des notes de frais et de gagner un temps considérable sur leurs traitements, et leurs remboursements.
Selon le rapport de Mooncard, automatiser le traitement de ses notes frais via une solution adaptée comme les cartes de paiement présente plusieurs avantages :
- l’opportunité de digitaliser la fonction finance,
- gagner en productivité,
- supprimer la saisie manuelle,
- améliorer le contrôle, réduire la fraude
- ou encore optimiser sa récupération de TVA.
Et ce, pour tous les services et acteurs de l’entreprise comme l’explique le tableau ci-dessous* :
| Finance | Employés | Manager | Entreprise | |
|---|---|---|---|---|
| Saisie | Fin de la double saisie et fin des relances aux équipes | Automatique, rapide | Fin des relances aux employés | Productivité et suppression des tâches à faible valeur ajoutée |
| Contrôle | Facilité de contrôle et archivage dématérialisé à valeur probante. En cas de justificatif, manquant ou illisible, la charge n'est pas déductible du résultat | Une simple photo suffit, plus besoin de joindre des justifcatifs papier | Image du justificatif attaché à la origine de dépense - facilité de recherche | Gain de place pour archivage papier et processus simple |
| Justificatifs | Mise en lumière des dépenses qui ne respectent pas les règles de remboursement | Avertissement sur les règles non respectées avant envoi du justificatif | Simple, rapide sans attente du papier | Réduction de la fraude, des erreurs et du temps de traitement par les comptables et les managers |
*Source : Rapport Mooncard - Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision
Les cartes de paiement Libeo : l'alternative aux notes de frais
Certains acteurs proposent des solutions complètes pour gérer ses dépenses professionnelles.
C’est à juste titre ce qu’offre Libeo à travers ses cartes affaires. Elles permettent de rendre les équipes autonomes sur leurs dépenses, fixer des plafonds et automatiser la collecte des justificatifs, dans le but d’éviter les avances de frais et le suivi fastidieux.
La solution Libeo offre également la simplification des procédures administratives grâce au pré-remplissage des comptes de charges et de TVA.
À noter que les solutions comme Libeo ont un triple avantage : centraliser toutes ses dépenses, suivre ses budgets, et exporter en comptabilité, le tout depuis un seul outil simple et intuitif.
En effet, Libeo vous permet d'exporter facilement les justificatifs de vos dépenses par carte, afin de garantir leur conformité en comptabilité :
Découvrez ici les tarifs de la solution Libeo pour gérer vos dépenses pros en illimité.
Libeo, la solution de gestion
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Comment fonctionne une carte bancaire professionnelle ?
Selon un rapport du cabinet Boston Consulting Group, 3% des PME utilisent une solution d’émission de cartes.
La carte d’affaires est une solution de paiement fournie par une entreprise afin que ses salariés puissent régler leurs dépenses professionnelles. Elle offre un moyen sécurisé et pratique aux collaborateurs de gérer leurs dépenses professionnelles, et ce, de tout type :
Pour les dépenses professionnelles, il existe deux types de cartes de paiement.
La première, la carte de débit entreprise, émise au nom de l'entreprise. La seconde, la carte de débit collaborateur, émise au nom du salarié, qui avance les frais et se fait rembourser par l'entreprise sur présentation des justificatifs et d'une note de frais. Les deux cartes peuvent être attribuées à des collaborateurs ou à des services spécifiques pour faciliter la gestion des dépenses courantes.
Le plus souvent, la carte bancaire entreprise est souscrite par le département financier après l’aval de la banque émettrice. Le fonctionnement d’une carte professionnelle est le même que celui d’une carte personnelle, sauf qu’elle est allouée aux besoins de l’entreprise.
De plus, lorsqu’elle est associée à un logiciel de gestion des dépenses, cette carte offre des intégrations natives aux systèmes de comptabilité et ERP, pour faciliter le suivi des dépenses et la gestion financière au global.
Le sujet de la carte de paiement est aussi capital pour les entreprises car elle fait intervenir plusieurs acteurs de la société :