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Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
Une note de frais, c'est quoi ?
C'est un document qui atteste des dépenses professionnelles engagées par un employé et qui peuvent être remboursées par l'entreprise.
Elle peut couvrir divers types de dépenses. Parmi celles-ci figurent notamment :
- les frais de déplacement (péage, stationnement, taxi, transports en commun) ;
- les indemnités kilométriques ;
- les frais d'hébergement (hôtels, gîtes) ;
- les frais de restauration (repas d'affaires) ;
- les dépenses liées à la téléphonie (abonnement, téléphone professionnel).
Pour être remboursés, les employés doivent soumettre leur note de frais, accompagnée de pièces justificatives, comme une facture ou un ticket de caisse.
Les 3 attributs essentiels de la note de frais
La note de frais, bien qu'elle suive des règles comptables, fiscales et sociales, ne nécessite pas un formalisme strict. Elle repose sur trois critères essentiels :
- Elle doit être en lien avec l’intérêt professionnel de l’entreprise,
- Elle doit être justifiée par des documents tels que des factures, tickets de caisse, reçus, etc.,
- Elle doit être raisonnable, c’est-à-dire d'un montant proportionné.
Pour une gestion efficace des dépenses, le contrôle des activités du personnel et le respect du cadre légal, la note de frais doit également fournir des informations contextuelles sur la dépense, telles que la date, le lieu, le fournisseur, les clients impliqués, ou le projet concerné.
En France, la gestion des frais professionnels est encadrée par des barèmes précis. En 2023, les barèmes kilométriques pour les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles sont restés inchangés, permettant aux salariés de déduire leurs frais réels sur leur déclaration de revenus.
Article
Comptabilisation des notes de frais : comment s'y prendre ?
Découvrez dans cet article ce que sont les notes de frais et les étapes clés pour les comptabiliser en conformité avec la législation en vigueur.
Les principaux avantages du format Excel
Des applicatifs utiles
Excel offre plusieurs fonctionnalités pratiques, comme :
- La rédaction, les calculs et la création de graphiques.
- La duplication des feuilles et des fichiers.
- L'actualisation des bases de calcul lorsque les barèmes kilométriques ou les taux de TVA changent.
- L'ajout de mentions personnalisées selon les besoins de l'entreprise.
- La personnalisation par collaborateur, service, type de dépense, etc.
- Un archivage facile des documents.
- La transmission rapide des documents par mail et la collaboration via un drive.
Fournir un modèle de note de frais permet d'automatiser le processus de remboursement des dépenses professionnelles. Cette approche facilite la création et la gestion des notes de frais, tout en minimisant les risques d'erreurs comptables.
Gain de temps et autonomie
Beaucoup de collaborateurs rédigent encore leurs notes de frais manuellement, tandis que d'autres peinent à trouver un modèle conforme avec toutes les informations requises.
Pour leur faire gagner un temps précieux, il est judicieux de leur fournir un modèle de note de frais prêt à l'emploi, dont certaines mentions sont déjà préremplies.
Modèle Excel de note de frais
Voici un modèle Excel gratuit que vous pouvez imprimer et utiliser ici :
Pour un modèle de note de frais relatif aux frais kilométriques, assurez-vous qu'il comprenne les informations suivantes :
- Le trajet effectué ;
- La distance parcourue en kilomètres ;
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le but du déplacement.
Pour un modèle de note de frais destiné aux dépenses de restauration, celui-ci doit comporter :
- Le nom et la fonction de la personne invitée ;
- Le motif du déjeuner d'affaires.
Par ailleurs, tous les salariés ne sont pas familiers de l’informatique et des logiciels comme Excel. Afin de garantir une bonne utilisation, avec une saisie sans erreurs ni pertes de données, il est conseillé de leur fournir une fiche explicative claire et concise intitulée « Ma note de frais ».
En complément de ce document, une démonstration rapide serait la bienvenue.
Découvrez notre article pour tout savoir comment optimiser vos notes de frais en 2024.
Les cartes de paiement Libeo : l'alternative aux notes de frais
Il existe aussi une alternative au tableau de note de frais créé à partir d'un modèle Excel.
En utilisant les cartes bancaires professionnelles Libeo, vos collaborateurs peuvent effectuer des achats en ligne ou en magasin sans avoir à avancer de frais personnels.
Cette méthode simplifie la gestion administrative en réduisant le nombre de demandes de remboursement à traiter. Les collaborateurs gèrent eux-mêmes la collecte des justificatifs, ce qui élimine les tâches de suivi fastidieuses et la paperasse.
Les cartes corporate Libeo permettent également de relancer automatiquement ou en masse les collaborateurs qui n'ont pas encore justifié leurs dépenses, assurant ainsi le recouvrement de la TVA.
Découvrez toutes nos fonctionnalités qui vous aideront à optimiser la gestion de vos notes de frais en 2024.
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