Comment enregistrer une facture fournisseur en comptabilité ?

Facture fournisseur : définition

Les factures fournisseurs sont l’autre nom donné aux factures d’achats. Obligatoire dans les transactions professionnelles, ce document comptable atteste de la dette d’un client envers un fournisseur. Elle est émise à la suite d’une livraison de marchandises ou de prestation de services. Elle facture la totalité de la transaction, ou une partie, si l’entreprise a émis une facture d’acompte fournisseur en amont.

Facture d’achat : exemple

Voici un exemple de facture fournisseur, importée dans Libeo :

La comptabilisation d’une facture fournisseur consiste à faire l’enregistrement comptable d’un achat.

Comment faire une facture fournisseur ?

La facture fournisseur, par définition, est émise par le fournisseur. La plupart des organisations utilisent un logiciel de facturation pour leurs clients. Ces outils permettent de créer et envoyer des factures directement aux clients, dans le respect des normes comptables en vigueur.

Sur la forme, il n’existe pas de contrainte particulière. Mais le contenu de la facture, lui, est strictement encadré par la législation. La facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires, et ne peut plus être modifiée une fois émise.

Où est le fournisseur sur une facture ?

L’identité du fournisseur fait partie des mentions obligatoires à inscrire sur les factures. Il est généralement inscrit en haut à gauche de votre facture, avec :

• Son logo
• Le nom de son entreprise
• Son adresse
• Ses coordonnées

Comment traiter une facture fournisseur ?

Lorsque votre entreprise reçoit une facture d’un de ses fournisseurs, votre premier réflexe doit être de la vérifier avant de l’enregistrer dans vos comptes.

1— Contrôler la facture

Dès réception d’une facture fournisseur, vous devez vous assurer qu’elle contient bien les éléments suivants :

• Coordonnées du fournisseur et du client (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
• Numéro de facture ;
• Date d’édition de la facture ;
• Description du bien livré ou de la prestation ;
• Date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
• Date limite de paiement et pénalités prévues en cas de retard ;
• Montants HT et TTC de l’opération ;
• Taux de TVA.

L’ensemble de ces éléments doit être présent sur la facture réceptionnée. Faute de quoi, celle-ci est considérée non-conforme et non-valide.

Bon à savoir : lorsque vous payez une facture avec Libeo, les données sont systématiquement contrôlées en amont.

Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, toutes les informations sont saisies et classifiées automatiquement, ce qui réduit sensiblement le risque d’erreur et de doublon de facture.

La technologie Libeo détecte les éventuelles factures en double et vous l’indique par un message d’alerte. Vous pouvez ensuite vérifier les documents signalés :

Si tout vous semble cohérent, vous pouvez procéder au paiement de la facture.

Comment optimiser la saisie des factures fournisseurs ?

Si l’enregistrement d’une facture fournisseur semble simple, il s’agit en réalité d’une tâche particulièrement chronophage, en particulier si vous avez affaire à de nombreux partenaires commerciaux. Voici deux astuces à mettre en place pour simplifier la comptabilisation de vos factures fournisseurs et faciliter la tenue de votre comptabilité.

Conserver et classer ses factures

Après avoir été enregistrées, toutes vos factures doivent être conservées pendant une période minimale de 10 ans. Pour les retrouver facilement et avoir une comptabilité bien organisée, il est essentiel de codifier vos factures. Pour cela, vous pouvez attribuer un numéro précis à vos factures selon une nomenclature définie en interne. Vous n’aurez plus qu’à les ranger dans des classeurs dédiés et numérotés eux aussi.

Pour plus de simplicité dans la gestion de vos factures fournisseurs, vous pouvez également adopter un logiciel qui vous permettra de conserver l’ensemble de vos factures de façon dématérialisée.

Bon à savoir : il n’existe aucune obligation légale en termes de classification des factures. C’est donc à vous d’opter pour le mode de classement qui conviendra le mieux à votre organisation. La dématérialisation des factures fournisseurs entre dans le champ des obligations légales introduites par le passage à la facture électronique.

Adopter un outil "Click and Pay"

Pour simplifier l’enregistrement de vos factures fournisseurs, vous pouvez digitaliser la gestion de vos factures fournisseurs en adoptant une solution comme Libeo.

Notre produit vous permet en effet de gagner un temps précieux et de reprendre le contrôle de votre trésorerie en automatisant le traitement et le règlement des factures. Vos factures fournisseurs sont ainsi centralisées dans un même outil et validées par votre équipe avant d’être réglées en un clic. Compatible avec des logiciels comptables comme QuickBooks ou Cegid, Libeo facilite la transmission des écritures comptables dans votre logiciel pour ne pas perdre de temps à les ressaisir.