Fluidifier la validation des factures des fournisseurs

Comment simplifier la validation des factures des fournisseurs dans une entreprise

Depuis la réception des factures jusqu’au paiement final, il s’écoule en moyenne 14 jours. Presque deux semaines, c’est le délai moyen de traitement d’une facture, si elle est émise au format papier, comme c’est le cas dans 80% des entreprises françaises.

Complexe et chronophage, ce processus est également très coûteux : 14 € par facture en moyenne. Sachant qu’une TPE-PME traite environ 67 factures tous les mois, on imagine rapidement l’impact sur sa productivité et sa trésorerie…

Le processus de validation des factures par la comptabilité fournisseurs s’effectue en 4 temps :

1. Contrôle de la facture avant traitement ;
2. Rapprochement : vérification de la conformité du document avec la commande, des comptes, des quantités, du prix unitaire, du montant net à facturer, des dates, du taux de TVA, etc.
3. Si le rapprochement est validé, la facture est mise en attente de paiement.
4. Une fois le règlement effectué, la facture est comptabilisée puis archivée dans le logiciel comptable.

Le saviez-vous ? C'est dans le secteur du digital que le volume de factures à traiter est le plus important pour les TPE-PME : 130 par mois en moyenne. Vient ensuite le BTP, avec 118 factures mensuelles par entreprise, et le retail (78 factures par mois).

Pourquoi un tel délai ?

D’une part, parce que les factures ne sont pas toutes envoyées au même format. Si la plupart arrivent au format papier, certaines sont numérisées et envoyées au format électronique. Là encore, il existe différents formats :

• le PDF simple (60% des factures électroniques), facile à créer et sauvegarder mais qui rend les données inexploitables.
• Le format XML (40%) qui impose des contraintes aux fournisseurs.

D’autre part, parce que le processus de validation des factures fournisseurs mobilise à la fois :

• De nombreuses ressources (services postaux, ouverture, classement, distribution entre les services internes, traitement sous Excel, archivage) ;
• Et des intervenants (service achats, réception, comptabilité, RH, gouvernance).

Mais aussi parce qu’il arrive que le service (ou salarié) qui passe commande ne soit pas le même que celui qui valide la facture. Or, seul le premier sait ce qu’il a commandé, et donc qui peut dire si cela correspond bien au contenu de la facture.

Les factures sont réceptionnées par une personne qui valide par rapport à la commande informatique. C’est ensuite la comptabilité qui rapproche facture et bon de commande. La facture fait ensuite l'objet d'un contrôle interne approfondi par le dirigeant ou le DAF. Celui-ci doit s’assurer :

• Qu’elle ne contient pas d’erreurs de saisies ou de doublons ;
• Que toutes les mentions obligatoires sont présentes ;
• Qu’elle correspond au bien / service délivré.

C’est donc tout un flux opérationnel qui nécessite plusieurs niveaux de vérifications et d’approbations. Pour résumer :

• Celui qui passe la commande n’est pas celui qui la réceptionne ;
• Celui qui valide la facture n’est pas celui qui a passé la commande ;
• Et celui qui procède au paiement est encore une autre personne (CEO, DAF, dirigeant)

Cette séparation des tâches et des intervenants est nécessaire : elle participe à l’amélioration de la sécurité. L’objectif ? Diminuer les risques de fraude. Mais en éparpillant les tâches et les interlocuteurs, le processus s’éternise, se complique et s’accumule en une charge de travail en plus qui repose sur les épaules d’une personne : le dirigeant.

TPE-PME : la double casquette du dirigeant comptable

Dans le processus de validation des factures fournisseurs, c’est généralement au chef d’entreprise qu’il incombe de signer la plupart des factures. Une tâche nécessaire, mais parfois rébarbative. Dans les entreprises qui traitent des volumes de factures importants, la validation des factures fournisseurs par le chef d’entreprise crée un goulot d’étranglement. Et une charge de travail supplémentaire pour le dirigeant. Dans les TPE de moins de 25 salariés, le dirigeant gère plus de la moitié des factures (52%).

• 1/3 d’entre eux y consacrent un week-end entier par mois,
• et 1/4 s’en occupent le soir, après sa journée de travail.

Les entreprises se retrouvent ensuite avec des délais de paiement des fournisseurs allongés qui engendrent donc des relances et des frais administratifs…

Comment mettre en place un workflow de validation des factures optimisé ?

Le processus de traitement des factures fournisseurs gagnerait beaucoup à être simplifié. Si le digital apparaît comme une évidence pour l’automatisation des tâches administratives, la facturation reste un sujet délicat.

L’enjeu est de taille : comment déployer un processus de simplification des différentes étapes de traitement des factures (PDF, XML ou papier) qui respecte les normes en vigueur ? Comment faire en sorte qu’il soit complètement sécurisé ?

Si la plupart des entreprises tardent à adopter des solutions digitales pour leurs services comptables, c’est parce que le format papier est tangible, et donc, a priori, une valeur sûre. Rappelons qu’en entreprise, la facture n’est pas une simple demande de paiement. Elle constitue un justificatif commercial, comptable et fiscal.

Dans les grands groupes, qui disposent d’importantes ressources allouées à la transformation numérique, la transition est plus simple. L’entreprise achète une licence, et instaure des systèmes internes de contrôle, qui vérifient chaque étape du processus de validation. Puis, il est possible d’imaginer des limites de délégation sur le montant des commandes ou des marchés ou encore des paiements. De plus, selon la hiérarchisation et le nombre d’intermédiaires, il est possible d’imaginer des limites de délégation sur le montant des commandes, des marchés ou encore des paiements.

Pour rationaliser le processus de validation des factures fournisseurs, la solution est la dématérialisation. Pour rappel, la dématérialisation consiste à mettre en place un circuit de paiement entièrement digital, depuis l'envoi des factures par le fournisseur jusqu'à son archivage final par le client :

Validation des factures fournisseurs : passez à la dématérialisation en 2023 !

Dans les petites structures (start-up, TPE-PME), la transition numérique peine à se faire une place. Les raisons sont multiples :

• Manque de culture et de compétences numériques,
• Insuffisance de l’accompagnement financier,
• Fracture numérique territoriale,
• Relations ambivalentes avec les plateformes en ligne

D’ici 2024, la facture électronique deviendra obligatoire. Pour les dirigeants de PME et TPE, qui n’ont ni les moyens, ni les ressources ni le temps disponible investir dans une licence et former leurs effectifs, l’adoption d’une solution 100% SaaS et Cloud comme Libeo est une alternative très intéressante :

• Pas de frais d’acquisition de matériel : Libeo est hébergé sur le Cloud
• Pas de frais d’approvisionnement, de maintenance, de licence de logiciel, d’installation et de support.
• Mises à jour effectuées par le fournisseur SaaS : pas besoin d’une équipe de collaborateurs dédiés.
• Accessibilité depuis n’importe quel appareil connecté (PC, tablette, smartphone) et n’importe quel endroit.

La dématérialisation des factures fournisseur permet de faire gagner du temps à ses collaborateurs : fini, le temps passé à ouvrir et trier le courrier, transmettre et valider les factures.

Libeo, solution de validation des factures fournisseurs

Libeo est une solution de dématérialisation et de paiement des factures fournisseurs 100% Cloud, 100% SaaS. Pour la saisie des factures, Libeo utilise le traitement par OCR (Optical Character Recognition) qui « lit » les factures et en extrait automatiquement les données :

• Dates de facturation et d'échéance
• Fournisseur
• Numéro de facture
• Montants
• Devise
• Compte comptable

Cette extraction par reconnaissance automatique des caractères permet notamment de détecter les factures en double et de supprimer les risques liés à la saisie manuelle des données.

Une fois les données saisies, la facture est mise en attente de validation. Selon les règles d'automatisation et les droits d'équipe définis, la facture peut faire l'objet d'une approbation par un ou plusieurs membres de votre équipe. Sans cette approbation, elle ne sera pas validée, et son traitement est mis en pause.

Les approbateurs sont prévenus par mail qu'une validation de leur part est nécessaire. Vous pouvez définir jusqu'à 3 approbateurs :

Une fois approuvées, elles sont stockées dans une interface de gestion en ligne, en attente de paiement. Cette interface offre une vue d'ensemble sur les factures à payer, les paiements en cours et les paiements à valider :

Pour procéder au paiement, Libeo propose de choisir entre différentes options :

• Paiement immédiat
• Paiement à échéance
• Versement d'acompte
• Paiement planifié à une date ultérieure
• Paiement en masse en un clic

Si vous avez le moindre doute sur une facture, vous pouvez également demander une approbation ou bloquer le paiement en attente d'information. Cette fonctionnalité permet de compartimenter la validation de la facture et son paiement.

À un an de l'entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, la dématérialisation des factures est une priorité pour les directions comptables et financières.

Adopter une solution de dématérialisation comme Libeo dès 2024 est la meilleure façon d'aborder cette transformation digitale de manière sereine et conforme.