Dématérialisation de factures fournisseurs

Centralisez, digitalisez et stockez vos factures fournisseurs. Retrouvez-les à tout moment et simplement.

Gagnez du temps avec la dématérialisation

Saviez-vous que le traitement manuel d’une facture papier coûte en moyenne 14 euros à votre entreprise ? En plus de coûts administratifs élevés, les risques d’erreurs sont importants, les fraudes plus fréquentes et la traçabilité de vos documents inexistante ! Vous pouvez réduire ce temps de traitement en passant à la dématérialisation de vos factures fournisseurs. Avec Libeo, vos factures sont dématérialisées, centralisées et archivées sur une plateforme unique.   

Découvrez l’extraction de données par OCR

Fini la saisie manuelle et les fichiers Excel ! Libeo vous permet de digitaliser l’ensemble de vos factures papier en quelques secondes et d’automatiser cette tâche à faible valeur ajoutée.

 

Importez vos factures dans Libeo via une de nos solutions de collecte, quel que soit leur format (photo, PDF, EDI). Dès réception, Libeo détecte les factures, avoirs ou bons de commande et extrait les données : date, nom du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT. 

 

Vous n’avez plus qu’à valider l’import et retrouver ensuite la liste de vos factures dans le tableau de suivi. La facture existe déjà ? Libeo vous signale immédiatement le risque de doublon !

 
Dématérialisation facture électronique
Catégories - Facture électronique

Facilitez la classification de vos factures

Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver parmi ses factures ! Pour vous aider, Libeo vous propose l’utilisation de catégories personnalisées pour mieux organiser vos factures électroniques et votre comptabilité. 

 

La solution Libeo va même un peu plus loin et vous suggère des labels déjà utilisés pour le même fournisseur à chaque nouvelle facture électronique. 

 

Grâce aux catégories, vous pourrez visualiser dans un graphique vos principaux postes de dépenses en un coup d’œil et ainsi mieux comprendre le budget de votre entreprise.

Retrouvez vos factures quand vous en avez besoin

Avec Libeo, vos factures électroniques sont stockées sur un Cloud européen vous offrant ainsi une solution d’archivage sécurisée.

 

Vous recherchez une facture ? Utilisez un large choix de filtres pour retrouver vos documents sans y passer des heures. Avec les filtres rapides, vous pouvez par exemple retrouver vos factures en retard en un simple clic ! 

 

Votre expert-comptable a besoin des documents pour sa gestion comptable ? Plus besoin de lui envoyer les documents papier. Avec son accès personnalisé à Libeo, il peut télécharger en un clic toutes vos factures ou exporter les documents vers le logiciel comptable de son choix.

Solution archivage factures électroniques
Réseau Fournisseur Entreprises

Construisez votre réseau de fournisseurs

Lorsque vous importez une facture d’un nouveau fournisseur, Libeo va lui créer un profil dédié, véritable fiche d’identité et d’activité de l’entreprise comprenant adresse, SIRET, numéro de téléphone, nom du contact, IBAN, etc.

Vous pourrez également ajouter à ce profil les pièces jointes (PDF, JPEG ou autres) que vous souhaitez comme un contrat par exemple.

Chaque profil vous permettra ensuite de retrouver facilement toutes les informations nécessaires et les factures associées pour améliorer les échanges et la relation entre vous et vos fournisseurs. C’est le réseau Libeo !

Ils ont choisi Libeo

« Avant Libeo, la gestion des fournisseurs de A à Z nous prenait une journée et demie par mois, à deux. Maintenant, je gère les factures seul, en une demi-journée seulement. Un vrai gain de temps ! »

Jérémie Hoarau, Contrôleur de Gestion 

Dématérialisez vos factures avec Libeo

Plus de 70 000 entreprises ont rejoint le réseau Libeo. Forfaits Premium à partir de 25€ par mois (nos tarifs)

Foire aux questions

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

 

Passer à la facture dématérialisée permet d’économiser du temps et de l’argent. Le traitement d’une facture papier coûte en moyenne 14 € à votre entreprise, contre 3€ environ pour une facture dématérialisée. Une facture, ce n’est rien, mais sachant qu’une PME traite en moyenne 67 factures par mois (130 par mois en moyenne pour les entreprises du digital), le coût devient vite élevé… 

 

Pour résumer, dématérialiser ses factures permet :

  • de réduire les délais d’envoi, mais surtout de paiement (de 12% en moyenne) grâce à la validation automatique ;
  • d’améliorer la relation clients / fournisseurs ;
  • de baisser les coûts de facturation.

La dématérialisation des factures va-t-elle devenir obligatoire en 2023 ?

 

Tout à fait. Dans le cadre de la transformation digitale des entreprises, le gouvernement a amorcé le projet de rendre la facture électronique obligatoire, en commençant par les siennes ! Depuis le 1er janvier 2020, 100% des factures BtoG (Business to Government) sont dématérialisées. Cette dématérialisation doit s’étendre progressivement à l’ensemble des factures fournisseurs à compter de 2023. Les particuliers conservent la possibilité de traiter leurs factures sur format papier. 

 

Attention à ne pas confondre la dématérialisation avec la digitalisation des factures : il s’agit de deux types de facturation différents. Seule la facturation électronique garantit la conformité fiscale des documents comptables.

 

Que va changer la dématérialisation des factures pour le secteur privé ?

 

Mises à part quelques adaptations techniques et administratives nécessaires dans les services comptables, la dématérialisation des factures devrait surtout simplifier le travail quotidien des responsables administratifs, experts-comptables et autres professionnels de la facturation :

  • des déclarations de TVA simplifiées ;
  • des délais d’envoi et de paiement réduits ;
  • une réduction des coûts de facturation et de l’empreinte écologique ;
  • et enfin, une meilleure maîtrise des risques de fraude (du fait de l’automatisation de la collecte de TVA).

Le changement ne va pas se faire du jour au lendemain : l’obligation de dématérialiser ses factures sera progressive. La mise en place débutera en 2023 pour s’achever en 2025.

 

Comment dématérialiser ses factures ?

 

Dématérialiser ses factures ne revient pas à scanner des factures déjà imprimées. Même avec une signature numérique, les versions scannées n’ont pas valeur de facture électronique. Pour être recevables, les factures dématérialisées doivent contenir des données exploitables et traçables. Le procédé doit permettre d’envoyer les documents d’un utilisateur à l’autre de façon sécurisée, sans risque de perte ou de fraude. 

 

Pour les entrepreneurs et les petites structures, la dématérialisation des factures peut se faire par le biais d’une simple suite bureautique, comme Microsoft Word ou Excel. Cette solution peut convenir, mais elle reste limitée car elle implique d’éditer soi-même ses factures, de gérer l’envoi et la réception, la classification, le paiement, etc. 

 

Avec Libeo, dématérialisez simplement et rapidement toutes vos factures : collecte, traitement, paiement, etc. Toutes les étapes du processus de facturation centralisées sur une plateforme unique. Véritable tableau de bord, la solution de dématérialisation Libeo s’adapte à votre profil client : indépendant, TPE, PME, grands groupes digitalisés