Procure-to-Pay : comment optimiser vos processus d'achats grâce au digital ?

PROCURE-TO-PAY : DÉFINITION

L’expression « Procure-to-Pay » n’a pas vraiment de traduction, ce terme désigne l’ensemble d’architectures techniques et logicielles informatiques allant de la recherche des produits jusqu’au paiement, dans un cadre de relations entreprises/fournisseurs. On parle aussi de Purchase-to-Pay. Par définition, le processus P2P englobe les principaux processus majeurs du cycle de vie des achats que sont :

• La demande : recherche de produits, demande de devis puis d’achat, négociation avec les fournisseurs ;
• L’approvisionnement : envoi du bon de commande, réception de la commande ;
• Le paiement : réception, rapprochement et traitement de la facture, paiement, comptabilisation.

Pour chacun de ces cycles, les solutions de Procure-to-Pay vont chercher à automatiser le maximum de procédés et fonctionnalités. Elles vont par exemple permettre à des entreprises d’utiliser la reconnaissance automatique des caractères (via OCR) pour la lecture et la saisie des factures dans les logiciels comptables. Elles incluent des fonctionnalités de vérification et de traçage, comme la piste d’audit fiable.

La mise en place d’une solution P2P permet aux entreprises de gagner en visibilité et en transparence sur leurs dépenses. Mais ce n’est pas tout : il s’agit aussi de libérer les ressources allouées à toutes ces tâches à faible valeur ajoutée, nécessaires, mais chronophages. Tous ces processus contribuent à remettre la productivité au cœur du fonctionnement de l’entreprise.

P2P : UN LEVIER DE CROISSANCE POUR LES ENTREPRISES

Pour optimiser les processus d'achats, le champ d’intervention humaine doit être réduit au maximum. La solution ? Un processus digitalisé et automatisé.

L’idée n’est pas de remplacer l’humain par la machine, mais de mettre à profit les atouts du digital dans les processus à faible valeur ajoutée, comme le traitement des factures fournisseurs et la mise à jour des écritures comptables. Grâce à l'automatisation des processus comptables, l’entreprise libère des ressources et du temps, qu’elle peut allouer à des missions plus productives.

En consolidant les données fournisseurspour gérer au mieux les cycles d’achat, a un impact direct sur les flux de trésorerie, la relation avec ses fournisseurs, mais également les bénéfices de l’entreprise.

Pour contextualiser, en 2021, 80 % des factures d’entreprises sont envoyées au format papier. Ce qui génère un coût de 35 milliards d’euros chaque année en France. Dans les petites structures type TPE-PME, la gestion des factures est souvent assurée par le dirigeant lui-même, et effectuée le soir après 19 h, ou le week-end. En plus de nuire à la productivité de l’entreprise, cela augmente les risques d’erreur de saisie et de paiement.

Dématérialiser la facturation papier constitue désormais une priorité pour les services administratifs et financiers en entreprise. C’est justement l’un des segments du P2P. À terme, l’objectif est de :

• Mieux gérer les dépenses de l’entreprise ;
• Réduire les délais de traitement ;
• Renforcer les vérifications sur les processus commerciaux manuels ;
• Automatiser le plus de tâches possibles ;
• Améliorer la relation entreprise/fournisseur ;
• Et enfin, faire des économies, sur des processus habituellement long et coûteux. Saviez-vous par exemple que le traitement d’une facture coûte en moyenne 14 euros à votre entreprise ?

LES 3 ÉTAPES DU PROCURE-TO-PAY

Depuis l’identification du besoin jusqu’à la comptabilisation du compte fournisseur correspondant, le Procure-to-Pay comprend 3 grandes étapes, regroupées dans les 3 cycles cités en début d’article : demande, approvisionnement et paiement.

1) La demande

Le processus commence par la planification des biens ou services requis : quoi ? Quand ? Combien ? À quel prix ? Ces réflexions sont conduites par les services d’achats, qui doivent tenir compte du budget de l’entreprise. Une fois le besoin identifié, qui va se traduire par l’achat futur de bien et/ou de service, l’entreprise doit choisir un fournisseur.

Si elle connaît déjà le fournisseur en question, qu’elle collabore déjà avec lui, elle peut passer directement au formulaire de demande d’achat. S’il s’agit d’un besoin encore inexistant dans l’entreprise, les services d’achats doivent dresser une liste de fournisseurs potentiels.

Vient ensuite la phase de négociation. Pour cela, l’entreprise demande au préalable à chaque fournisseur de lui soumettre un devis comprenant :

• Le prix,
• Les conditions de livraison,
• La qualité du matériel,
• Toute autre information nécessaire à la prise de décision.

C’est également à ce moment qu’intervient (si elle doit) la négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions. Une fois le fournisseur choisi, les acheteurs créent un formulaire de demande d’achat qui comprend :

• La description de la commande ;
• Le numéro de compte départemental ;
• Les signatures des responsables ;
• Les instructions de livraison ;
• Et le devis.

2) L’approvisionnement

Le formulaire de demande d’achat a été complété et envoyé. L’étape suivante : le bon de commande. Ce document commercial doit être envoyé pour contrôler l’achat de produits et services auprès de fournisseurs externes. Si le fournisseur le valide, cela signifie qu’il accepte les conditions générales de vente de l’entreprise. Le bon de commande sert à matérialiser l’acceptation du client : le fournisseur s’engage contractuellement à livrer la commande, et le client à la retirer.

Le fournisseur prépare la commande, puis celle-ci est livrée au client. Dès réception, l’acheteur doit établir un bon de réception. Ce document servira à vérifier que la marchandise réceptionnée correspond bien à la commande.

Pour simplifier, les services d’achat vont mettre en évidence les bons de réception et de commande, et les comparer. Si la correspondance est avérée : c’est que la commande a bien été livrée. Dans le cas contraire, l’entreprise devra se rapprocher de son fournisseur et effectuer une réclamation. Idem si des marchandises sont endommagées ou manquantes.

Au moment de la réception des marchandises, certaines dernières vérifications sont de rigueur :

• Les marchandises sont bien utilisables ?
• La quantité correcte a été livrée ?
• Toutes les marchandises répondent aux spécifications demandées ?
• Le prix est bien celui spécifié sur le bon de commande ?

⇒ Ce qui change avec le P2P : grâce à une interface de gestion personnalisée, l’entreprise dispose d’un compte pour chaque fournisseur, ce qui facilite les échanges et la gestion des commandes.

Lire aussi : Gestion des approvisionnements : le digital au secours des restaurateurs

3) Le paiement

Une fois la vérification des marchandises effectuée, le fournisseur édite une facture de paiement, laquelle est validée par les services d’achats puis expédiée à l’entreprise. Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le paiement constitue une étape capitale. La facture doit être envoyée dans les délais, contenir toutes les mentions obligatoires, et être conforme à la commande.

Pour éviter les retards et les erreurs de paiement, les solutions Procure-to-Pay misent sur une approche entièrement dématérialisée de la facturation. Depuis la création de la facture jusqu’à sa comptabilisation, les traitements manuels doivent être ramenés au strict minimum. Cela reste le meilleur moyen d’éviter les erreurs de saisie, de paiement, les doublons et les relances du fournisseur.

⇒ Ce qui change avec le P2P : la collecte, le traitement, la dématérialisation et le paiement des factures sont tous inclus dans les fonctionnalités Libeo. Terminés, les factures en doubles, les feuilles volantes, les mails en attente de lecture qui s’entassent. Toutes les factures sont centralisées grâce à une solution de collecte et traitées en quelques clics.

FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on associer une solution Procure-to-Pay à un ERP ?

Oui, d’ailleurs beaucoup d’entreprises choisissent de coupler une solution Procure-to-Pay à leur ERP (Enterprise Resource Planning, PGI en français) pour améliorer la gestion des achats et à contrôler les dépenses de l’entreprise. C’est ce que propose notamment Libeo, qui peut être intégré avec des outils comme QuickBooks, Cegid Loop, Dext (anciennement Receipt Bank), Welyb, et bien d’autres encore.

Quelle est la différence entre Procure-to-Pay vs Purchase-to-Pay ?

Il n’en existe pas. Les deux termes font référence aux mêmes processus de dématérialisation du cycle des achats en entreprise.

Qu’appelle-t-on « order to pay » en comptabilité ?

Lorsqu’une entreprise ne respecte pas ses engagements de paiement, son créancier (fournisseur, client) peut faire valoir ses droits auprès d’un juge et demander une ordonnance de paiement. Une ordonnance de paiement (« order to pay » en anglais) ou injonction de payer est une procédure permettant à un créancier de contraindre son débiteur à respecter ses engagements (à payer ses factures). Selon le montant de la créance ou de la dette :

• Moins de 10 000 € : c’est le tribunal d’instance qui est l’organe compétent.
• Plus de 10 000 € : rapprochez-vous du greffe du Tribunal de Grande Instance.