Lorsque vous recevez une facture de votre fournisseur pour un achats de marchandises, de matières premières ou une prestation de service, celle-ci indique généralement le mode de paiement attendu :

• Comptant : dès l’achat du bien ou de la prestation de service,
• À réception : c’est-à-dire lorsque la marchandise a été livrée,
• À échéance : la durée est de 30 jours après la livraison des marchandises ou de la fin de la prestation du service,
• Délai négocié : le fournisseur offre une facilité de paiement pouvant atteindre 60 jours maximum après l’arrivée de la facture.

Voici les différentes modes de paiement entre professionnels utilisés par les entreprises :

• Espèces
• Chèque
• Virement bancaire
• Effets de commerce papier
• Lettre de Change
• Billet à ordre
• Paypal

Parmi toutes ces options, le virement est le moyen le plus utilisé par les entreprises. Plus rapide, plus sécurisé, il facilite le pointage comptable et les états de rapprochements bancaires.

Pour payer une facture par virement, vous devez avoir un compte auprès de la société qui vous a envoyé la facture. Si vous n’avez pas de compte, créez-en un immédiatement avant d’essayer de payer par une autre méthode. Il est également conseillé d’appeler la société et de vérifier toute information figurant sur la facture avant d’effectuer un paiement.

Assurez-vous que tout est correct, notamment l’adresse postale et le numéro de téléphone (le cas échéant).

Ensuite, connectez-vous à votre banque et entrez-les coordonnées bancaires de votre fournisseur ainsi que le montant à payer et validez le paiement.

Dès que vous recevez une facture, vous devez veiller à vérifier l’IBAN du fournisseur qui vous a envoyé cette facture. Vous pouvez trouver l’IBAN de votre entreprise sur vos documents officiels, par exemple ceux de la Chambre de commerce.

Une fois que vous avez trouvé le bon IBAN, vous pouvez effectuer un paiement par virement bancaire. Le moyen le plus simple est d’utiliser une solution de paiement des factures dématérialisée. Ces outils vous permettent de suivre le fil d’activité de vos factures. Le suivi du fil d’activité vous permet, en un coup d’œil, de différencier les factures déjà traitées de celles en attente.

Une fois le règlement parti, demandez un reçu de paiement à votre fournisseur par courriel ou par courrier. Veillez à ne pas envoyer d'argent directement de votre propre compte bancaire vers celui du destinataire, mais utilisez toujours un nouveau compte bancaire pour ce type de paiement.

Le choix du moyen de paiement à l'international est d’autant plus important dans les relations commerciales internationales que les risques de non paiement sont décuplés du fait de l’éloignement des entreprises. Différentes techniques sont à la disposition des entreprises :

• Le virement bancaire européen SEPA et le virement bancaire international SWIFT,
• La lettre de change internationale et le billet à ordre,
• Le chèque international,
• Le crédit documentaire ou la remise documentaire.

Pour en savoir plus sur le paiement des fournisseurs à l'étranger, nous vous conseillons de lire notre fiche pratique "Comment payer un fournisseur étranger".

Une fois le paiement fournisseur effectué, vous devez saisir la facture dans la comptabilité, c'est-à-dire enregistrer les écritures comptables relatives à la transaction. Pour cela, vous devez distinguer 3 montants :

• Le montant HT de la facture ;
• Le montant TTC ;
• Le montant de la TVA, car celle-ci est déductible des achats professionnels.

Ensuite, entrez chaque montant dans son compte comptable correspondant, avec la bonne écriture (débit ou crédit), comme suit :

• Débiter le montant HT dans le compte de charge « Achats » (601 et 602).
• Créditer le montant TTC dans le compte 401 « Fournisseurs ».
• Débiter le montant de TVA dans le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour les achats.

Selon la nature des transactions, on utilise des comptes différents pour enregistrer les factures :

Enfin, n'oubliez pas d'inscrire dans le journal comptable, comme le numéro de la facture, sa date d’émission, le montant de la facture ou encore un libellé.