Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ? Ce qu'il faut savoir en 2024

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs est la branche de la comptabilité générale qui gère les processus liés aux fournisseurs : commandes, approvisionnements, facturation, paiement et comptabilisation.

Rattachée au service des achats, elle assure le renouvellement des stocks de matières premières, produits et fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, la sélection des fournisseurs, la gestion des achats et le paiement des factures. La comptabilité fournisseur et client sont étroitement liées : elles participent au suivi et à la gestion des dépenses d’entreprise.

L'objectif final est la maîtrise des coûts de gestion. Au quotidien, cette branche de la comptabilité couvre 4 missions :

• La gestion des stocks
• L'analyse des coûts
• La budgétisation et les achats
• La gestion des flux de trésorerie

Très pointue, la comptabilité fournisseurs dépasse la simple gestion sur Excel. Cette branche de la comptabilité couvre :

• Le volume des factures ;
• La gestion des stocks (réceptions, entrées et sorties) ;
• Les délais de paiement ;
• La gestion des fournisseurs ;
• Le contrôle du coût des produits.

C'est également là qu'ont lieu les opérations de rapprochement bancaire et de pointage comptable.

Comment tenir la comptabilité fournisseurs ?

Il ne s’agit pas juste de traiter et de payer les factures. En entreprise, la comptabilité fournisseurs est corrélée avec d’autres services : direction financière, service des achats, fiscal, juridique, comptabilité générale.

• Prendre en charge tout le processus de traitement des factures fournisseurs : réception, saisie, paiement, classement et archivage.
• Ventiler les différents taux de TVA, calculer la TVA à collecter et à déduire.
• Établir un prévisionnel d’achat ;
• Réaliser des réconciliations bancaires;
• Intégrer les écritures d’achats de production dans le logiciel comptable qu’utilise l’entreprise ;
• Collaborer avec le service commercial des achats pour les négociations de paiement et la recherche des fournisseurs les plus intéressants ;
• Appliquer la législation sur les transactions ;
• Suivre la clôture annuelle des comptes.

Comment traiter les factures fournisseurs ?

La comptabilité fournisseurs est le processus de suivi et de traitement des factures d'achats depuis la réception jusqu'au paiement. Ce processus est aussi appelé Comptes fournisseurs, ou Accounts Payable (AP).

La procédure de traitement des factures par la comptabilité fournisseurs se déroule comme suit :

• Contrôler la facture ;
• Saisir les données de la facture dans la comptabilité ;
• Rapprocher la facture du bon de commande et de livraison ;
• Payer la facture ;
• Suivre le paiement ;
• Archiver la facture.

Les grandes entreprises disposent souvent d'un comptable ou d'un service dédié à la comptabilité fournisseurs. Dans les petites entreprises, comme les TPE-PME, ce n'est généralement pas le cas : manque de ressources, d’expertise, de bagage technique, etc. Résultat : ce sont souvent les dirigeants qui endossent la casquette de comptable.

Comment assurer le succès de la comptabilité fournisseurs

La volumétrie des factures varie selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise. On estime qu’une PME traite en moyenne 67 factures par mois. Des pièces comptables précieuses qu’il faut récupérer, contrôler, traiter, payer et enfin archiver. Rappelons qu’en effet le cycle de vie d’une facture ne s’arrête pas avec le paiement : les entreprises sont dans l’obligation (légale) de les conserver pendant au moins 10 ans.

Si la plupart des grands groupes sont équipés d’un service comptable dédié ou d’un expert-comptable fournisseur, ces ressources sont plus rares dans les TPE-PME. Pourtant, ces petites structures ont tout intérêt à suivre de près la gestion des commandes et des factures fournisseurs. Pour maintenir une bonne entente commerciale d’une part, mais surtout pour éviter les retards de paiement, à l’origine de 25 % des faillites dans les TPE-PME.

Pour assurer le succès de la comptabilité fournisseur, automatiser le traitement et le paiement des factures est essentiel !

1/ Centraliser vos factures sur une plateforme unique

C’est sans doute l’une des premières raisons des retards de paiement en entreprise : la dispersion des pièces comptables. Entre les mails et les courriers postaux, les factures s’entassent et se perdent. Le problème vient du fait qu’une fois émises, les factures transitent par différents biais :

• Envoyées par mail en pièce jointe.
• Envoyées par mail dans le corps du texte.
• Déposées par le fournisseur sur l’espace client.
• Expédiées par courrier.
• Générée sous forme de document partagé (Google Drive, Dropbox).

Pour le collaborateur chargé de les centraliser, c’est un véritable travail d’investigation qui s’opère pour retrouver une à une chaque facture, saisir les informations, valider le paiement, etc.

Autant de tâches plutôt ingrates qu’on pourrait s’éviter avec la collecte automatique de factures. Cette fonctionnalité consiste à récupérer automatiquement les factures depuis une boîte mail ou un espace client sur le site d’un fournisseur. Une fois centralisées, vous bénéficiez d’un tableau de bord de votre comptabilité fournisseur, avec ;

• Les paiements en cours,
• Les paiements à valider,
• Les acomptes à verser,
• Les factures en retard, etc.

C’est l’ensemble de votre trésorerie qui gagne en transparence. La centralisation des factures est l’étape qui précède le paiement. Elle est donc indispensable pour assurer des paiements dans les temps.

2/ Associer les factures à leurs bons de commande

Le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande est une étape majeure du circuit de validation des factures. Ce rapprochement est nécessaire pour constater d’éventuels écarts (de montants, de quantités, de TVA, etc.). En règle générale, le rapprochement des factures intervient lors du contrôle et du déclenchement du workflow de validation (le cas échéant).

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande. Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

3/ Rattacher le paiement à la comptabilité

Le paiement des factures fournisseurs et le suivi de la comptabilité sont souvent traités sur des outils différents :

• L’expert-comptable ou le DAF règle les factures via l’outil de paiement ;
• Avant de saisir les données de la facture dans le logiciel comptable.

Entre les erreurs liées à la saisie manuelle et les doublons, il n’est pas rare de devoir faire des allers-retours entre les deux. Sans parler du temps perdu : les entreprises passent en moyenne dix heures par semaine à enregistrer leurs factures fournisseurs. Ces allées et venues favorisent le risque d’erreur, qui peut, à terme, fausser la comptabilité et entraîner un rejet.

Pour mieux maîtriser votre circuit de validation, rattachez votre outil comptable à une solution de gestion des factures fournisseurs, comme Libeo :

• Choisissez les factures que vous voulez importer dans Libeo depuis votre logiciel comptable.
• Réglez vos factures fournisseurs en un clic, avec ou sans IBAN.
• Programmez vos paiements : immédiat, à échéance, avec acompte.
• Profitez de la synchronisation instantanée sur les deux plateformes pour vos écritures comptables.

Les informations comptables s’actualisent automatiquement dans votre logiciel. À l’inverse, si vous modifiez une facture depuis votre outil, la mise à jour se fait instantanément dans Libeo.

Et côté intégrations ? Sage, Cegid, Welyb, MEG, pour ne citer qu’eux. Libeo s’intègre aux meilleurs outils du marché pour simplifier et automatiser la gestion quotidienne de vos tâches financières.

4/ Définir des circuits d'approbation et des règles d'automatisation

Pour mieux sécuriser les paiements et gagner en efficacité, attribuez des rôles aux membres de votre équipe pour le contrôle et la préparation des paiements :

• Contrôleur : le contrôleur peut ajouter, contrôler et valider une facture. Il peut effectuer une demande de paiement mais il ne pourra pas déclencher celui-ci sans la validation d’un payeur.
• Payeur : le payeur a les mêmes droits que le contrôleur, mais il peut effectuer un paiement et valider ou refuser une demande de paiement.

Sur Libeo, vous pouvez inviter votre expert-comptable à collaborer. Pour chaque nouvel utilisateur, vous pouvez paramétrer les accès suivants :

• Importer et contrôler une facture
• Valider une facture
• Valider un paiement
• Déclencher un paiement
• Voir les comptes bancaires et leurs soldes
• Valider les IBANs

5/ Automatiser les flux de paiement

Lorsque vous automatisez vos flux de paiement, veillez à garder la flexibilité en tête. Pour ne pas créer de déséquilibre de trésorerie et pour ne pas manquer les échéances de paiement des fournisseurs, Libeo peut vous aider à choisir parmi plusieurs options de paiement des factures :

• Paiement immédiat
• Paiement à échéance
• Paiement planifié
• Versement d’acompte
• Demande d’approbation avant paiement

Foire aux questions

Quel est le rôle d'un comptable fournisseur ?

Le comptable fournisseurs assure la liaison entre l'entreprise et ses fournisseurs, en veillant à ce que les deux parties soient satisfaites de leur relation. Il assure le suivi des montants dus et payés par les clients, ainsi que des remises ou rabais qui sont dus. Il peut également être chargé de s'assurer que les factures sont envoyées à temps et que les paiements sont effectués dans les délais.

Ce poste exige une connaissance approfondie des principes comptables, ainsi que de solides compétences en communication.

Quel compte comptable pour fournisseur ?

La comptabilité fournisseur et client appartiennent à la classe 4 du plan comptable "Comptes de tiers". Le compte fournisseur est rattaché au compte 401 du plan comptable général.

Comment dit-on « comptabilité fournisseurs » en anglais ?

La traduction la plus proche de « comptabilité fournisseurs » en anglais est « Suppliers accounting ». D’autres expressions existent, comme « Accounts payable », « Suppliers accounts » ou encore « Accounting service ».

Comment comptabiliser une prestation de service ?

Pour enregistrer un achat de services en comptabilité, il faut utiliser le bon compte :

• Services : compte 604 "Achats d’études et prestations de services".
• Travaux : compte 605 "Achats de matériels, équipements et travaux".
• Sous-traitance : compte 611 "Sous-traitance générale".
• Sous-traitance administrative : compte 628 "Divers"

Ensuite, on passe les écritures comptables suivantes :

• Débit du compte correspondant a la nature de la prestation.
• Débit du compte 44566 "TVA sur autres biens et services".
• Crédit du compte 401 "Fournisseurs".