Qu'est-ce que la comptabilité fournisseur ?

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur regroupe l’ensemble des processus comptables liés aux opérations fournisseurs : commandes, approvisionnements, facturation, paiement et comptabilisation. Rattachée au service des achats, elle assure le renouvellement des stocks de matières premières, produits et fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. La comptabilité fournisseur et client sont étroitement liées : elles participent au suivi et à la gestion des dépenses d’entreprise.

L'objectif final est la maîtrise des coûts de gestion. Au quotidien, cette branche de la comptabilité englobe 4 missions :

• Le suivi du compte fournisseurs

• Le traitement des factures (réception en un lieu unique, contrôle, numérisation, paiement avec contrôle de la trésorerie et archivage)

• Le traitement de la TVA

• Le paiement des fournisseurs

Très pointue, la comptabilité fournisseur dépasse la simple gestion sur Excel. Cette branche de la comptabilité fait intervenir plusieurs indicateurs et outils très spécifiques :

• Un logiciel comptable ;

• Le rapprochement bancaire et le pointage comptable ;

• La volumétrie de factures ;

• Les délais de paiement ;

Comment tenir la comptabilité fournisseurs ?

Il ne s’agit pas juste de traiter et de payer les factures. En entreprise, la comptabilité fournisseur est corrélée avec d’autres services : direction financière, service des achats, fiscal, juridique, comptabilité générale.

• Prendre en charge tout le processus de traitement des factures fournisseurs : réception, saisie, paiement, classement et archivage.

• Ventiler les différents taux de TVA, calculer la TVA à collecter et à déduire.

• Établir un prévisionnel d’achat ;

• Réaliser des réconciliations bancaires;

• Intégrer les écritures d’achats de production dans le logiciel comptable qu’utilise l’entreprise ;

• Collaborer avec le service commercial des achats pour les négociations de paiement et la recherche des fournisseurs les plus intéressants ;

• Appliquer la législation sur les transactions ;

• Suivre la clôture annuelle des comptes.

Comment traiter les factures fournisseurs ?

La comptabilité fournisseur est le processus de suivi et de traitement des factures d'achats depuis réception jusqu'au paiement final. Ce processus se fait généralement sur un logiciel de comptabilité fournisseur, ou sur Excel. Pour traiter les factures fournisseur, la fonction comptable procède ainsi :

• Collecter et classer la facture ;

• Saisir les données de la facture dans la comptabilité ;

• Vérifier l'identité du fournisseur

• Rapprocher la facture du bon de commande et de livraison ;

• Payer la facture ;

• Suivre le paiement ;

• Archiver la facture.

Dans les grandes entreprises, on trouve souvent un comptable, voire un département dédié à la comptabilité fournisseur. Dans les petites structures, comme les TPE-PME, c’est souvent moins le cas. Manque de ressources, d’expertise, de bagage technique… Ce sont souvent les dirigeants qui endossent la casquette de comptable. Des tâches annexes effectuées le soir après 19 h ou le week-end.

Comment faciliter la tenue de la comptabilité fournisseurs ?

La volumétrie des factures varie selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise. On estime qu’une PME traite en moyenne 67 factures par mois. Des pièces comptables précieuses qu’il faut récupérer, contrôler, traiter, payer et enfin archiver. Rappelons qu’en effet le cycle de vie d’une facture ne s’arrête pas avec le paiement : les entreprises sont dans l’obligation (légale) de les conserver pendant au moins 10 ans.

Si la plupart des grands groupes sont équipés d’un service comptable dédié ou d’un expert-comptable fournisseur, ces ressources sont plus rares dans les TPE-PME. Pourtant, ces petites structures ont tout intérêt à suivre de près la gestion des commandes et des factures fournisseurs. Pour maintenir une bnne entente commerciale d’une part, mais surtout pour éviter les retards de paiement, à l’origine de 25 % des faillites dans les TPE-PME.

Dans notre webinar réalisé avec la participation de Dimpl (ex-Moment), découvrez comment :

• Vérifier la solvabilité d’un client avant d’accepter un contrat

• Bien gérer son poste client

• Lisser sa trésorerie en préservant sa relation client-fournisseur

1/ Centraliser vos factures

C’est sans doute l’une des premières raisons des retards de paiement en entreprise : la dispersion des pièces comptables. Entre les mails et les courriers postaux, les factures s’entassent et se perdent. Le problème vient du fait qu’une fois émises, les factures transitent par différents biais :

• Envoyées par mail en pièce jointe.

• Envoyées par mail dans le corps du texte.

• Déposées par le fournisseur sur l’espace client.

• Expédiées par courrier.

• Générée sous forme de document partagé (Google Drive, Dropbox).

Pour le collaborateur chargé de les centraliser, c’est un véritable travail d’investigation qui s’opère pour retrouver une à une chaque facture, saisir les informations, valider le paiement, etc.

Autant de tâches plutôt ingrates qu’on pourrait s’éviter avec la collecte automatique de factures. Cette fonctionnalité consiste à récupérer automatiquement les factures depuis une boîte mail ou un espace client sur le site d’un fournisseur. Une fois centralisées, vous bénéficiez d’un tableau de bord de votre comptabilité fournisseur, avec ;

• Les paiements en cours,

• Les paiements à valider,

• Les acomptes à verser,

• Les factures en retard, etc.

C’est l’ensemble de votre trésorerie qui gagne en transparence. La centralisation des factures est l’étape qui précède le paiement. Elle est donc indispensable pour assurer des paiements dans les temps.

La collecte des factures vous fait perdre un temps précieux chaque mois ? Découvrez comment automatiser cette fonctionnalité avec Libeo !

2/ Rattacher le paiement à la comptabilité

Le paiement des factures fournisseurs et le suivi de la comptabilité sont souvent traités sur des outils différents :

• L’expert-comptable ou le DAF règle les factures via l’outil de paiement… ;

• Avant de saisir les données de la facture dans le logiciel comptable

Entre les erreurs liées à la saisie manuelle et les doublons, il n’est pas rare de devoir faire des allers-retours entre les deux. Sans parler du temps perdu : les entreprises passent en moyenne dix heures par semaine à enregistrer leurs factures fournisseurs. Ces allées et venues favorisent le risque d’erreur, qui peut, à terme, fausser la comptabilité et entraîner un rejet.

Pour mieux maîtriser votre circuit de validation, rattachez votre outil comptable à une solution de gestion des factures fournisseurs, comme Libeo :

• Choisissez les factures que vous voulez importer dans Libeo depuis votre logiciel comptable.

• Réglez vos factures fournisseurs en un clic, avec ou sans IBAN.

• Programmez vos paiements : immédiat, à échéance, avec acompte.

• Profitez de la synchronisation instantanée sur les deux plateformes pour vos écritures comptables.

Les informations comptables s’actualisent automatiquement dans votre logiciel. À l’inverse, si vous modifiez une facture depuis votre outil, la mise à jour se fait instantanément dans Libeo.

Et côté intégrations ? QuickBooks, Sage, Cegid, Welyb, MEG, pour ne citer qu’eux. Libeo s’intègre aux meilleurs outils du marché pour simplifier et automatiser la gestion quotidienne de vos tâches financières.

3/ Rassembler les acteurs de votre comptabilité fournisseur

Pour gagner en temps et en productivité, les plateformes de gestion de factures intègrent le paramétrage des droits d’équipe, collaborateurs et payeurs. Sur une plateforme comme Libeo, vous pouvez configurer l’accès à votre expert-comptable et vos fournisseurs. Pour chaque nouvel utilisateur, vous pouvez paramétrer les accès suivants :

• Importer et contrôler une facture

• Voir les factures et émettre un bon à payer

• Effectuer des paiements

• Voir les comptes bancaires et leurs soldes

• Valider les IBANs

Mais ce n’est pas tout : certaines fonctionnalités vous permettent d’importer vos comptes comptables.

4/ Recruter un comptable fournisseur

Si votre organisation se développe et que votre comptabilité fournisseur demande de plus en plus de suivi, diffusez une offre d’emploi sur les jobboards. Vous trouverez sans problème des fiches métier comptables fournisseurs sur le site de Pôle Emploi.

Quel est le rôle d'un comptable fournisseur ?

Comme tout poste à responsabilité, le poste de comptable fournisseur requiert des qualités et des compétences particulières. Pour être performant dans son domaine, il doit :

• Maîtriser parfaitement les techniques comptables ;

• Connaître les législations des transactions commerciales ;

• Respecter les engagements pris envers les fournisseurs ;

• Maîtriser l’anglais commercial.

Foire aux questions

Quel compte comptable pour fournisseur ?

La comptabilité fournisseur et client appartiennent à la classe 4 du plan comptable "Comptes de tiers". Le compte fournisseur est rattaché au compte 401 du plan comptable général.

Comment dit-on « comptabilité fournisseurs » en anglais ?

La traduction la plus proche de « comptabilité fournisseur » en anglais est « Suppliers accounting ». D’autres expressions existent, comme « Accounts payable », « Suppliers accounts » ou encore « Accounting service ».

Comment comptabiliser une prestation de service ?

Pour enregistrer un achat de services en comptabilité, il faut utiliser le bon compte :

• Services : compte 604 "Achats d’études et prestations de services".

• Travaux : compte 605 "Achats de matériels, équipements et travaux".

• Sous-traitance : compte 611 "Sous-traitance générale".

• Sous-traitance administrative : compte 628 "Divers"

Ensuite, on passe les écritures comptables suivantes :

• Débit du compte correspondant a la nature de la prestation.

• Débit du compte 44566 "TVA sur autres biens et services".

• Crédit du compte 401 "Fournisseurs".