Qu'est-ce que la comptabilité fournisseur ?

Voici comment poser les bases et optimiser la comptabilité fournisseur dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur regroupe l’ensemble des processus comptables liés aux opérations fournisseurs : commandes, approvisionnements, facturation, paiement et comptabilisation. Rattachée au service des achats, elle assure le renouvellement des stocks de matières premières, produits et fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. La comptabilité fournisseur et client sont étroitement liées : elles participent au suivi et à la gestion des dépenses d’entreprise.

Mickael Asseraf, fondateur de Hello Syndic, parle de Libeo

"Aujourd’hui, j’ai vraiment une vision exhaustive de toutes les factures qu’on reçoit. Ça me permet aussi de gérer plus efficacement la trésorerie : je connais en temps réel toutes les dépenses engagées par les collaborateurs."

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Un véritable enjeu pour les entreprises, car l’objectif final est la maîtrise des coûts de gestion.

Au quotidien, cette branche de la comptabilité englobe 4 principales missions :

• Le suivi du compte fournisseurs

• Le traitement des factures (réception en un lieu unique, contrôle, numérisation, paiement avec contrôle de la trésorerie et archivage)

• Le traitement de la TVA

• Le paiement des fournisseurs

Très pointue, la comptabilité fournisseur dépasse la simple gestion sur Excel. Cette branche de la comptabilité fait intervenir plusieurs indicateurs et outils très spécifiques, notamment :

• Un logiciel comptable ;

• Le rapprochement bancaire et le pointage comptable ;

• Le volume de factures ;

• Les délais de paiement ;

Les enjeux de la comptabilité fournisseur

Il ne s’agit pas juste de traiter et de payer les factures. En entreprise, la comptabilité fournisseur est corrélée avec d’autres services : la direction financière, le service des achats, fiscal, juridique et la comptabilité générale.

• Prendre en charge tout le processus de traitement des factures fournisseurs : réception, saisie, paiement, classement et archivage.

• Ventiler les différents taux de TVA, calculer la TVA à collecter et à déduire.

• Établir un prévisionnel d’achat ;

• Réaliser des réconciliations bancaires;

• Intégrer les écritures d’achats de production dans le logiciel comptable qu’utilise l’entreprise ;

• Collaborer avec le service commercial des achats pour les négociations de paiement et la recherche des fournisseurs les plus intéressants ;

• Appliquer la législation sur les transactions ;

• Suivre la clôture annuelle des comptes.

Dans les grandes entreprises, on trouve souvent un comptable, une équipe voire un département dédié à la comptabilité fournisseur. Dans les petites structures, comme les TPE-PME, c’est souvent moins le cas. Manque de ressources, d’expertise, de bagage technique… Ce sont souvent les dirigeants qui endossent la casquette de comptable. Des tâches annexes effectuées le soir après 19 h ou le week-end.

Pour les gérants d’entreprise, c’est un enjeu à part entière : comment gérer la comptabilité fournisseur sans empiéter sur les autres tâches ? Payer les factures, renouveler les contrats, vérifier les échéances, les conditions de vente, les délais, etc. Une entreprise peut traiter plusieurs centaines de factures par mois : comment garder une visibilité sur les paiements, les commandes, les devis ?

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Comment faciliter la tenue de la comptabilité fournisseurs ?

Le nombre de fournisseurs varie évidemment selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise. Pour éviter de mettre tous les œufs dans le même panier, les entreprises multiplient leurs fournisseurs. Une tactique qui permet de faire jouer la concurrence sur la négoce et d’éviter de se retrouver pris au dépourvu (en cas de défection d’un fournisseur par exemple).

Par conséquent, la comptabilité fournisseur s’en trouve chargée. On estime qu’une PME traite en moyenne 67 factures par mois. Des pièces comptables précieuses qu’il faut récupérer, contrôler, traiter, payer et enfin archiver. Rappelons qu’en effet le cycle de vie d’une facture ne s’arrête pas avec le paiement : les entreprises sont dans l’obligation (légale) de les conserver pendant au moins 10 ans.

Si la plupart des grands groupes sont équipés d’un service comptable dédié ou d’un expert-comptable fournisseur, ces ressources sont plus rares dans les TPE-PME. Pourtant, ces petites structures ont tout intérêt à suivre de près la gestion des commandes et des factures fournisseurs. Pour maintenir une bnne entente commerciale d’une part, mais surtout pour éviter les retards de paiement.

Véritable fléau en entreprise, les retards de paiements sont à l’origine de 25 % des faillites dans les TPE-PME. Pénalités de retards, relances, augmentation du BFR, allongement des dettes fournisseurs, etc. En plus de passer pour un mauvais payeur, le fait de payer vos factures en retard nuit à la pérennité de votre entreprise.

Les experts sont formels : s’ils sont dangereux pour les entreprises, les retards de paiement ne sont pas une fatalité. Dans notre webinar réalisé avec la participation de Dimpl (ex-Moment), découvrez comment :

• Vérifier la solvabilité d’un client avant d’accepter un contrat

• Bien gérer son poste client

• Lisser sa trésorerie en préservant sa relation client-fournisseur

Centraliser vos factures

C’est sans doute l’une des premières raisons des retards de paiement en entreprise : la dispersion des pièces comptables. Entre les mails et les courriers postaux, les factures s’entassent et se perdent. Le problème vient du fait qu’une fois émises, les factures transitent par différents biais :

• Envoyées par mail en pièce jointe.

• Envoyées par mail dans le corps du texte.

• Déposées par le fournisseur sur l’espace client.

• Expédiées par courrier.

• Générée sous forme de document partagé (Google Drive, Dropbox).

Pour le collaborateur chargé de les centraliser, c’est un véritable travail d’investigation qui s’opère pour retrouver une à une chaque facture, saisir les informations, valider le paiement, etc. Autant de tâches plutôt ingrates qu’on pourrait s’éviter avec la collecte automatique de factures. Cette fonctionnalité consiste à récupérer automatiquement les factures depuis une boîte mail ou un espace client sur le site d’un fournisseur. Une fois centralisées, vous bénéficiez d’une vision à la fois globale et granulaire sur vos flux de trésorerie. Vous visualisez :

• les paiements en cours,

• les paiements à valider,

• les acomptes à verser,

• les factures en retard, etc.

C’est l’ensemble de votre trésorerie qui gagne en transparence. La centralisation des factures est l’étape qui précède le paiement. Elle est donc indispensable pour assurer des paiements dans les temps.

La collecte des factures vous fait perdre un temps précieux chaque mois ? Découvrez comment automatiser cette fonctionnalité avec Libeo !

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Rattacher le paiement à la comptabilité

Le paiement des factures fournisseurs et le suivi de la comptabilité sont souvent traités sur des outils différents :

• L’expert-comptable ou le DAF règle les factures via l’outil de paiement… ;

• Avant de saisir les données de la facture dans le logiciel comptable

Entre les erreurs liées à la saisie manuelle et les doublons, il n’est pas rare de devoir faire des allers-retours entre les deux. Sans parler du temps perdu : les entreprises passent en moyenne dix heures par semaine à enregistrer leurs factures fournisseurs. Entre le suivi des échéances et la saisie des informations, la tâche est compliquée, chronophage, et sans réelle valeur ajoutée. Mais surtout, ces allées et venues favorisent le risque d’erreur, qui peut, à terme, fausser la comptabilité et entraîner un rejet. Pour éviter cela, rattachez votre outil comptable à une solution de gestion des factures fournisseurs, comme Libeo :

• Choisissez les factures que vous voulez importer dans Libeo depuis votre logiciel comptable.

• Réglez vos factures fournisseurs en un clic, avec ou sans IBAN.

• Programmez vos paiements : immédiat, à échéance, avec acompte.

• Profitez de la synchronisation instantanée sur les deux plateformes pour vos écritures comptables.

Pour chaque nouvelle facture importée dans Libeo, les informations comptables s’actualisent automatiquement dans votre logiciel. À l’inverse, si vous modifiez une facture depuis votre outil, la mise à jour se fait instantanément dans Libeo. Et côté intégrations ? QuickBooks, Sage, Cegid, Welyb, pour ne citer qu’eux. Libeo s’intègre aux meilleurs outils du marché pour simplifier et automatiser la gestion quotidienne de vos tâches financières. Découvrez la liste complète des intégrations Libeo ici.

Rassembler les acteurs de votre comptabilité fournisseur

Pour gagner en temps et en productivité, les plateformes de gestion de factures intègrent le paramétrage des droits d’équipe, collaborateurs et payeurs. Sur une plateforme comme Libeo, vous pouvez configurer l’accès à votre expert-comptable et vos fournisseurs. Pour chaque nouvel utilisateur, vous pouvez paramétrer les accès suivants :

• Importer et contrôler une facture

• Voir les factures et émettre un bon à payer

• Effectuer des paiements

• Voir les comptes bancaires et leurs soldes

• Valider les IBANs

Mais ce n’est pas tout : certaines fonctionnalités vous permettent d’importer vos comptes comptables :

• Comptes d’achat

• Codes analytiques

• Comptes fournisseurs

• Comptes de banque

• Code journal

• TVA et autoliquidation

Recruter un comptable fournisseur

Si votre organisation se développe et que votre comptabilité fournisseur demande de plus en plus de suivi, diffusez une offre d’emploi sur les jobboards. Vous trouverez sans problème des fiches métier comptables fournisseurs sur le site de Pôle Emploi. Tel que pour tout poste à responsabilité, le poste de comptable fournisseur requiert des qualités et des compétences particulières. Pour être performant dans son domaine, il doit :

• Maîtriser parfaitement la comptabilité de gestion ;

• Connaître les législations des transactions commerciales ;

• Maîtriser les outils comptables et les outils informatiques ;

• Savoir communiquer ;

• Maîtriser l’anglais commercial.

Foire aux questions

Comment dit-on « comptabilité fournisseurs » en anglais ?

La traduction la plus proche de « comptabilité fournisseur » en anglais est « Suppliers accounting ». D’autres expressions existent, comme « Accounts payable », « Suppliers accounts » ou encore « Accounting service ».