Comptabilité : qu’est-ce qu’un livre-journal ?

Livre-journal : définition

La comptabilité, une affaire de journal ? Entre autres, oui. Tenir un journal en comptabilité consiste à enregistrer, jour après jour, l'ensemble des mouvements financiers qui affectent le patrimoine de l'entreprise. Selon le secteur d'activité et la nature de l'entreprise, les journaux comptables varient ; journal de caisse, journal de ventes, de trésorerie, etc.

Aussi appelé journal comptable, le livre-journal comptable est un document comptable qui enregistre tous les mouvements financiers de l’entreprise, à savoir ses recettes et ses dépenses. Ce journal de comptabilité détaille chaque opération effectuée au cours d’un exercice comptable de façon chronologique, de la plus ancienne à la plus récente. Les mouvements ne sont pas classés par thématique : seule la chronologie compte.

La lecture du livre-journal permet de visualiser les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise. C'est un indicateur d’une comptabilité fiable et régulière : signe que la comptabilité est à jour et que chaque opération est correctement enregistrée.

Comment faire journal en comptabilité ?

Un journal d'entreprise en comptabilité peut prendre la forme d’un véritable livre (on trouve des exemplaires sur Amazon notamment) ou être réalisé de façon dématérialisée à l’aide d’un logiciel comptable adapté. Quelle que soit la méthode choisie, ce document comptable n’a pas vocation à être permanent. Une fois celui-ci terminé, on entame un autre livre-journal.

Attention, même terminé, ne jetez pas votre livre-journal. En effet, comme d’autres documents comptables, il doit être conservé pour une période minimale de 10 ans. Vous devez pouvoir le montrer, en particulier si l’administration fiscale ou l’inspection du travail vous le demande par exemple.

Qui doit tenir un livre-journal ?

La plupart des entreprises françaises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doivent tenir un livre-journal pour leur comptabilité. Il existe toutefois de certaines exceptions comme les micro-entreprises, les professions libérales et les SCI.

L’article R 123-206 du Code de Commerce précise que les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs n’ont pas besoin de tenir un livre-journal, ainsi que la plupart des professionnels libéraux. Une dérogation qui s'explique par le fait que la plupart des professionnels exerçant en libéral sont inscrits à l’URSSAF et non au RCS. Les professionnels libéraux en société restent concernés par le livre-journal.

Enfin, les SCI (Sociétés Civiles Immobilières) n’ont théoriquement pas l’obligation de tenir un livre-journal. Il existe toutefois une exception pour les sociétés assujetties à l’Impôt sur les Sociétés (IS) ou à la TVA.

Vous pouvez tenir votre livre-journal sur Excel vous-même, ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Vous pouvez également solliciter l’aide d’un expert-comptable qui pourra s’occuper pour vous de la gestion de ce document.

Comment faire un livre-journal ?

La tenue d’un livre-journal répond à un certain formalisme, tant dans la forme que dans le fond. Il doit ainsi respecter certaines règles de rédaction incontournables.

La forme du livre-journal

Le livre-journal se présente sous la forme d’un tableau qui présente au moins 5 colonnes. En effet, une même opération comptable doit comporter plusieurs informations dont :

• La date de l’opération ;
• Le numéro de la pièce comptable ;
• Le numéro des comptes débités et crédités ;
• Le libellé de l’écriture (achat d’un bureau par exemple) ;
• Le montant de l’opération.

Par exemple, si vous invitez un collaborateur au restaurant, cette dépense doit figurer dans votre livre-journal, accompagnée de son montant, de la date et du lieu. Le but est de pouvoir retrouver facilement le justificatif correspondant.

Le livre-journal contient ainsi toutes les écritures comptables de l’entreprise.

Ce document peut néanmoins être divisé en plusieurs journaux auxiliaires divisant les écritures comptables pour une meilleure lisibilité. Ils détaillent chaque opération financière de l’entreprise, dans des journaux qui correspondent chacun à une catégorie comptable. On retrouve généralement un journal pour :

• Les achats ;
• Les ventes ;
• La banque (pour les opérations bancaires) ;
• La caisse (pour les opérations réalisées en espèces) ;
• Et enfin, un journal d’opérations diverses (pour toutes les écritures qui n’ont pas leur place dans les autres journaux auxiliaires).

Les entreprises qui choisissent d’établir des journaux auxiliaires plutôt qu’un livre-journal unique simplifie au maximum ce document comptable, le rendant plus succinct. En effet, il ne comporte plus toutes les opérations financières renseignées les unes après les autres, mais uniquement les totaux mensuels indiqués dans les journaux auxiliaires. Il centralise ainsi toutes les informations qui sont contenues dans ces différents livres. Plus simple à mettre en place, cette solution est généralement privilégiée par les entreprises.

Bon à savoir : Les livres auxiliaires n’ont pas de valeur probante. Pour ça, il faut que les informations contenues soient reproduites dans un livre-journal classique pour faire foi.

Comment remplir un journal en comptabilité ?

4 grands principes à respecter :

• Enregistrer toutes les opérations recettes et les dépenses par ordre de date.
• Respecter l’ordre chronologique de chaque opération financière.
• Rempli le livre-journal de manière indélébile.
• Numéroter ses pages.

En effet, une même écriture comptable ne peut pas comptabiliser des mouvements qui concernent plusieurs jours. L’entreprise doit ainsi enregistrer dans l’ordre chaque vente réalisée, et chaque charge ou achat supporté pour un même exercice comptable.

De même, il est essentiel de respecter l’ordre chronologique de chaque opération financière. Ainsi le livre-journal doit être établi sans blanc, ni trous, ni altérations de quelque sorte que ce soit. De même, ses pages doivent être numérotées.

Quels sont principaux les livres comptables ?

La tenue du livre-journal n’est pas la seule obligation comptable en entreprise. D’autres documents, livres ou journal composent la tenue des comptes. C’est le cas du grand-livre et du livre d’inventaire.

Le grand-livre

Le grand-livre est l’autre livre comptable que doivent obligatoirement tenir les entreprises concernées par le livre-journal. Comme le livre-journal, le grand-livre peut également être découpé en plusieurs grands livres auxiliaires. Les informations qu’ils contiennent sont alors centralisées dans le grand-livre général.

Quelle est la différence entre le journal et le grand livre ?

À la différence du livre-journal, le grand livre classe les opérations par compte comptable. Les opérations financières de l’entreprise sont donc triées à partir du plan comptable de l’entreprise.

Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Bien que ce document ne soit plus nécessaire, les entreprises doivent tout de même réaliser un inventaire annuel. On doit contrôler l’état du stock au moins une fois par an.

Le livre d’inventaire recense tous les éléments contenus à l’actif et au passif de l’entreprise. Chaque élément doit y figurer, avec la quantité et la valeur comptable. On y retrouve notamment :

• Les immobilisations corporelles, incorporelles et financières,
• Les dettes fournisseurs,
• Les créances clients
• Ou encore les stocks.

Le journal des achats

On parle aussi de livre d'achats en comptabilité. Comme son nom l'indique, le journal achat en comptabilités recense l’ensemble des écritures comptables liées aux achats effectués par l'entreprise :

• Les achats de marchandises ;
• Les achats de matière première ;
• Les prestations de services ;
• Les frais généraux (loyers, entretien, honoraires, communication, …).

Le journal d'achat en comptabilité contient toutes les écritures des factures d'achats de l'entreprise.