journal de banque

Comment tenir votre journal de banque ?

Si la comptabilité d’une entreprise se fait principalement au travers de la tenue d’un journal comptable principal, on peut aussi recourir à d’autres  journaux comptables auxiliaires, comme le journal de banque.

Ce document permet à l’entreprise d’enregistrer dans sa comptabilité l’ensemble des opérations qui affectent son compte bancaire. À quoi sert ce journal comptable ? Comment fonctionne-t-il ? Libeo vous explique comment tenir un journal de banque dans le cadre de votre activité professionnelle.

À quoi sert un journal de banque ?

Journal de banque : définition

Sauf exception, toutes les entreprises doivent tenir leur comptabilité au travers de journaux comptables. Pour des raisons pratiques, la plupart d’entre elles utilisent un journal général qui regroupe les informations contenues dans leurs journaux auxiliaires (journal des achats, journal de caisse, ou encore journal de banque).

Le journal de banque offre une vue d’ensemble des mouvements bancaires réalisés par votre entreprise. Il intègre à la fois les entrées et les sorties réalisées sur votre compte bancaire, tous modes de paiement confondus (carte bancaire, virement ou chèque). Ce journal comptable auxiliaire vous permet de connaître avec précision le solde disponible sur votre compte bancaire et d’avoir une vue d’ensemble sur la santé financière de votre entreprise.

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COMMENT fonctionne le journal de banque ?

Le journal de banque est un journal comptable auxiliaire qui prend la même forme qu’un relevé bancaire. Il fait apparaître un débit et un crédit. Ainsi :

  • Le débit présente l’ensemble des décaissements de l’entreprise ;

  • Le crédit présente l’ensemble des encaissements réalisés par l’entreprise.

Bon à savoir : si vous détenez plusieurs comptes bancaires, vous devrez tenir plusieurs journaux de banque. En effet, il est obligatoire de détenir un journal de banque par compte bancaire.

Plusieurs comptes sont utilisés dans le journal de banque, en particulier pour différencier les encaissements (chèques, virements, paiements reçus par carte de crédit…). Le Plan Comptable Général préconise notamment l’utilisation du compte de la classe 5. C’est d’ailleurs le compte 512000 « Banque » qui vous servira généralement en guise de compte de contrepartie.

Vous pouvez aussi utiliser d’autres comptes :

  • Le compte 401 « fournisseurs » pour faire apparaître le règlement d’une facture ;

  • Le compte 411 « clients » pour enregistrer le paiement d’une facture que vous avez émise ;

  • Certains comptes de la classe 6 pour indiquer des intérêts de prêts (661 100) ou des frais bancaires (627 000).

Le journal de banque permet également de vérifier si les informations contenues sur votre relevé bancaire concordent avec vos enregistrements comptables grâce au rapprochement bancaire réalisé chaque fin de mois. Cette vérification est particulièrement importante lors de la réalisation du bilan comptable afin de vérifier qu’aucune erreur n’a été commise, mais également en cas de contrôle fiscal.

Enfin, le journal de banque est un bon moyen d’identifier tous les mouvements comptables encore en cours. C’est notamment sur la base de son contenu que vous pourrez réaliser un état de rapprochement bancaire.

Jacques Drion - artisan des reseaux
Jacques Drion, COO chez Artisans des Réseaux, parle de libeo

"Avant, on consacrait 2 jours par semaine au paiement des fournisseurs. Aujourd’hui, c’est 15 min par jour. Pour les équipes opérationnelles, le taux d’erreurs de traitement des factures est proche de zéro."

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COMMENT Enregistrer les opérations bancaires dans un journal de banque ?

La méthode à suivre pour tenir un journal de banque

Traditionnellement, le journal de banque se tient à la main. Concrètement, cela consiste à recopier vous-même chaque ligne de votre relevé de banque à l’identique pour l’inscrire au crédit ou au débit de votre journal de banque en indiquant :

  • La date de l’opération bancaire (et non la date de valeur de l’opération) : il s’agit de la date de remise pour un chèque, de la date de réception pour un virement ou de la date de retrait ou de remise pour des espèces ;

  • Le numéro de compte concerné ;

  • Un libellé ;

  • Le montant de l’opération.

Vous devrez également ajouter toutes les opérations qui ne figurent pas encore sur votre relevé en réalisant une réconciliation comptable pour le mois concerné. Il faudra par exemple saisir :

  • Les paiements par carte bancaire pas encore été débités ;

  • Les chèques que vous n’avez pas encore encaissés ;

  • Les chèques émis et qui n’ont pas encore été encaissés par vos fournisseurs.

Bon à savoir : en théorie, chaque entrée ou sortie du compte bancaire doit être enregistrée dès survenance. Dans la pratique, le journal de banque est complété tous les mois en fonction des informations contenues dans les relevés bancaires transmis par la banque.

L’enregistrement des opérations peut être fait de manière chronologique pour n’oublier aucune écriture et simplifier la réalisation du rapprochement bancaire. De plus, le journal de banque ne doit comporter ni blanc ni rature dans la mesure où les informations qui y figurent ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

Se servir d’un logiciel de comptabilité

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se servent de leur logiciel comptable pour faciliter la saisie des opérations comptables. Elles gagnent ainsi un temps précieux et limitent le risque d’erreurs.

Certains logiciels sont d’ailleurs capables de se synchroniser à vos comptes professionnels pour bénéficier d’un suivi des opérations bancaires en temps quasi réel. En effet, grâce au web-banking, votre logiciel comptable peut récupérer automatiquement votre relevé bancaire et saisir chaque écriture comptable. Il ne vous reste plus qu’à identifier chaque opération et vérifier que la saisie a bien été réalisée correctement.

La conservation des pièces justificatives

L’enregistrement d’une écriture comptable nécessite de conserver certaines pièces justificatives comme les remises de chèques ou encore les relevés bancaires. Si vous exercez en libéral, vous devrez également conserver vos factures d’achat et de vente.

L’ensemble de ces pièces justificatives doit être conservé pour une période minimale de 10 ans. Ces dernières peuvent être conservées sous format papier ou numérique. Une entreprise qui ne se soumet pas à cette obligation s’expose d’ailleurs à des pénalités, voire à un rejet de sa comptabilité.

Bon à savoir : toutes vos pièces justificatives peuvent être annexées à votre journal de banque pour que vous puissiez les retrouver plus facilement.

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