Gestion des stocks et des ventes : 10 conseils pour assurer en 2024

Gestion des stocks : quels enjeux en restauration ?

Une bonne maîtrise des stocks vous sera bénéfique pour plusieurs raisons :

Préserver sa trésorerie

Tout d’abord, gérer ses stocks signifie préserver sa trésorerie. Le BFR ou besoin en fonds de roulement constitue un indicateur capital dans la gestion des flux de trésorerie. Pour faire simple, on le définit comme le décalage entre encaissements et décaissements. C’est un besoin d’argent à court terme pour financer les stocks et les créances clients auquel on déduit les dettes fournisseurs. L’objectif étant de maintenir le BFR au plus bas, un pilotage précis de l’activité s’impose.

Contrôler les coûts de gestion

Le risque d’un contrôle approximatif des stocks est de voir les coûts de gestion s’envoler ! L’entreprise peut en effet perdre beaucoup d’argent si le suivi des coûts liés au stockage de la marchandise n’est pas effectué. Il en existe deux sortes : les coûts d’acquisition relatifs aux achats du stock et les coûts de possession directs et indirects liés au stockage des articles. Restez donc vigilant pour garder ceux-ci sous contrôle !

Prévenir les ruptures et trop-pleins de stocks

Maintenir sa rentabilité en minimisant coûts et quantités stockées est essentiel mais vous devez aussi impérativement vous prémunir contre les ruptures de stock. Celles-ci ont un impact néfaste sur la satisfaction client, l’image de l’entreprise et le chiffre d’affaires. Pour autant, le surstockage présente également de nombreux inconvénients décrits précédemment comme l’immobilisation des capitaux, la baisse des marges et les frais liés aux invendus.

Voici donc 10 recommandations qui pourront vous être utiles pour améliorer la gestion de vos stocks et de vos ventes.

1) Renseignez et organisez votre portefeuille de produits

Quand il s’agit de suivre des stocks de marchandises, une étape incontournable consiste à organiser, classer et documenter l’ensemble de vos produits. Pour cela :

• Ajoutez des caractéristiques, des catégories ou sous-catégories
• Créez des références produits – SKU en anglais (Stock Keeping Unit). Uniques à votre entreprise, elles permettront de différencier vos produits (taille, couleur, fournisseur, saison…) et d’éviter ainsi les erreurs.
• Adoptez les codes-barres : ils facilitent l’identification rapide des articles et vous permettent leur suivi en temps réel d’autant qu’ils sont rattachés à un logiciel de gestion de stock.
• Assurez la traçabilité des produits en créant des numéros de lot ou de série (médical, alimentation, high tech, cosmétique…) : la loi l’impose dans certains secteurs d’activité et l’entreprise, même de petite taille, doit être capable à tout moment d’identifier un ensemble de produits et de les rappeler. La traçabilité permet aussi de suivre des articles nécessitant des dates d’expiration.

2) Valorisez et suivez votre stock en temps réel

Pour un entrepreneur, connaître la valeur de son stock constitue un véritable avantage. Mais peut aussi représenter un véritable challenge quand les mouvements d’entrée et de sortie sont nombreux. Une fois par an n’est pas suffisante. Des contrôles fréquents sont indispensables. Pensez donc à :

• Évaluez régulièrement le montant du stock global
• Chiffrez les coûts de stockage : coûts d’acquisition mais aussi de possession
• Réalisez des inventaires au minimum une fois par an pour comparer le stock réel du stock théorique. C’est l’occasion d’effectuer une bonne mise à jour de son stock et de repartir sur des chiffres exacts.

3) Accélérez la rotation des stocks

Le principe est de tendre vers un modèle à flux tendu pour réduire au maximum les temps de stockage mais il convient d’établir au préalable des indicateurs de suivi :

• Identifiez vos délais de réapprovisionnement : ils se calculent en nombre de jours pour estimer le temps nécessaire entre le passage de la commande au fournisseur et la réception de celle-ci.
• Déterminez un niveau de stock de sécurité qui servira à absorber d’éventuels retards de fabrication, de livraison ou même des pics d’activité imprévisibles.
• Calculez le point de commande (délai de réapprovisionnement x délais de consommation + stock de sécurité) pour déclencher les réapprovisionnements au bon moment. Si vous le pouvez, créez des alertes dans votre logiciel de gestion.

Il faut également identifier les stocks dormants et créer des actions commerciales pour écouler les invendus : promotions, réalisation de kits produits…

4) Surveillez et analyser vos ventes

L’objectif est d’identifier les produits qui se vendent le mieux et qui représentent une part importante de la valeur de votre stock. Pour cela vous pouvez utiliser une classification du type méthode ABC ou Pareto. Une fois vos produits classés par volume de vente, suivez avec la plus grande attention les articles les plus vendus. Ils constituent la majeure partie de la valeur de votre stock et ne doivent souffrir d’aucune rupture !

5) Révisez vos prix et coûts de revient

Ne pas connaître vos coûts de revient peut rapidement avoir des effets délétères sur votre rentabilité. Voilà nos conseils :

• Calculez le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré).
• Répertoriez les tarifs et n’hésitez pas à établir une grille tarifaire adaptée à vos typologies de clients ou aux quantités achetées – à noter qu’un logiciel s’avère indispensable pour assurer le respect de grilles tarifaires plus complexes.

6) Optimisez le cycle commercial et le traitement des factures clients

Une part importante de votre réussite passe par :

• La centralisation et l’automatisation des commandes (du devis au bon de commande, du bon de livraison à la facture)
• La collaboration efficace des équipes
• Le suivi de paiements en temps réel pour accélérer l’émission et le règlement des factures en temps et en heure de vos clients
• La prise en charge rapide des impayés.

7) Repensez et améliorez vos processus de livraison

“72% des acheteurs considèrent que la livraison est le critère le plus important lors d’un achat en ligne (1) et ils sont 80% à affirmer qu’ils n’achèteront plus sur le site en cas de problème de livraison (2)”

• Respectez les délais : les clients valorisent leur expérience d’achat quand la livraison se déroule selon ce qui a été annoncé. Votre démarche qualité est donc un facteur crucial de la satisfaction client.
• Améliorez la gestion des retours : souvent négligés, ils contribuent à rassurer les clients et à les inciter à un nouvel achat.

8) Perfectionnez votre stratégie d'achat

Identifier vos meilleures ventes et articles à fortes marges vous permet de mieux gérer vos achats, voici quelques conseils supplémentaires :

• Recentrez-vous sur une gamme plus restreinte pour négocier des volumes plus importants et obtenir des remises
• Calculez la Quantité Économique à Commander (QEC) : elle correspond à la quantité optimale à commander pour réduire les coûts annuels liés de la gestion des stocks.
• Utilisez des bons de commande fournisseur pour avoir une visibilité en temps réel sur vos achats et faciliter le traitement des paiements.

9) Soignez les relations avec vos fournisseurs

Travaillez en étroite collaboration avec vos fournisseurs et essayez d’adopter les règles suivantes :

• Échelonnez les livraisons pour ne pas surstocker ou surcharger votre entrepôt et éviter le stock dormant
• Établissez des conditions de paiement détaillées
• Respectez des délais de paiement pour maintenir la confiance.

Vous pouvez aussi envisager de revoir votre base de fournisseurs afin de considérer des options plus flexibles et plus proches pour limiter les délais et les coûts de transport.

10) Équipez-vous d'une solution de gestion performante et adaptée à votre taille

En réponse à la plupart des conseils de cette liste, vous pouvez automatiser et centraliser votre gestion des ventes et des stocks afin de réduire le risque d’erreurs et gagner un temps précieux pour le consacrer à votre cœur de métier.

Dédiée aux TPE, une solution en ligne de gestion des stocks et des ventes comme Erplain peut vous aider à piloter simplement votre activité et améliorer votre rentabilité. Facile à installer et à prendre en main, le logiciel simplifie :

• la prise de décisions,
• les achats,
• les processus de vente…

… Et favorise la collaboration des équipes.

Une bonne gestion des stocks et des ventes assurera la pérennité de votre entreprise même si elle est petite! Les feuilles de calcul ou le papier qui vous servent encore peuvent facilement être remplacés par un logiciel qui vous accompagnera sur le chemin de la croissance.

(1) Étude 2018 : « les attentes des consommateurs en matière de livraison » Étude menée par l’Ifop pour le groupe Star’s Service

(2) Baromètre « Services à la livraison : réalité sur les attentes de Français », sondage Opinionway pour SprintProject et GS1 France, mars 2018