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Fiche de stock : définition
C’est quoi, une fiche de stock ? Le secteur de la vente fait intervenir des intermédiaires qui doivent suivre l’évolution du stock et passer des commandes au bon moment.
Pour le faire efficacement, ils tiennent un registre de tous les mouvements en quantité de chacun des stocks. Ce registre s’appelle la fiche de stock.
Cette notice retrace l’historique des achats et ventes de votre entreprise. Elle récapitule tous les mouvements.
La fiche suit les entrées et les sorties en stock de chacun des produits et permet d’en connaître le stock final que l’entreprise possède en fin de mois, en quantité et en valeur.
Sa fonction principale est de résumer les mouvements des stocks de produits et de matières premières en possession de l’entreprise, de façon à suivre l’évolution du stock.
Quel est l’intérêt de tenir des fiches de stock ?
Dans le secteur de la vente au détail, l’activité est rythmée par les flux de marchandises, qui transitent des entrepôts aux boutiques, jusqu’aux clients finaux. S’il est relativement facile de monitorer les entrées en stocks, à partir du coût d’achat des marchandises, c’est beaucoup plus difficile avec les sorties : dans la mesure où les biens sont achetés à des périodes différentes, dans des conditions différentes, et donc à des coûts différents. Autant de facteurs qui compliquent l’évaluation des sorties de stocks, et donc le montant du stock final. D’où l’intérêt des fiches de stock pour le seuil de rentabilité calcul.
C’est un document de synthèse : son but est d’aider les comptables, les directeurs commerciaux et les vendeurs à suivre l’évolution des stocks, et passer des commandes au bon moment. C’est-à-dire de façon à éviter :
- Le surstock : votre argent est immobilisé et vous risquez que vos produits se détériorent.
- La rupture de stock, qui entraîne alors une perte de chiffre d’affaires et est mauvaise pour l’image d’une enseigne. En effet, le sous-stockage génère généralement des clients insatisfaits qui n’hésiteront pas à se rendre chez les concurrents.
Grâce au suivi chronologique des flux entrants et sortants, la fiche de stock remplit 3 fonctions indispensables dans le commerce :
- Déterminer la quantité de stock final théorique après chaque mouvement ;
- Calculer le coût moyen unitaire pondéré en fin de période ;
- D’être informé lorsque le stock final est inférieur au stock d’alertes (qui déclenchent la commande).
Dans la restauration, la fiche de stock s’utilise en complément de la fiche recette pour les prévisions des consommations prévues et réelles.
Une fiche de magasin doit être à jour, précise et toujours disponible, pour faire face en cas d’imprévu. Sans ce document, vous perdrez de précieuses opportunités commerciales ainsi que des informations importantes pouvant provenir de vos fournisseurs. Ce document est absolument indispensable pour un responsable commercial qui souhaite assurer la bonne marche de son entreprise.
Pour créer une fiche de stock, le meilleur moment, c’est lorsque vous avez de nouveaux acheteurs qui ont passé une commande.
Comment faire une fiche de stock ?
Faire une fiche de stock est gratuit. Si vous enregistrez peu d’entrées et de sorties de marchandises, rien ne vous empêche d’éditer vos fiches de gestion de stocks sur Excel. Même chose pour vos fiches d’inventaire de restaurant.
Pas besoin d’un logiciel très poussé : Excel, ou un outil similaire peuvent suffire pour gérer une fiche client et les stocks. Pour faire une fiche de stock de magasins sur Excel, créez un nouveau fichier avec une colonne pour :
- La liste des produits (noms des articles en stock)
- La date
- L’état du stock à la fin du mois précédent
- Les entrées (achats)
- Les sorties (ventes)
- Le stock disponible
- La consommation moyenne par mois pour les 3 mois qui précèdent
- Le délai de livraison
Pour renseigner la fiche de stock dans Excel, on se servira des bons d’entrée et des bons de sortie des marchandises, ainsi que d’une facture modèle.
Tableau : exemple de fiche de stock
Pour faire une fiche d’inventaire de stock de restaurant, vous devez veiller à séparer les flux de denrées :
- Les marchandises reçues par l’économat, la cave, etc.
- Les marchandises consommées par la cuisine et les différents points de vente.
- Les marchandises en stock (dans l’économat, dans la cave…).
Comment utiliser une fiche de stock ?
La fiche de stock s’utilise comme un outil de contrôle des consommations de matières, et de gestion quotidienne des stocks. Elle se présente sous la forme d’une feuille de calcul Excel (ou papier, mais le suivi est moins rigoureux) sur laquelle on inscrit, pour chaque produit :
- Les entrées ;
- Les sorties ;
- Le libellé du mouvement (vente, livraison).
Pour ça, on utilise les bons de livraison et de sortie pour le calcul marge net, comme illustré dans le schéma ci-dessous :
On trouve des modèles de fiche de stock facilement sur le net. Réaliser soi-même une fiche de stock est gratuit, mais pour simplifier les choses, les détaillants et restaurants emploient un logiciel de gestion des stocks, qui incluent cette fonctionnalité.
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Auto-match des factures et bons de commandes : la fonctionnalité pour mieux gérer ses stocks
Pour vous assurer que vos stocks sont à jour et exacts, il est bon d'examiner les factures envoyées par les fournisseurs en les comparant aux bons de commande et aux récépissés de stock produits par votre entreprise.
Un bon moyen pour les entreprises de gérer leurs stocks est d'utiliser la fonctionnalité de correspondance automatique entre les documents. L'appariement automatique des factures et des bons de commande est une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de faire correspondre automatiquement vos factures avec le bon de commande correspondant. Vous faites correspondre automatiquement chaque facture au bon de commande, bon de livraison ou à l'entrée de stock associé, et économisez du temps et des efforts sur les tâches de saisie manuelle des données.
Cette fonctionnalité, appelée "auto-match", est disponible dans Libeo. Dès qu'une facture est importée sur la plateforme, elle est automatiquement associée au bon de commande correspondant, ce qui vous permet de mieux contrôler votre inventaire.
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Comment faire un tableau de gestion des stocks ?
Pour faciliter la gestion, les stocks sont présentés sous la forme d’un tableau. Le tableau des stocks utilise la méthode du coût unitaire moyen pondéré en fin de période, c’est-à-dire une moyenne établie à la fin du mois des prix d’achat des marchandises en fonction des quantités achetées.
Pour faire un tableau de gestion des stocks, commencez par présenter les détails du produit/article vendu, à savoir :
- Sa désignation
- Son taux de marge commercial
- Son coût d’achat unitaire moyen
- Son prix de vente moyen
Ensuite, faites trois colonnes indiquant :
- Les entrées
- Les sorties
- Le stock final
Pour chaque entrée et sortie de produits, créez des sous-catégories avec :
- La date
- Le libellé
- La quantité
- La valeur monétaire
Et remplissez-les dans l’ordre chronologique. Ajoutez une colonne pour le calcul taux de marque.
BON À SAVOIR
Si votre stock en fin de mois est inférieur à votre stock d’alerte, il indiquera la mention « ALERTE » et s’il est supérieur, la mention sera « CORRECT ».
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