fiche de stock

FICHE PRATIQUE

Comment faire une fiche de stock ?

Dans le secteur de la vente, la fiche de stock est un document qui récapitule tous les mouvements en quantité de chacun des stocks de l’entreprise. Elle permet de suivre l’évolution du stock et de passer les commandes au moment opportun. Comment faire une fiche de stock ? Comment l'utiliser ?

Fiche de stock : définition

C'est quoi, une fiche de stock ? Le secteur de la vente fait intervenir des intermédiaires qui doivent suivre l'évolution du stock et passer des commandes au bon moment. Pour le faire efficacement, ils tiennent un registre de tous les mouvements en quantité de chacun des stocks. C'est ce qu'on appelle une fiche de stock. La fiche de stock retrace l'historique des achats et ventes de votre entreprise. Elle récapitule tous les mouvements,

En plus des informations qu'elle contient, la fiche de stock suit les entrées et les sorties en stock de chacun des produits et permet d'en connaître le stock final en fin de mois, en quantité et en valeur.

Sa fonction principale est de résumer les mouvements des stocks de produits et de matières premières en possession de l'entreprise, de façon à suivre l'évolution du stock.

Quel est l'intérêt de tenir des fiches de stock ?

Dans le secteur de la vente au détail, l'activité est rythmé par les flux de marchandises, qui transitent des entrepôts aux boutiques, jusqu'aux clients finaux. S'il est relativement facile de monitorer les entrées en stocks, à partir du coût d’achat des marchandises, c'est beaucoup plus difficile avec les sorties : dans la mesure où les biens sont achetés à des périodes différentes, dans des conditions différentes, et donc à des coûts différents. Autant de facteurs qui complique l'évaluation des sorties de stocks, et donc le montant du stock final. D'où l'intérêt des fiches de stock.

C'est un document de synthèse : son but est d'aider les comptables, les directeurs commerciaux et les vendeurs à suivre l'évolution des stocks, et passer des commandes au bon moment. C'est-à-dire de façon à éviter :

  • Le surtock : votre argent est immobilisé et vous risquez que vos produits se détériorent.

  • La rupture de stock, qui entraîne alors une perte de chiffre d'affaires et sont mauvaises pour l'image d'une enseigne. En effet, le sous-stockage génère généralement des clients insatisfaits qui n’hésiteront pas à se rendre chez les concurrents.

Grâce au suivi chronologique des flux entrants et sortants, la fiche de stock remplit 3 fonctions indispensables dans le commerce :

  • Déterminer la quantité de stock final théorique après chaque mouvement ;

  • Calculer le coût moyen unitaire pondéré en fin de période ;

  • D’être informé lorsque le stock final est inférieur au stock d’alerte (qui déclenche la commande).

Dans la restauration, la fiche de stock s'utilise en complément de la fiche recette pour les prévisions des consommations prévues et réelles.

Une fiche de stock de magasin doit être à jour, précise et toujours disponible. Sans ce document, vous perdrez de précieuses opportunités commerciales ainsi que des informations importantes pouvant provenir de vos fournisseurs. Ce document est absolument indispensable pour un responsable commercial qui souhaite assurer la bonne marche de son entreprise.

Le bon moment pour émettre une fiche de stock est lorsque vous avez de nouveaux acheteurs qui ont passé une commande.

Comment faire une fiche de stock ?

Pas besoin d'un logiciel très poussé pour établir une fiche de stock : Excel, ou un outil similaire, peut suffire. Pour faire une fiche de stock de magasin sur Excel, créez un nouveau fichier avec une colonne pour :

  • La liste des produits (noms des articles en stock)

  • La date

  • L'état du stock à la fin du mois précédent

  • Les entrées (achats)

  • Les sorties (ventes)

  • Le stock disponible

  • La consommation moyenne par mois pour les 3 mois qui précèdent

  • Le délai de livraison

Pour renseigner la fiche de stock, on se servira des bons d’entrée et des bons de sortie des marchandises.

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Comment utiliser une fiche de stock ?

La fiche de stock s'utilise comme un outil de contrôle des consommations de matières, et de gestion quotidienne des stocks. Elle se présente sous la forme d'une feuille de calcul Excel (ou papier, mais le suivi est moins rigoureux) sur laquelle on inscrit, pour chaque produit :

  • Les entrées ;

  • Les sorties ;

  • Le libellé du mouvement (vente, livraison).

Pour ça, on utilise les bons de livraison et de sortie, comme illustré dans le schéma ci-dessous :

Fiche de stocks

On trouve des modèles de fiche de stock facilement sur le net. Réaliser soi-même une fiche de stock est gratuit, mais pour simplifier les choses, les détaillants et restaurants emploient un logiciel de gestion des stocks, qui incluent cette fonctionnalité.

Comment faire un tableau de gestion des stocks ?

Le tableau de gestion des stocks se présente comme un tableur qui utilise la méthode du coût unitaire moyen pondéré en fin de période, c’est-à-dire une moyenne établie à la fin du mois des prix d’achat des marchandises en fonction des quantités achetées.

Pour faire un tableau de gestion des stocks, commencez par présenter les détail du produit / article vendu, à savoir :

  • Sa désignation

  • Son taux de marge commercial

  • Son coût d'achat unitaire moyen

  • Son prix de vente moyen

Ensuite, faites trois colonnes indiquant :

  • Les entrées

  • Les sorties

  • Le stock final

Pour chaque entrée et sortie de produits, créez des sous-catégories avec :

  • La date

  • Le libellé

  • La quantité

  • La valeur monétaire

Et remplissez-les dans l'ordre chronologique.

BON À SAVOIR

Si votre stock en fin de mois est inférieur à votre stock d’alerte, il indiquera la mention « ALERTE » et s’il est supérieur, la mention sera « CORRECT ».

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