Automatiser la gestion des commandes fournisseurs

La gestion des commandes, par définition, est un processus de la chaîne d'approvisionnement qui permet de fournir des produits ou des services aux clients. Pour la fonction Achats, il s'agit d'un sous-ensemble de la gestion des stocks. En gestion de trésorerie, il s'agit d'une composante du cycle fournisseur ou Procure-to-Pay.

Schéma du Procure-to-Pay : de l'identification du besoin à l'archivage de la facture finale

Les étapes de ce processus sont le contact, la demande, le devis, la commande et la confirmation. Plus précisément, la procédure de suivi des commandes fournisseurs comprend plusieurs étapes, qui débutent bien avant la prise de contact avec le fournisseur :

• Prévision des ventes. Analyse des données historiques des ventes pour prévoir les commandes futures.
• Passation des commandes. Passer une commande auprès des fournisseurs pour répondre à la demande.
• Approvisionnement des stocks auprès de plusieurs sites ou fournisseurs afin de répondre à la demande des clients à un coût minimum.
• Planification et prévision des stocks. Prévoir la demande future des clients sur la base des prévisions du personnel des ventes, du marketing et des opérations, et passer des commandes en conséquence auprès des fournisseurs ou des installations de fabrication afin de satisfaire cette demande à un coût minimum. Les processus d'exécution des commandes et d'expédition pour l'organisation orientée vers la production sont généralement intégrés dans cette étape.

Parmi les nombreux défis d'un processus de gestion des commandes figure la capacité à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle tout en réduisant les coûts et en augmentant l'efficacité.

Voici quelques problèmes courants liés à la gestion des commandes en l'absence de système automatisé.

Un processus non linéaire

Le plus gros défi de la gestion des commandes reste l’absence de simultanéité entre les flux réels des opérations (approvisionnement en matières premières, main-d’œuvre, livraisons, etc.), les flux d'informations et les mouvements monétaires correspondants (paiement des fournisseurs, des salaires, règlement des clients, etc.).

Schéma des flux réels et d’information des et mouvements monétaires du cycle d’exploitation

Cette absence de correlation entre les différents flux induit un manque de visibilité sur les niveaux de stocks ou les performances des fournisseurs.

La gestion des commandes dans le e-commerce

Avec l'essor de la vente ligne (146,9 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2022) et l'explosion du nombre de sites marchands (10 000 nouveaux sites lancés par an selon la Fevad), il n'est pas surprenant que le commerce électronique ait connu une croissance fulgurante au cours des deux dernières années. Les entreprises qui vendent en ligne doivent s'assurer qu'elles disposent d'un processus de gestion des commandes efficace pour répondre à la demande croissante.

La conduite du changement

L'un des plus grands défis d'un processus de gestion des commandes est la gestion du changement. Lorsque votre modèle d'entreprise change ou que vous travaillez avec de nouveaux fournisseurs, il est facile d'oublier le processus précédent. Vous devez être en mesure de mettre à jour votre flux de travail rapidement et efficacement.

Le temps consacré à la saisie manuelle des commandes dans plusieurs systèmes

Un autre défi majeur est le temps consacré aux tâches administratives. Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, il se peut qu'ils aient chacun leurs propres factures, numéros de commande et bons de commande. Plus vous avez de fournisseurs à gérer, plus il est fastidieux de suivre ces différents systèmes.

En cas d'erreur de saisie ou de migration de données, vous risquez de fausser vos données de commande. Et cette gestion multi-sites peut rendre impossible la communication avec les fournisseurs sur les changements de demande ou de prix.

La ventilation des différents taux de TVA

Différents taux de TVA s'appliquent à différents types de biens et de services et différentes règles régissent leur facturation. Sur une même facture, on peut trouver des produits taxés à 20%, 10% et 5,5%. 'est le cas des entreprises du commerce de détail ou de la restauration, où certains produits alimentaires sont taxés à des taux différents. Par exemple, les produits laitiers (BOF) sont taxés au taux réduit de 5,5% mais certains fromages comme le Bleu d'Auvergne ou le Roquefort sont eux taxés à 20%.

La ventilation des différents taux de TVA sur les factures est essentielle pour éviter d'être taxé au taux le plus élevé (20 %). Cette opération consiste à attribuer le bon taux de TVA à chaque produit et à introduire ces données dans le logiciel comptable.

Dans les grandes entreprises qui doivent traiter un volume élevé de commandes chaque jour, la gestion des commandes est automatisée. Un système paramétré suit et achemine les commandes sortantes des fournisseurs, tout en fournissant un retour d'information en temps réel pour s'assurer que toutes les parties concernées comprennent ce qui se passe tout au long du processus.

Dans les petites entreprises, qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour investir dans un logiciel, la gestion des commandes est plus manuelle. Le plus souvent, la gestion des commandes fournisseurs se passe sur Excel, en saisissant manuellement les données, mais cette méthode, en plus de faire perdre du temps, est source d'erreurs. Cela signifie mettre en place la technologie et les outils adéquats pour que les processus d'entreprise soient plus fluides.

Les supports de suivi de commandes

Pour cela, les équipes Achats s'appuient sur plusieurs outils :

• Le planning de suivi des commandes, qui sert aussi bien à suivre et visualiser les commandes qu'à relancer les fournisseurs, à préparer la réception des fournitures et à gérer les retards de livraison.
• Le bon de commande : le documents envoyé par l'acheteur aux fournisseurs pour confirmer un achat spécifique de biens ou de services.
• Le bon de livraison : le document qui précise le contenu d'une livraison et qui matérialise le transfert de marchandises.
• La fiche de stock, un document de synthèse qui résume les mouvements des stocks de produits et de matières premières
• Le bon de sortie, le document qui autorise le retrait d'un article d'un magasin dans une quantité donnée et à une date donnée.

Un système ERP (Enterprise Resource Planning)

L'un des outils les plus couramment utilisés par les vendeurs et les acheteurs est le système ERP (logiciel de planification des ressources de l'entreprise). Il s'agit d'une base de données qui stocke toutes les informations pertinentes sur chaque produit, notamment son coût, son vendeur et son lieu de production. Les systèmes ERP permettent aux utilisateurs de saisir les commandes directement dans la base de données et de les suivre tout au long du processus de production jusqu'à leur livraison aux clients.

Les solutions de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM)

Ce type de logiciel permet aux entreprises de gérer leurs fournisseurs et d'établir des relations avec eux en recueillant des informations sur les performances et l'historique de chaque fournisseur avec l'entreprise. La gestion des relations avec les fournisseurs permet également aux entreprises de partager avec leurs fournisseurs des informations sur leurs propres performances et leur historique, afin que les deux parties sachent à tout moment où elles en sont l'une par rapport à l'autre.

Les logiciels de gestion des stocks

Ce type de logiciel aide les entreprises à suivre les niveaux de stocks disponibles, les bons de commande et les dates d'expédition afin de savoir quand les produits doivent être réapprovisionnés ou commandés à nouveau. Il permet également de suivre les coûts des stocks afin que les fournisseurs puissent être payés avec précision sur la base de l'utilisation réelle et non d'estimations.

Une solution dédiée à la gestion des fournisseurs permet aux responsables des achats de maîtriser l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande au paiement. Parmi les avantages de ces solutions, on peut citer la réduction des coûts et l'amélioration de l'efficacité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

La Piste d'Audit Fiable

Le processus d'achat est complexe et nécessite une bonne compréhension de son fonctionnement dans votre entreprise. Pour ce faire, commencez par rédiger une Piste d'Audit Fiable (PAF), c'est-à-dire une trace écrite de tout ce qui se passe dans le processus d'achat, de la demande au paiement.

La PAF vous aidera à comprendre ce qui se passe à chaque étape et qui doit approuver chaque action. Voici à quoi ressemble une Piste d'Audit Fiable dans le contexte d'un processus d'achat :

L'objectif de cette piste est de créer de la transparence et de fournir des signes d'alerte précoce concernant des problèmes potentiels dans votre processus d'achats fournisseur.

Un écosystème de solutions connectées

La clé de la rationalisation du processus consiste à s'assurer que tous vos systèmes sont interopérables, de sorte que vous puissiez facilement envoyer et recevoir des données entre eux avec un minimum de difficultés.

Par exemple, si vous utilisez un outil de gestion de la relation fournisseur et un système ERP, il est essentiel qu'ils soient tous deux connectés à un logiciel de gestion des stocks afin que vos commerciaux puissent facilement voir quels produits sont disponibles en stock avant d'envoyer des devis.

De même, si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme Dext ou Cegid Loop, l'intégration avec votre interface de paiement vous permettra de suivre plus facilement les dépenses par département ou par fournisseur et de vous assurer que rien ne se perd dans l'imputation entre les départements.

La connexion des systèmes des fournisseurs et des clients peut être réalisée par des intégrations techniques ou d'intégrations par API pour passer des commandes, générer des factures et suivre les expéditions.

Rendre les interactions avec les fournisseurs plus efficaces et plus productives

Nous avons également grandement amélioré notre collaboration avec nos fournisseurs et nos clients grâce aux fonctionnalités de reporting de Libeo (qui nous permettent de produire facilement des factures et des bons de commande).

• Les notifications et preuves de paiement envoyées au fournisseur
• L'adresse
• Le rapprochement automatique des bons de commande et de livraisons avec les factures fournisseurs

Faire un audit de la fonction Achats pour une meilleure collaboration

Le chaîne d'approvisionnement fait intervenir de nombreux participants : le responsable des Achats, le chef de produit, le comptable fournisseur, le service financier ou service juridique, etc.

Dans la plupart des cas, ces personnes ne sont pas conscientes de l'impact de leur travail sur la fonction achats. La raison en est que chaque partie a ses propres objectifs et buts, ce qui entraîne une concurrence interne entre les services. En outre, plusieurs parties prenantes sont impliquées dans la chaîne d'approvisionnement, ce qui peut également poser des problèmes en raison de leurs exigences différentes.

Le diagnostic de la fonction Achats vise à mettre en place renforcer la collaboration et la communication en attribuant à chaque intervenant un rôle et un périmètre définis. L'objectif principal de cette activité est de mettre en place des flux d'approbation à chaque étape clé du cycle d'approvisionnement :

Cela vous aidera à gérer vos fournisseurs, à négocier de meilleures conditions avec eux et à contrôler les coûts de manière efficace. Pour le département des achats, cela signifie plus de contrôle sur ce qui se passe dans son organisation.