Commerce et comptabilité : les écritures comptables à comptabiliser

Comment faire la comptabilité d'un magasin ?

Vous êtes gérant(e) d'un boutique physique ou d'un magasin en ligne ? Comme tous les professionnels, vous êtes tenu(e) à un certain nombre d'obligations comptables :

• Détenir un compte bancaire professionnel.
• Procéder à la clôture des comptes une fois par an ((bilan, compte de résultat et annexe).
• Faire l'inventaire du magasin au moins une fois par an.
• Tenir les documents comptables obligatoires
• Enregistrer l'ensemble des mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise et saisir leurs écritures comptables.

C'est ce dernier point qui nous intéresse ici : en comptabilité, les écritures comptables sont l'essence même de la tenue des comptes. Concrètement, il s'agit de suites d'informations, que le commerçant ou son expert-comptable retranscrit dans les journaux comptables et qui retracent les opérations de l'entreprise :

• Achats
• Ventes
• Cession
• Acquisition
• Etc.

Comment passer des écritures comptables en comptabilité ?

Une écriture comptable aussi appelée "comptabilité écriture" doit mentionner :

• la date
• la référence du document,
• le libellé,
• les comptes concernés,
• le montant au débit / crédit.

Ce sont ces enregistrements qui vont ensuite servir à établir les états financiers et autres documents comptables (bilan, du compte de résultat et du tableau des flux de trésorerie). Il existe deux grandes catégories d'écritures comptables : les débits et les crédits.

• Les débits désignent les opérations que les tiers doivent à l’entreprise (les créances)
• Les crédits désignent les opérations financières que l’entreprise doit à des tiers, comme le paiement des fournisseurs.

Comment enregistrer les écritures comptables ?

La comptabilité dans le commerce de détail et dans le e-commerce exigent la tenue d'un journal de caisse, enregistrant chaque opération (achat, vente, escompte, acompte, avoir) dans l’ordre chronologique, en indiquant son montant et la référence à la facture.

Le livre-journal est le carnet de bord du commerçant. C'est la tenue quotidienne de ce journal qui permet ensuite la saisie des écritures comptables. Pour plus de praticité, la plupart des commerçants utilisent des journaux différents, suivant la nature des opérations réalisées :

• Achat ;
• Vente ;
• Caisse ;
• Etc.

Il faut ensuite enregistrer l'écriture comptable dans le compte correspondant. Pour ça, référez-vous au Plan Comptable Général, qui définit éfinit les règles comptables applicables aux entreprises domiciliées en France, ainsi que la présentation de leurs comptes financiers, classés en 8 sections :

La saisie comptable des écritures de vente

Commençons par la facture de vente (créance client). Vous devez enregistrer vos factures de ventes dans le journal le jour de l’opération. C’est-à-dire de la date de paiement. Notez que les dates d'enregistrement dépendent du mode de règlement utilisé :

• Par chèque : à la date d’émission
• Par virement bancaire : à la date d’ordre de virement
• Par carte : à la date d’ordre de paiement
• Par Paypal : débit du règlement

Avant de saisir les différentes écritures dans la comptabilité, commencez par distinguer :

• Le montant HT ;
• Le montant de la TVA facturée (TVA collectée) ;
• Le montant TTC (somme due par le client).

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et / ou crédit des comptes correspondants :

• Débit du compte de charges ;
• Débit du compte TVA déductible ;
• Crédit du compte fournisseur.

Selon la nature de la prestation, le compte de charge à débiter sera différent :

La saisie comptables des écritures d'achats

Passons à la facture d'achat. Comme pour la facture de vente, la première étape consiste à séparer 3 montants :

• Le montant HT
• Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)
• Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et / ou crédit des comptes correspondants :

• Débit du compte client ;
• Crédit du compte TVA collectée ;
• Crédit du compte de produits.

Selon la nature de la prestation, le compte à créditer sera différent :

Comment comptabiliser une facture d’acompte ?

Comptabiliser un acompte versé

Premier point : si la commande ou prestation est annulée ou modifiée en cours de contrat, il se peut que le fournisseur doive rembourser l’acompte versé. Ergo, on ne comptabilise pas l’acompte dans un compte de charge ou produit, mais dans le compte 4091 « Fournisseurs/avances et acomptes versés sur commandes ». La comptabilisation d’un acompte versé s’effectue en 4 étapes :

• Enregistrement du paiement de l’acompte ;
• Comptabilisation de la facture d’achat finale ;
• Virement de l’acompte encaissé dans le compte fournisseur correspondant ;
• Déduction de l’acompte versé lors du règlement final de la facture.

Le traitement de la TVA sur encaissement acompte

Pour tout acompte versé, l’administration fiscale exige l’édition d’une facture, et, quelle que soit la nature de la transaction (article 289 I -1 — c du CGI). Le traitement de la TVA dépend du type de commande passée :

• Livraison de biens : l’acompte versé est exempt de TVA.
• Prestation de service : la TVA est incluse dans la facture d’acompte. L’entreprise doit ensuite la reverser aux services des impôts compétents.

Comptabiliser un acompte reçu

Là encore, il existe un compte dédié : le compte 4191 « Clients/avances et acomptes reçus sur commandes ». Pour comptabiliser un acompte reçu, il suffit de suivre la même logique que pour un acompte versé, mais à l’envers :

• Enregistrement comptable de la réception de l’acompte ;
• Crédit de l’acompte au compte client ;
• Comptabilisation de la facture de vente définitive ;
• Déduction de l’acompte reçu lorsque la constatation du règlement final est passée.

Comment enregistrer un avoir ?

La facture d'avoir s'enregistre en inversant l'écriture passée lors de la comptabilisation de la facture de doit. Pour enregistrer une facture d'avoir en comptabilité, procédez comme suit :

• Débit du compte 401 'Fournisseurs"
• Crédit du compte 44566 'TVA déductible'
• Crédit du compte 609 'Rabais, remises et ristournes obtenues sur achats'

Comment enregistrer une vente à crédit ?

Un achat effectué à crédit se comptabilise comme suit :

• Crédit du compte 164 "Emprunts auprès des établissements financiers"
• Débit du compte 512 "Banque"

Une vente effectuée à crédit constitue une créance client. À ce titre, il faut la comptabiliser ainsi :

• Débit du compte "411 Clients".
• Débit du compte de trésorerie ("512 Banque" ou 530 "Caisse »).

Foire aux questions

Pourquoi les commerçants doivent-ils tenir la comptabilité ?

Chez les commerçants, la comptabilité enregistrement est rendue obligatoire en France par le Code de commerce. Plus exactement par l'article L123-12 ;

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.

Un auto-entrepreneur est-il dans l'obligation d'avoir un comptable ?

En soi, rien n'oblige un entrepreneur individuel à avoir recours aux services d'un comptable. C'est précisément l'intérêt du régime de la micro-entreprise d'offrir des obligations comptables amplement réduites.

Quelles sont les principales obligations comptables des commerçants ?

Outre la saisie des écritures comptables et la déclaration de TVA, les commerçants sont tenus d'ouvrir un compte bancaire professionnelle et de déclarer leurs comptes (faire le bilan annuel) une fois par an, lors de la clôture de l'exercice fiscale.

Comment comptabiliser un fonds de commerce ?

En comptabilité, on parle de "fonds de commerce" pour désigner l'ensemble des immobilisations corporelles (actifs physiques) et incorporelles (actifs sans substance physique), qui permettent au commerçant de poursuivre son activité : stocks, équipements, marque, enseigne, clientèle, etc. Pour en savoir plus la comptabilisation d'un fonds de commerce, lisez notre fiche pratique.