Comment annuler une facture d'avoir ?

FICHE PRATIQUE

Comment annuler une facture d'avoir ?

Tout comme il n'est pas possible de modifier une facture déjà éditée, une fois l'avoir émis, on ne peut plus l'annuler. Mais certaines situations l'exigent. Comment annuler un avoir en comptablité ?

Pourquoi ne peut-on pas modifier une facture ?

Loin d’être un simple reçu commercial, la facture est un document à valeur probante. Elle sert à la fois de justificatif comptable, juridique et fiscal.

En effet, les factures ne servent pas qu’à enregistrer les détails de vos transactions de vente, elles font office de contrats juridiques. Une fois qu’une facture a été établie, les deux parties ont conclu un accord juridiquement contraignant pour payer le montant indiqué sur la facture.

Pour cette raison, toute annulation, suppression ou altération d’une facture émise est formellement interdite par la loi. Cette interdiction s’inscrit dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, qui garantit :

  • L’inaltérabilité des données

  • La sécurisation des données

  • La conservation des données

  • L’archivage des données

Aussi, chaque entrée doit être clairement enregistrée et visible sur votre logiciel de facturation.

De plus, chacune de vos factures est liée à toutes les précédentes : elles forment une série chronologique, sans lacune ni répétition. Il ne doit y avoir aucun vide dans votre système de numérotation, car les factures doivent être numérotées de manière consécutive.

Il est impossible de supprimer une facture, même erronée ou incomplète, et de réutiliser son numéro, car chaque facture doit pouvoir être consultée en cas de contrôle fiscal.

Pour en savoir plus sur l’annulation de factures, consultez nos fiches pratiques :

COMMENT SUPPRIMER UN AVOIR ?

Factures et avoirs sont logés à la même enseigne : une fois l'avoir émis, vous ne pouvez plus le supprimer.

Donc, pour annuler un avoir, il vous suffit de refaire une nouvelle facture. Ce qui est logique, puisque votre avoir a annulé la facture précédemment émise.

De cette façon, l'avoir supprimé figure toujours dans vos comptes et vous pouvez le consulter au besoin.

ASTUCE

Pour refaire une facture à l'identique de celle annulée par erreur, faites un duplicata de la facture initiale. Cela vous évite d'avoir à re-saisir vos données de facturation.

COMMENT FAIRE UN AVOIR POUR MODIFIER UNE FACTURE ?

Première chose à savoir : si vous souhaitez annuler une facture non payée, ce n’est pas un avoir, mais une facture rectificative que vous devrez éditer.

La facture d’avoir peut intervenir notamment :

  • En cas d’erreur sur la facture ;

  • En cas de retour de marchandises ;

  • En cas de geste commercial ;

Sur la forme, la facture d’avoir ressemble (presque) en tous points à une facture « classique » : elle respecte les mêmes règles, comporte les mêmes mentions obligatoires et doit porter un numéro unique, qui suit le précédent.

Deux différences cependant, lorsque vous éditez une facture d’avoir, n’oubliez pas :

  • D’apposer la mention « facture d’avoir » ou « avoir » ;

  • D’inscrire « net à déduire » au lieu de « net à payer ».

  • De mentionner les modalités de règlement (chèque, virement, bon d’achat, remise sur une prochaine facture, etc.)

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