Conservation de facture

Quelle est la durée de conservation des factures fournisseurs ?

Conserver des documents comptables, y compris des factures fournisseurs, obéit à des règles strictes. Celles-ci sont d’ailleurs encadrées par la loi. Des délais sont imposés aux entreprises pour permettre à l’Administration de mener des contrôles afin de vérifier les informations déclarées et les documents conservés constituent des preuves au regard de la législation.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

En comptabilité générale, une facture est un élément indispensable qui permet de prouver un achat ou une vente. Elle fait office de contrat entre deux parties : le client et le fournisseur. Celle-ci atteste de la dette que le client a envers son fournisseur à la suite d’une transaction.

Chaque facture doit comporter des informations légales et des mentions obligatoires définies par le Code du Commerce, article L441-3. Ces éléments sont les suivants :

  • Coordonnées fournisseur ;
  • Coordonnées client ;
  • Numéro de facture (celui-ci doit être unique) ;
  • Date d’émission de la facture ;
  • Dénomination et quantité des produits ou services fournis ou achetés ;
  • Prix HT et TTC, ainsi que la TVA (si applicable) ;
  • Date(s) du règlement prévue(s) ;
  • Pénalités applicables en cas de retard du paiement.

Les factures fournisseurs sont des factures d’achat de produits ou services. Une entreprise reçoit de la part de ses fournisseurs l’ensemble des dettes dont elle doit s’acquitter et la date à laquelle elle doit procéder au règlement.

 

Facture fournisseur

Source : Appvizer

Vidéo de démo pour gérer les factures fournisseurs

Combien de temps conserver une facture fournisseur ?

Tous les documents relatifs à la comptabilité d’une entreprise, dont les factures fournisseurs, doivent être conservés par celle-ci. Chaque document dispose d’une durée variable de conservation en fonction de sa nature. La durée de conservation des documents relatifs à l’exercice d’une entreprise est fixée par la loi, ou bien en fonction des périodes au cours desquelles l’Administration peut effectuer des contrôles.

Plusieurs types de factures existent :

  • Les factures proforma ;
  • Les factures définitives.

La première est émise dès l’acte d’achat pour des raisons pratiques et à la demande explicite de l’acheteur. Elle n’a pas de valeur légale ni comptable et n’est pas obligatoire. Elle est émise à titre informatif et n’est en aucun cas définitive. La loi ne stipule aucune obligation concernant la conservation d’un tel document.

En revanche, la facture définitive est, quant à elle, établie dès lors que la vente est réalisée, soit, au plus tard, lors de la livraison de la marchandise ou de la prestation de service. Il faut conserver les originaux ou copies de telles factures 10 ans à compter de la date indiquée sur celles-ci. On peut les conserver dans des classeurs ou en format dématérialisé. Quelle que soit la méthode choisie pour archiver ces documents, avoir une bonne organisation est nécessaire pour les retrouver facilement et rapidement, mais aussi et surtout pour ne pas les perdre.

 

Pourquoi conserver une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur a plusieurs fonctions.

Une fonction juridique

Elle constitue une preuve juridique concernant la prestation ou le produit vendu. Elle constate également le droit de créance du vendeur, comme une quittance.

Une fonction commerciale

Elle fait office de contrat, en détaillant de façon précise les conditions de négociation d’une vente entre un client et son fournisseur, notamment en termes de prix de vente et de montant total à régler.

Une fonction comptable

Elle est nécessaire pour établir les comptes annuels : de ce fait, l’entité comptable doit pouvoir fournir de tels documents pour chaque mouvement financier écrit et reporté dans sa comptabilité.

Une fonction fiscale

Elle joue le rôle de support, notamment sur l’exercice des droits sur la TVA, que ce soit pour la collecte ou la déduction, mais aussi sur le contrôle de l’impôt.

 

Pour chaque entreprise, les factures fournisseurs doivent être disponibles et facilement accessibles pendant une durée minimum de 10 ans. La loi ne prévoit aucune sanction spécifique en cas de manquement, mais des sanctions peuvent être applicables en fonction des circonstances. Il est donc important et nécessaire pour tout établissement de conserver ces documents et de les classer de manière organisée. Pour vous simplifier la vie, découvrez comment collecter automatiquement vos factures fournisseurs avec Libeo. 

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