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Comment fonctionne un avoir ?
Voici la définition d'un avoir en comptabilité.
Avoir comptable et note de crédit sont deux termes pour désigner un même type de facture. L’objectif de cette facture est la rectification et même l’annulation d’une facture déjà émise par une entreprise.
Quelle est la différence entre un avoir et une facture d’avoir ?
Un avoir comptabilité désigne l’opération qui a pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise. La facture d’avoir, par définition, est le document comptable qui matérialise cette modification. En effet, la loi interdisant la suppression des factures une fois émises (article 242 nonies A de l’annexe II au CGI), la facture d’avoir vient corriger, voire annuler une facture déjà enregistrée.
Exemple :
La société Eau Douce émet une facture de 2000 € HT pour la vente de 80 pommeaux de douche à 25 € la pièce à son client, la SAS Dupont.
À la réception des pommeaux, la SAS Dupont reçoit 60 pommeaux de douche sur les 80 de prévus à cause d’une rupture de stock. Cependant, la facture a déjà été réglée par la comptabilité.
Eau Douce propose donc à son client une remise à valoir sur une prochaine commande d’un montant de 500 euros, soit la valeur des produits non livrés, et ce sous la forme d’une facture d’avoir.
Cette même société enregistre une reconnaissance de dette dans sa comptabilité, c’est-à-dire que son client bénéficiera d’une remise de 500 € lors de sa prochaine commande.
Eau Douce peut classer cette facture d’avoir avec ses autres factures ou bien l’enregistrer dans une classification à part, dédiée aux avoirs.
Comment faire une facture d’avoir ?
De la même manière (ou presque) qu’une facture normale : la facture d’avoir doit faire figurer toutes les mentions obligatoires. Des modèles de factures sont disponibles gratuitement en ligne.
Pour distinguer l’avoir de la facture ordinaire, l’entreprise peut enregistrer les montants remboursés en négatif. Toutefois, le simple fait de renseigner qu’il s’agit d’une facture d’avoir suffit à les différencier. Aussi, une numérotation différente entre la facture traditionnelle et l’avoir peut être utile pour distinguer ce dernier lors de prochaines opérations similaires.
Un avoir daté de l’exercice comptable doit être enregistré au crédit d’un compte de charges.
Quand doit-on faire une facture d’avoir ?
La facture d’avoir est obligatoire dans certaines situations. Notamment en cas de litige ou de geste commercial de la part de l’entreprise. On distingue 3 cas de figure possibles :
- Un avoir commercial ;
- Un retour de marchandises ;
- Pour corriger une facture erronée.
Un avoir commercial
L’avoir commercial intervient lors de la résolution d’un litige suite à un retard de livraison d’un bien ou d’un service, ou une livraison de mauvaise qualité. Le client peut demander une réduction de prix net à payer par rapport à la facture initiale si la livraison du bien ou du service a eu lieu.
Un arrangement avec votre client est conseillé afin de garder une relation amiable avec celui-ci.
Un retour de marchandises
Un avoir sur retour de marchandises est tel que le client renvoi la marchandise, car cette dernière ne correspond pas à ses attentes ou bien, la prestation est annulée.
Les comptes mouvementés sont identiques à la facture de vente initiale, mais en sens inverse. D’éventuelles réductions commerciales sont tout à fait envisageables pour un retour de marchandises.
Édition d’une facture d’avoir : exemple
Exemple avoir facture : L’entreprise Eau Douce livre pour 500 € HT de pommeaux de douche à son client. Le client SAS Dupont se rend compte qu’il ne souhaitait pas ces produits. Eau Douce accepte de reprendre les articles et établit une facture d’avoir total de la facture. Le montant de l’avoir est de 500 € HT, le montant de la TVA perçu est de 0 €, et donc un chiffre d’affaires nul (500 – 500).
Si la SAS Dupont avait déjà payé la facture, alors Eau Douce aurait établi un chèque de remboursement ou aurait pu déduire le montant sur une prochaine facture.
Pour corriger une facture erronée
Même avec un logiciel de facturation très performant, le risque zéro n’existe pas. Une facture peut contenir une ou plusieurs erreurs :
- Facturation du mauvais client : vous avez facturé l’entreprise V au lieu de l’entreprise Y. Il vous faut facturer à Y et formuler une facture d’avoir à V.
- Erreur sur le prix facturé : l’erreur est en votre défaveur ? Vous allez devoir faire une facture complémentaire. L’erreur est en défaveur du client ? Vous allez devoir émettre un avoir partiel de la facture, c’est-à-dire que le montant ne s’appliquera qu’à une partie de la facture.
- Erreur sur le contenu de la facture : il vous faut établir une nouvelle facture avec les bons libellés et annuler en totalité la première facture par une facture d’avoir.
- Erreur de double facturation : vous avez facturé votre client deux fois pour le même service/bien rendu ? Vous n’avez qu’à émettre une facture d’avoir afin de supprimer la facture en doublon, votre client vous paiera le montant de la première facture.
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Enregistrer une facture d’avoir en comptabilité fournisseur
Comment comptabiliser un avoir sur facture ? Voici la méthode à suivre.
Les factures d’avoir portent sur deux éléments : une charge (achats de biens et/ou de services) et une immobilisation. Pour enregistrer une facture d’avoir dans la comptabilité fournisseur, on procède comme suit :
L’avoir porte sur une charge :
- Crédit du compte 609 « Rabais, remises et ristourne obtenus sur achats » ;
- Crédit du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».
- Débit du compte 401 « Fournisseur »
L’avoir concerne une immobilisation :
- Crédit du compte 2 de la classe 2 « Immobilisations » concerné ;
- Crédit compte 44 562 « TVA déductible sur immobilisation »
- Débit du compte 404 « Fournisseur d’immobilisation »
Pour aller plus loin dans la gestion des avoirs, découvrez nos fiches pratiques :
La gestion des avoirs avec Libeo
Pour avoir une vue complète et centralisée de tous vos échanges avec vos fournisseurs, les seules factures ne suffisent pas. Libeo vous permet désormais de centraliser et gérer vos avoirs fournisseurs dans sa plateforme.
Pour importer un avoir sur la plateforme, rien de plus simple !
- En haut à droite de votre compte Libeo cliquez sur le menu déroulant Importer
- Puis sélectionnez “Importer un avoir”, et choisissez votre fichier à importer
- Si vous en avez plusieurs, vous pouvez bien sur tous les importer sur Libeo en masse.
Une fois importés, la plateforme marque vos avoirs comme "À utiliser" jusqu'à utilisation par le client. Tous vos avoirs sont visibles dans l’onglet Avoirs, et vous savez directement ce qui doit être déduit lors du paiement de vos prochaines factures fournisseurs :
Une fois l'avoir utilisé, exportez-le en comptabilité. Comme vos factures, vos avoirs sont comptabilisés directement dans Libeo et les écritures comptables sont générées automatiquement :
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