Le Purchase-to-Pay : ce levier de croissance insoupçonné pour les entreprises

Pertes d’argent et difficultés techniques peuvent ainsi être provoquées par une gestion manuelle des processus et notamment celui des factures. Créé pour simplifier le traitement des achats, le Purchase-to-Pay automatise l’ensemble des étapes du processus. On vous explique.

PURCHASE-TO-PAY : DE QUOI S’AGIT-IL ?

Aussi appelé Procure-to-Pay, Le Purchase-to-Pay (P2P) correspond au processus d’achat d’une entreprise en version informatisée. Il automatise l’ensemble du cycle de vie des achats, de la demande au paiement des factures fournisseurs en passant par l’approvisionnement. Le cycle fournisseur est étroitement lié au Purchase-to-Pay. Un outil P2P présente différentes fonctionnalités :

• Gérer des contrats (création, renouvellement, négociation, signature électronique…).
• Gérer la relation fournisseurs.
• Centraliser les documents électroniques.
• Suivre et analyser les dépenses.
• Gérer le processus d’achat.

Les étapes du Purchase-to-Pay

Toutes les entreprises n’ont pas le même processus d’achat. Certaines peuvent ajouter des procédures et des sous-étapes, ou au contraire en supprimer. Néanmoins, la plupart des entreprises passent par les étapes suivantes :

• L’évaluation du besoin.
• L’approvisionnement.
• La gestion des factures fournisseurs.
• Le règlement.

Au cours de la première étape, les entreprises recherchent un produit ou un service en fonction de leurs contraintes budgétaires. Elles effectuent une sélection de fournisseurs capables de répondre à leurs besoins. Cette étape préalable s’appelle le Source-to-Pay. Par définition, elle désigne le processus qui débute par le sourcing fournisseurs et se termine par le paiement des commandes.

Ensuite, elles créent leur panier, passent par une phase de négociation, réalisent une demande d’achat au moyen d’un bon de commande qu’elles transmettent aux fournisseurs et attendent le traitement.

Lors de la deuxième étape, le bon de commande ou d’achat est créé. Les marchandises sont réceptionnées et la commande est évaluée pour vérifier qu’elle est bien conforme à la demande initiale. Pour ce faire, l’entreprise doit comparer le bon de commande au bon de réception.

Lorsque l’entreprise réceptionne la facture fournisseur, elle effectue le rapprochement avec les bons de commande et la valide en interne. La facture est alors traitée.

L’entreprise peut passer à la dernière phase du processus d’achat et effectuer le paiement de la facture au fournisseur. Dans le même temps, elle met à jour le compte fournisseur.

QUELS SONT LES ENJEUX DU PURCHASE-TO-PAY ?

Le marché étant de plus en plus concurrentiel dans de nombreux secteurs, les entreprises se doivent d’être opérationnelles en tous points. Pour être plus performant, il faut qu’elles automatisent les cycles fournisseurs et dématérialisent leurs factures. Le Purchase-to-Pay est un véritable levier de croissance pour les entreprises. Il leur apporte de la plus-value et leur permet de rester compétitives.

La comptabilité fournisseur est lourde. Les entreprises reçoivent de quelques centaines à plusieurs milliers de factures fournisseurs tous les mois. Leur traitement annuel est un obstacle à l’efficacité de l’entreprise et à sa rentabilité. Et les demandes d’achat sont tout aussi nombreuses. Le constat est clair :

• Le cycle de gestion d’une facture manuelle dure 12 jours en moyenne.
• 25 % des factures sont réglées en retard.

C’est un fait d’autant plus important à prendre en compte que la Loi de Modernisation de l’Économie prévoit des pénalités pour le client qui règle une facture en retard. Ainsi, non seulement l’entreprise s’expose à une pénalité dans ce cas, mais elle ne peut pas profiter d’éventuelles remises sur paiement anticipé.

De nombreuses entreprises qui continuent de traiter manuellement leurs factures n’ont pas une visibilité suffisante sur la gestion comptable de leurs fournisseurs. C’est un problème, car elles multiplient les erreurs de facturation et les trop payés. Il faut donc réduire le champ d’intervention humaine au maximum sur les processus à faible valeur ajoutée comme le traitement des factures fournisseurs. C’est ce que permet le Purchase-to-Pay.

Procure-to-Pay vs Purchase to Pay : quelle différence ?

Les deux termes se réfèrent au même procédé : le flux d’activité d’une entreprise couvrant la demande d’achat auprès du fournisseur jusqu’au paiement de la facture associée.

COMMENT METTRE EN PLACE UNE SOLUTION P2P ?

Utiliser une solution de gestion des factures comme Libeo

Une solution Purchase-to-Pay comme Libeo répond aux besoins des entreprises d’assurer leur sécurité financière tout en améliorant leur productivité. La plateforme permet de gérer le cycle d’achat de bout en bout :

• Collecte et centralisation automatique des factures
• Dématérialisation instantanée des factures
• Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles
• Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)
• Connexion intégrée à toutes les banques européennes
• Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

Première plateforme de paiement entre entreprises pour les TPE-PME en Europe, Libeo aide les dirigeants, directeurs financiers et experts-comptables à centraliser, valider et payer leurs factures fournisseurs en un clic, sans IBAN et sans avoir à se connecter à leur banque.

AVANT/APRÈS : LES BÉNÉFICES DU P2P

Un outil Procure-to-Pay libère du temps pour les équipes qui se consacrent aux missions les plus productives. En automatisant les fonctions les plus « basiques », cette solution contribue à :

• Optimiser la gestion des cycles d’achat pour améliorer les flux de trésorerie.
• Améliorer la relation fournisseurs.
• Limiter le risque d’erreur lié à la saisie manuelle des factures.

Concrètement, une solution Purchase-to-Pay présente d’abord des catalogues électroniques d’offres fournisseurs aux entreprises. Elle digitalise, automatise et optimise ces différentes étapes pour permettre aux entreprises d’opérer un parfait contrôle sur leurs achats et de gagner en efficacité. Une solution Purchase-to-Pay prend en charge le cycle d’achat de l’entreprise d’un bout à un autre. L’objectif d’un tel outil est de vérifier que chaque étape est bien réalisée par la bonne personne au bon moment.

Accélérer le cycle fournisseur : grâce à l’automatisation des procédés, on évite les erreurs qui pourraient aboutir à des dépenses supplémentaires. Il facilite également les échanges et contribue à améliorer la relation entretenue avec les fournisseurs.

Faciliter le suivi des dépenses grâce à une meilleure traçabilité, l’entreprise est en capacité d’analyser les performances et de prendre des décisions stratégiques plus abouties.

Réduire le temps passé par les équipes à gérer des tâches administratives. Elles peuvent ainsi se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée comme l’analyse et l’amélioration des relations fournisseurs, la réduction des dépenses, le sourcing…

Obtenir une meilleure visibilité de la comptabilité fournisseurs et donc d’améliorer ses performances dans le cadre de la négociation avec les partenaires sur le long terme.

Bon à savoir : s’il existe des outils Purchase-to-Pay spécialisés, de nombreuses entreprises se tournent vers leur ERP qui inclut des fonctionnalités natives permettant par exemple de gérer la facturation électronique. La solution Libeo par exemple, est compatible avec la plupart des logiciels comptables du marché : QuickBooks, Cegid Loop, Dext, etc.

INTÉGRER LE PURCHASE-TO-PAY À VOS PROCESSUS D’ACHATS

Pour digitaliser le processus d’achat au sein de votre entreprise, il faut :

• Définir les processus à digitaliser.
• Constituer une équipe spécifique.
• Intégrer les fournisseurs dans la solution.
• Déployer la solution.

Intégrer vos équipes et vos fournisseurs dans la transition

Pour que le Purchase-to-Pay soit parfaitement fonctionnel au sein de l’entreprise, il faut que l’équipe soit intégrée au projet. Vous devez communiquer sur l’intérêt de la solution choisie et préparer vos collaborateurs au changement. De même, l’équipe doit être formée à son utilisation pour que la transition s’opère en douceur.

Les fournisseurs doivent eux aussi être tenus au courant du changement en cours dans votre organisation. Vous devez également vous assurer que les informations qui les concernent sont exactes afin de créer une base de données propre.

Lire aussi : Comment convaincre vos fournisseurs de passer à la facture dématérialisée ?

Enfin, pensez à désigner un chef de projet en interne qui s’assurera de la bonne installation de la solution. L’objectif est d’optimiser les règles en vigueur pour la validation des factures et de bâtir un nouveau process plus fluide que l’ancien système papier.

Vous l’avez compris, le P2P fluidifie le cycle d’achats, tant dans la livraison que dans la facturation. Le Purchase-to-Pay aide les entreprises à gagner en productivité et à éviter les pénalités de retards de paiement ou les trop payés. Et si vous testiez ce processus dès à présent avec une démo personnalisée ?