Comment Libeo sécurise le paiement des factures

La question de la sécurisation des paiements revêt une importance telle qu’elle ne peut être relevée par les seuls membres de l’équipe responsable des données. C’est pour cela que dès les premiers mois, Libeo a constitué sa propre équipe de lutte anti-fraude, dont la composition est plutôt hétéroclite :

• De deux analystes des données, chargés d’élaborer différents scénarios et les regrouper en différents types de risques en fonction de l’expertise et des pratiques du marché.
• D’un scientifique des données, qui identifie les types de risques sur la base des données collectées quotidiennement.
• D’un chef de produit dont la fonction principe consiste à vérifier si les propriétés considérées couvrent ou non chaque risque correspondant. C’est également lui qui examine les actions préventives adéquates pour chaque type de risque.
• Et de deux responsables de réussite client, en contact avec la clientèle, ils jouent un rôle central dans la phase de test et l’utilisation du modèle.

Cette diversité de profils permet de mobiliser à la fois l’équipe responsable des données et celle en contact avec la clientèle. Chaque représentant d’équipe est responsable de comprendre son fonctionnement et de veiller à empêcher toute transaction frauduleuse.

Pour contrôler les paiements, Libeo utilise la technologie de SEPAmail, le service de règlement de facture permettant le paiement par virement SEPA à partir d’une Demande de Règlement Électronique (DRE).

Cette demande est préalablement acceptée par le débiteur via une messagerie sécurisée entre banques ayant adhéré au système « SEPAmail » (10 banques françaises représentant 90 % du marché français).

Cette solution interbancaire permet aux entreprises et aux professionnels de fiabiliser les coordonnées bancaires de leurs partenaires (clients, fournisseurs, salariés).

Lorsque vous payez une facture depuis votre espace Libeo, l’outil va procéder à une vérification au préalable d’IBAN, en vérifiant la correspondance avec les entreprises de vos fournisseurs (sans frais).

SEPAmail procède à trois niveaux de contrôle :

• Détecter une erreur de saisie, par vérification de conformité de la structure de l’IBAN ;
• Détecter si l’IBAN existe vraiment, s’il correspond à un compte ouvert ;
• Vérifier si l’IBAN correspond bien au titulaire présumé du compte.

Pour les paiements en devises, Libeo est partenaire de Wise, autorisé en tant qu’institution de monnaie électronique (EMI) par la Financial Conduct Authority britannique, avec des droits de passeport dans tout l’EEE (Espace Économique Européen).

Wise s’engage à assurer la sécurité des données et à fournir plusieurs niveaux de protection pour les informations personnelles et financières. La politique de protection des données est au même niveau que celle d’une banque.

Afin de forcer la sécurité des paiements, les utilisateurs de Libeo peuvent configurer des règles et des circuits d’approbation, et attribuer des droits d’équipe différents pour la préparation et le déclenchement des paiements.

Pour chaque membre de votre équipe utilisateur de Libeo, vous pouvez attribuer :

• le droit de préparer un paiement
• ET/OU le droit d’effectuer un paiement.

Les membres de l’équipe peuvent se voir attribuer différents niveaux d’accès à différentes parties du processus de paiement, de sorte que seules les personnes ayant accès à des fonctions spécifiques peuvent approuver les transactions. Par exemple :

• Créez une nouvelle règle qui exige que deux personnes de l’équipe comptable approuvent toutes les factures importées avant qu’elles ne soient traitées.
• Créez un circuit d’approbation qui exige que le DAF de l’entreprise approuve toutes les factures avant qu’elles ne soient payées.
• Définir des règles pour le traitement des paiements effectués à différents destinataires (clients).
• Définissez des règles pour le traitement des paiements effectués pour le compte de tiers (fournisseurs ou partenaires).

Cela vous permet de vous assurer que seul le personnel autorisé est en mesure de traiter et d’autoriser les paiements.

Pour tout paiement effectué, notifiez votre fournisseur de la date de réception des fonds en lui envoyant une preuve de paiement. L’envoi peut se faire :

1. Dès que le paiement est validé par un membre, il reçoit un mail avec la preuve de paiement PDF.
2. Une fois le paiement réalisé : une fois le prélèvement effectué, il reçoit un mail avec la preuve de paiement PDF.

La plateforme Libeo contrôle le RIB de vos fournisseurs et notifie toute modification de données bancaires. Vous êtes immédiatement informé en cas de modification du RIB de l’un de vos fournisseurs.

Tous les paiements sont soumis à une analyse de la fraude basée sur plusieurs critères afin de détecter toute activité risquée ou inhabituelle :

• Adresse IP (pays ou adresse IP différents par rapport à la normale, etc.),
• Volumes des paiements,
• Activité antérieure,
• Destination,
• Etc.

Les Customer Sucess Managers sont informés et vérifient les risques de fraude élevés pour contrôler la validité du paiement. Si le risque est identifié comme élevé, le paiement est bloqué et le CSM en charge du compte prend contact avec le client pour vérification.

Rajoutez une sécurité sur vos paiements effectués via Libeo en paramétrant l’envoi d’un code de validation à partir d’un certain montant.

• Cliquez sur le nom de votre entreprise ;
• Cliquez sur « Personnaliser » ;
• Cochez la case sous « Code de validation », modifiez le montant et choisissez la modalité d’envoi du code.
• Le code de validation reçu est valable pendant 15 min.