1) Collectez toutes vos factures au même endroit

Plutôt que de les ranger dans des classeurs, adoptez un système de gestion pour gérer vos factures et enregistrer des informations sur vos fournisseurs.

• Si vos factures arrivent par mail , optez pour une adresse de facturation unique, à partager avec l’ensemble de vos fournisseurs.

• Si vos factures arrivent au format papier, conservez-les dans des classeurs, en utilisant des codes couleurs pour distinguer les factures payées de celles en attente de paiement.

2) organisez votre classement par ordre alphabétique

Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Pour les factures fournisseurs, un classement par ordre alphabétique est plus approprié.

3) créez une vue filtrée par fournisseur

Une fois, les factures payées, regroupez-les par fournisseurs et numéro de factures. Associez les factures fournisseurs à leur devis et bons de commande respectifs.

Pour un classement efficace, chaque facture fournisseur doit être référencée par un numéro unique. D’ailleurs, la numérotation fait partie des mentions obligatoires sur n’importe quel type de facture.

4) mettez en place un suivi du fil d'activité de la facture

Le suivi du fil d’activité vous permet, en un coup d’œil, de différencier les factures déjà traitées de celles en attente.

Si vous utilisez la version numérique, le fil d’activité se présente comme une série d’étape à valider au fur et à mesure du cycle de vie de la facture. Pour chaque étape, désignez un ou plusieurs intervenants.

5) passer à la facture dématérialisée

Un excellent moyen de classer vos factures fournisseurs plus rapidement, c’est la facture électronique. Ce nouveau procédé de facturation amène ainsi les entreprises à conserver leur facture de manière dématérialisée.

Ce faisant, non seulement vous réduisez efficacement vos délais de paiement, mais aussi les risques d’erreurs de saisie et de paiement en double.

ASTUCE

Pour éviter d'éparpiller vos factures, pensez aux collecteurs web. Ces outils récupèrent directement les factures depuis les espaces client sur les sites des fournisseurs.