Comment annuler un doublon de facture en comptabilité ?

À quoi sont dus les doublons de facture ?

Un doublon de facture intervient lorsqu’une même facture est payée deux fois. Cette situation comptable est néfaste pour l’entreprise, car elle fausse la dette fournisseur, et pénalise sa trésorerie. Les doublons de facture sont souvent le fait d’une erreur humaine, ou d’un problème structurel. Voici quelques-uns des principaux motifs à l’origine d’un doublon de facture.

Les erreurs d’origine humaine

Actuellement, la grande majorité des factures B2B sont traitées manuellement. Un procédé chronophage, répétitif et sans valeur ajoutée, qui entraîne de surcroît pas mal d’erreurs. Lorsqu’on s’en rend compte, il est souvent trop tard… Résultat ? Une comptabilité erronée, qui peut faire l’objet d’un rejet par l’administration.

Comme énoncé en introduction, les factures sont émises en deux exemplaires, conformément aux obligations de facturation définies par le Code de commerce.

Les doublons de facture peuvent aussi résulter d’une mauvaise communication au sein des équipes comptables, achats et financières. En effet, avant d’être archivées, les factures transitent par plusieurs services, qui n’ont pas toujours le réflexe de se prévenir en amont. Si le circuit de validation de la facture est mal défini (étapes, intervenants, délégation, etc.), il arrive qu’elle soit traitée par un premier intervenant, puis un 2e.

Entre la réception d’une facture et son archivage, il peut s’écouler jusqu’à plus d’une semaine. C’est plus qu’il n’en faut pour commettre une erreur et valider un double paiement.

Le problème peut venir du côté des fournisseurs. Pour réduire le délai de paiement, il n’est pas rare qu’un fournisseur renvoie sa facture une seconde fois : une version papier et l’autre numérisée, cherchant par là à envoyer un signal à son client, afin d’accélérer le paiement. Une situation relevée par 3 entreprises sur 5. Là encore, si le processus de validation interne mal défini et/ou mal appliqué, les problèmes ne tardent pas à arriver.

Le saviez-vous ? Deux nouvelles mentions obligatoires sur les factures sont entrées en vigueur en octobre 2020. Il s’agit de l’adresse de facturation (dans le cas où elle diffère de celle de livraison) et du numéro de bon de commande.

Les problèmes techniques et structurels

Certaines entreprises utilisent la technologie OCR (outil de reconnaissance optique de caractères) pour la saisie comptable. Bien que très performants, il arrive que ces outils rencontrent des problèmes lors de la numérisation, souvent dus aux différences de formats et à l’utilisation de caractères spéciaux. Ces différences de format empêchent de détecter les doublons de factures et représentent donc une éventuelle perte financière pour l’entreprise.

Le problème peut venir du numéro de facture. Mention obligatoire, le numéro de facture diffère d’un fournisseur à l’autre. Lors de la saisie comptable par la comptabilité fournisseur, la même facture peut être comptabilisée deux fois du fait que 2 fournisseurs peuvent utiliser le même numéro.

Fiche pratique : Comment numéroter devis et factures ?

Autre source potentielle : la base de données fournisseurs. Toutes les entreprises possèdent dans leur système d’information (SI) une base numérique qui regroupe l’ensemble de leurs fiches fournisseurs. En cas de modifications apportées au SI et/ou à la structure de l’entreprise (rachat, fusion, scission, etc.), la base fournisseur s’en trouve également changée.

Enfin, les factures en double sont un problème récurrent dans les paiements interentreprises.

Comment identifier un doublon de facture ?

Il faut commencer par distinguer les deux catégories de « factures en double », à savoir :

• Celles qui apparaissent de manière identique dans les écritures comptables ;
• Celles qui présentent une différence d’écriture (montant, numéro et date de facture, identifiant fournisseur, date de paiement…)

Actuellement, la majeure partie des progiciels (PGI) et solutions de gestion des factures sont conçus pour prévenir l’utilisateur lorsqu’il s’apprête à saisir une facture déjà enregistrée. S’il est relativement simple pour un PGI de déceler deux factures parfaitement identiques, c’est beaucoup plus difficile lorsqu’elles affichent des éléments différents. Une virgule mal placée, un numéro de facture différent, suffit à comptabiliser deux fois la même facture. Cette deuxième catégorie de doublons est donc beaucoup plus complexe à identifier.

Il arrive aussi que, lorsqu’il reçoit son paiement en double, ce soit le fournisseur lui-même qui avertisse l’entreprise. La vigilance des équipes comptables constitue aussi un rempart, mais beaucoup de factures en double parviennent malgré tout à passer outre les procédures de contrôle. C’est généralement à l’occasion de la clôture annuelle des comptes qu’on réalise les erreurs.

Comment annuler une facture comptabilisée en double ?

En comptabilité, une fois l’écriture enregistrée, il n’est plus possible de la supprimer. Le seul moyen d’effacer une opération comptable, c’est de l’extourner. C’est-à-dire de passer d’une écriture inverse à l’écriture initiale (on parle aussi de contre-passation). Donc, si une facture a été comptabilisée deux fois, il va falloir la repasser dans le sens inverse, exactement comme elle avait été saisie :

• Débit devient crédit ;
• Crédit devient débit.

Procédez comme s’il s’agissait d’un avoir. Le libellé va ressembler à quelque chose comme : ANNUL FXXX PASSEE 2 FOIS

Comment éviter les doublons de facture avec Libeo ?

La quasi-totalité des doublons de facture résulte d’un traitement manuel des écritures comptables. Comme tout processus humain, la saisie manuelle des factures est sujette à l’erreur. En adoptant un traitement automatisé des factures fournisseurs, vous réduisez le risque d’erreur de façon significative.

Libeo inclut dans ses fonctionnalités l’identification des doublons. Une fois importées dans Libeo, les factures sont systématiquement contrôlées.  La plateforme repère les potentielles factures en double et vous le signale par une notification :

En cliquant sur « Cliquez ici pour voir la facture similaire", les deux factures s’affichent :

Rapprochez ensuite les deux documents pour distinguer l’éventuel doublon, et le supprimer.

Libeo est une solution d'automatisation du cycle des fournisseurs qui vous permet de gérer le cycle post-achat d'achat de bout en bout. grâce à la collecte automatisée de factures et la saisie des données par OCR, la plateforme réduit le temps et les efforts nécessaires à la gestion des fournisseurs, créant des circuits de validation transverses et sécurisés.

Foire aux questions

Comment comptabiliser une erreur de facturation ?

Dans les entreprises ayant une structure comptable dettes / créances, les factures encaissées et décaissées peuvent donner lieu à des écarts de règlement. Un trop-perçu par l’entreprise d’un de ses clients ou un reste à payer à un fournisseur par exemple. Pour être rectifiées, ces erreurs de facturation doivent faire l’objet d’une comptabilisation particulière.

Existe-t-il une obligation de délivrer une facture à un particulier ?

Les règles concernant la facturation à un particulier diffèrent de celles qui régissent les échanges entre professionnels. En règle générale, les prestations de service et ventes de marchandises aux particuliers sont dispensées de facture. La délivrance de facture demeure une obligation dans les cas suivants :

• En cas de vente à distance, la facture est obligatoire ;
• Si le particulier la réclame, le vendeur/prestataire de service doit lui en fournir une ;
• En cas de prestation de service, si le montant final dépasse 25 € TTC.