Comment rendre la gestion des factures plus fluide et efficace ?

Les factures sont la pierre angulaire des relations avec les fournisseurs, et constituent un élément essentiel de la santé financière de votre entreprise. La gestion des factures fournisseurs est un processus complexe qui implique de nombreuses parties prenantes différentes.

L’automatisation est la clé d’une gestion efficace des factures. En fait, c’est probablement l’un des facteurs les plus importants du traitement des factures. Elle rationalise la communication entre les parties impliquées dans le processus de facturation, élimine les goulots d’étranglement et augmente la précision lors des opérations de saisie et de réconciliation :

Voici quelques aspects de la gestion des factures fournisseurs que vous pouvez automatiser avec Libeo :

• La récupération et la centralisation des factures ;
• La saisie et le contrôle des données ;
• Le rapprochement bancaire ;
• Le rapprochement des factures avec leurs bons de commande et de livraison
• L'imputation comptable ;
• La ventilation de la TVA ;
• Le déclenchement et la planification des paiements ;
• L’export vers la production comptable grâce aux intégrations avec les éditeurs comptables du marché.

En intégrant des flux de travail automatisés à votre système comptable, vous pouvez vous assurer que chaque étape de la gestion des factures est effectuée de manière efficace et précise.

À mesure que votre entreprise se développe, le volume de factures à traiter augmente. Un système qui fonctionne bien lorsque vous avez trois employés peut devenir inefficace lorsque vous traitez des centaines de factures chaque mois. Vous devez pouvoir générer des factures rapidement et facilement, mais aussi avoir la possibilité de les stocker en toute sécurité et d’y accéder rapidement en cas de besoin.

Dans les très petites structures, qui ont peu de mouvements comptables et financiers, on peut faire la gestion des factures sur Excel, au moyen de tableaux, de formules et de filtres.

Dans les moyennes et grandes entreprises, qui traitent plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de factures, la gestion des factures fournisseur sur Excel n’est plus une option… Il devient vital d’installer un système capable de traiter de gros volumes de factures.

Là encore, l’automatisation vient au secours des équipes comptables et financières. Les solutions automatisées de traitement des factures fournisseurs permettent :

• De centraliser ses factures de manière illimitée ;
• De payer plusieurs factures en une fois ;
• De définir des règles d’automatisation pour les paiements récurrents ;
• De définir des circuits d’approbation des factures et des paiements.

Chaque département possède ses propres systèmes qui sont utilisés pour gérer ses propres flux de travail — factures, achats, commandes de vente, commandes d’achat, etc. Souvent, ces systèmes sont déconnectés les uns des autres et ne sont utilisés que par un seul service, ce qui crée des silos d’informations et rend difficile le partage d’informations entre les services.

Cela peut poser des problèmes lorsqu’il s’agit de coordonner les tâches entre les départements et augmente les délais de paiement des factures, car chaque département doit mettre à jour ses dossiers séparément.

La qualité d’un système de gestion des factures dépend des données qu’il reçoit d’autres systèmes, en particulier ceux qui sont en amont du cycle de paiement, comme les systèmes comptables ou les systèmes ERP des fournisseurs.

Votre objectif doit être de créer un écosystème de solutions connectées permettant aux différents services de votre entreprise d’accéder aux mêmes informations par le biais d’un système unique :

Plus vos systèmes sont intégrés de manière transparente, moins il faut de temps pour effectuer des tâches telles que l’export des factures en comptabilité ou le suivi des paiements, ce qui se traduit en fin de compte par une plus grande efficacité dans toute votre organisation.

La mise en place d'un processus d'approbation interne pour vos factures garantit que toutes les personnes impliquées dans l'approbation savent exactement quand et comment elles doivent intervenir. Cela permet d'éliminer toute confusion sur qui fait quoi et quand, ce qui peut entraîner des retards inutiles ou des erreurs dans le traitement des paiements.

Lorsqu'il s'agit d'approuver les factures, il existe deux approches principales :

• La structure hiérarchique: dans ce cas, toutes les factures doivent être approuvées par une personne occupant un poste plus élevé que celui qui les a créées. Par exemple, si un employé crée une facture, celle-ci doit être approuvée par son supérieur avant d'être envoyée à la comptabilité ou aux finances pour être traitée.
• L'expertise fonctionnelle : chaque personne chargée du traitement des factures a des droits et des responsabilités spécifiques définis par sa fonction (comptabilité ou finance). Par exemple, le personnel comptable ne doit approuver que les factures dont le paiement a été vérifié par le personnel financier.

Pour choisir l'approche la plus efficaces, vous devez connaître le fonctionnement de votre entreprise, comment sont organisés les flux de travail et où ils peuvent être améliorés.

Libeo vous accompagne dans la mise en place de circuits d'approbation personnalisés, alignés avec votre organisation et répondant aux obligations légales.