Digitalisation des factures : l'Atelier du Courrier a choisi Libeo

Atelier du courrier

L'Atelier du courrier a choisi Libeo pour digitaliser et centraliser ses factures

Utilisateurs de Libeo : Yann Lourenco, CFO et secrétaire général & Fabien Rollet, Assistant Comptable

Entreprise : Atelier du courrier

Nombre de site : 4

Industrie : Transport de fret et de colis

Nombre d'employés : 82

Fonctionnalité préférée : L'intégration dans Cegid Quadra

L’Atelier du courrier existe depuis 2013 et se positionne comme un opérateur postal alternatif sur toute la France. Leur modèle est basé sur la solidarité : 80 % de leurs salariés sont en situation de handicap. Avec 4 antennes différentes, ils avaient besoin de centraliser leurs factures, d’automatiser la collecte et de gagner du temps sur les paiements.

"À partir du moment où j'ai dû m'occuper moi-même de la gestion des factures fournisseurs, je me suis rendu compte de la charge que ça représentait et qu'il allait falloir automatiser ça et avoir recours à un partenaire. Et naturellement, j'ai contacté Libeo."

Atelier du courrier

Yann Lourenco

CFO - Atelier du Courrier

L’ATELIER DU COURRIER : PRÉSENTATION ET CONTEXTE

Créé en 2013, l’Atelier du courrier est une entreprise adaptée, qui se positionne comme un opérateur postal alternatif sur toute la France.

Fort de ses quatre antennes régionales, l’entreprise ambitionne de devenir un opérateur postal alternatif sur tout le secteur français.

Aujourd’hui, l’Atelier du courrier compte 82 salariés sur les quatre antennes réunies, dont à peu près 80 % sont en situation de handicap. L’entreprise a pour vocation la création d’emplois pour des personnes souffrant de handicap et intervient sur le champ de l’affranchissement du courrier.

Son modèle est basé sur la solidarité, c’est-à-dire solidarité envers les collaborateurs, qu’ils soient en situation de handicap ou non. À savoir que tout le monde doit avoir sa place et a droit à une carrière professionnelle.

Mais également solidarité entre les clients : en mutualisant tous les volumes provenant des différents clients, l’Atelier du courrier atteint le quota nécessaire pour avoir le tarif grand compte de LaPoste, et se rémunère uniquement sur une partie de l’économie réalisée. Ce qui lui permet d’éradiquer tous ces coûts supplémentaires à l’affranchissement, tout en bénéficiant d’une réduction sur le montant de l’affranchissement.

L’Atelier du courrier en chiffres :

4 antennes régionales
82 collaborateurs
Plus de 350 clients
10 à 30 % d’économies sur le coût des affranchissements traités via leurs solutions

UN BESOIN CLAIR : GAGNER DU TEMPS ET DE LA SERENITE SUR LA GESTION DES FACTURES

Yann Lourenço est CFO et secrétaire général de l’Atelier de courrier. Sa rencontre avec Libeo est assez simple : à partir du moment où la personne qui s’occupait de la comptabilité n’a plus été là, c’est lui qui a repris les rênes. C’est là qu’il s’est rendu compte de la charge que représentait la gestion des factures fournisseurs (les recenser, savoir ce qu’on doit à qui, etc.).

Yann s’est vite rendu compte qu’il allait falloir automatiser ça et avoir recours à un partenaire. Et naturellement, il a contacté Libeo.

Ils ont donc fait une démonstration en ligne et ont adopté l’outil très rapidement. Pour Yann, c’est notamment le fait d’être accompagné pour l’intégration de leur plan comptable qui leur a permis d’être efficaces dès les premiers jours.

MODES AUTOMATIQUES DE CENTRALISATION, STOCKAGE, PRE-COMPTABILITE : DES FONCTIONNALITÉS DÉCISIVES POUR L'EQUIPE FINANCE

Fabien Rollet est l’assistant comptable de l’Atelier du courrier, chargé de la facturation client et de la comptabilité fournisseur.

Depuis l’arrivée de Libeo, Fabien a juste à entrer la facture PDF des clients directement dans Libeo et les codes comptables sont générés automatiquement, grâce à la fonctionnalité de configuration des comptes comptables. Généralement, tout est renseigné à l’avance, et pour Fabien, le gain de temps est énorme.

L’Atelier du courrier arrive à mieux payer ses fournisseurs en temps et en heure.

Autre avantage : l'Atelier du courrier est engagé dans une démarche écologique "zéro papier". La question du stockage des factures posait donc un problème avant Libeo : il fallait les imprimer, les classer, tout ça prenait de la place...

Depuis Libeo, tout le stockage est géré par Libeo. Finies les impressions, l'Atelier du courrier peut donc tendre vers le zéro papier !

Une autre fonctionnalité bien pratique pour Fabien, c’est la centralisation des factures fournisseurs. Avec 4 sites, l’Atelier du courrier recevait des factures d’un peu partout : des fois au siège social, des fois dans les ateliers, ou encore par mail…

En utilisant l’adresse mail générique de Libeo pour l’ensemble de ses fournisseurs, l’Atelier du courrier a regroupé l’ensemble de ses canaux de réception des factures. Fabien n’a donc plus ce souci de dispersion des documents.

"Au début, j'étais un peu stressé de découvrir un nouvel outil, mais Libeo est vraiment très très simple d'utilisation. Je l'utilise tous les jours, je suis à jour dans les factures, je ne prends pas de retard. Ça m'arrive même de me connecter à l'application, qui est aussi ergonomique que sur ordinateur."

Fabien Rollet

Fabien Rollet

Assistant Comptable - Atelier du courrier

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