Oxium group a décuplé sa productivité administrative avec Libeo

OXIUM GROUP A DÉCUPLÉ SA PRODUCTIVITÉ ADMINISTRATIVE AVEC LIBEO

Utilisateur de Libeo : Olivia Pimont, Responsable Administratif et Financier

Entreprise : Oxium group

Où : Le Plessis-Robinson (Hauts-de-Seine)

Industrie : Construction

Nombre d'employés : 35

Fonctionnalité préférée : La gestion de l’analytique

Lancé en 2016, Oxium group est spécialisé dans la réalisation d’ouvrages en bâtiment, l’aménagement des établissements recevant du public et la construction dans les énergies renouvelables. Au bout de quelques années, la gestion de la société implique 300 factures par mois et le bon vieil Excel ne suffisait plus. Pour appréhender la croissance sans grever le budget général, ses fondateurs ont fait appel à Libeo. Olivia Pimont, Responsable Administratif et Financière de la société, nous livre son témoignage.

« Avant Libeo, la gestion des factures me prenait 2 jours par semaine. Aujourd'hui, une heure suffit. »

Olivia Pimont

RAF - Oxium Group

Quelle est votre activité ?

Acteur majeur dans le domaine de la construction, Oxium group œuvre en TCE (tout corps d’états) et propose une offre globale de conception-réalisation sur mesure et « clés en main », ainsi que des solutions flexibles et évolutives. Ses compétences incluent :

La construction de bâtiments logistiques et d’équipements publics
L’aménagement d’établissements recevant du public (cellules commerciales, bureaux…)
La construction de parcs éoliens et de centrales photovoltaïques

Depuis sa création en 2017, l’entreprise a réalisé plus de 200 chantiers.

Comment est organisée la gestion des factures chez Oxium ?

La PME gère une quinzaine de clients — aussi bien de grands groupes comme EDF ou Total Énergies que des comptes plus petits. Ce qui représente environ 300 factures par mois.

Dès réception, les factures sont envoyées à la comptabilité, qui les transfère sur Libeo. Deux personnes de l’équipe sont ensuite chargées de les envoyer en approbation.

Deux fois par semaine, l’équipe exporte les données depuis Libeo vers leur logiciel de production comptable ACD. Une fois par semaine, le groupe déclenche les paiements depuis Libeo, et notifie ses fournisseurs d’un envoi de preuve de virement.

Quels étaient vos principaux challenges en matière de gestion des factures avant Libeo ?

Avec 300 factures par mois, Oxium group recherchait une solution de prise en main facile pour automatiser la partie facturation de leur gestion. Trois objectifs étaient en jeu :

• Payer ses fournisseurs en quelques clics,

• Éliminer les erreurs de saisie,

• Préserver le temps précieux des quatre personnes de l'équipe impliquées.

Outre le besoin de gain de temps, Oxium Groupe avait besoin de simplifier son accès à l’information ; trouver rapidement la bonne facture, le bon fournisseur, la bonne date de facturation, etc. Dans le secteur de la construction, où les imprévus sont monnaie courante, cette visibilité est primordiale pour garder le contrôle de sa trésorerie et de son BFR.

« Sincèrement, quand j'ai vu cet outil je l'ai trouvé génial. On traite plus rapidement les factures et la relation fournisseurs est bien plus sereine. »

Olivia Pimont

RAF - Oxium Group

Qu’a changé Libeo dans votre quotidien ?

Excel a ses limites et ce n'est pas un secret. L'équipe d'Oxium avait besoin d'un outil abordable qui permettait de répertorier les factures et d’avaliser leur paiement en un temps minime. Un gain de temps considérable dans un secteur comme le BTP, rythmé par les imprévus, les retards pris par d’autres corps de métier et les allers-retours entre les chantiers et les bureaux.

L’offre de Libeo, sans engagement, a rapidement supprimé la saisie manuelle et permis à l’équipe de détecter les doublons et éviter les saisies et paiements en double. Libeo est en effet équipé d’un détecteur qui repère les factures en double et le signale à l’utilisateur. Celui-ci peut ensuite comparer les documents similaires et supprimer l’éventuel doublon.

De toutes les fonctionnalités de Libeo, Olivia Pimont apprécie surtout la gestion de l’analytique, qui permet de définir des axes analytiques et de découper les factures selon l’affectation des ressources. Une fonctionnalité très utile pour le transfert en comptabilité.

Si vous deviez décrire Libeo en trois mots, ce serait lesquels ?

Clair, efficace et bien pensé.

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