Hard close : anticiper les travaux de clôture des comptes

Hard close : planifiez pour faciliter le processus

Qu’est-ce qu’un hard close ? En finance, le hard close désigne la pratique qui consiste à clôturer définitivement certains comptes au 30 novembre, au lieu d’attendre le 31 décembre. Le hard close repose sur une anticipation des données de décembre.

Attention à ne pas confondre hard close et pre-closing (ou préclôture). La préclôture, par définition, consiste à mettre en place un arrêté des comptes avant leur clôture définitive.

Le hard close est à différencier du fast close. En comptabilité, le fast-close est la capacité d’une entreprise à effectuer les procédures de clôture de ses états financiers en quelques jours seulement, en s’appuyant sur des solutions digitales et en faisant une refonte de ses processus comptables.

HARD CLOSE : LE CRASH TEST DE LA CLÔTURE DES COMPTES

Dans le cadre du processus de clôture des comptes annuels, le hard close répond à des objectifs de performance et de sécurisation. Sorte de « crash test » de la clôture annuelle, cette pratique vise à éprouver la cohérence des systèmes et l’ensemble du processus de clôture. À travers cet essai, la fonction finance cherche à :

• Prévoir du temps pour les travaux qui auront lieu au début d’année suivante ;
• Effectuer une analyse approfondie des comptes clôturés le 30 novembre dans le but, entre autres, d’identifier toute incohérence.
• Limitez les goulots d’étranglement en répartissant la charge de travail des équipes comptables sur décembre et janvier ;
• Obtenir une meilleure coordination entre les départements financiers et non financiers (RH, marketing, achats, etc.) impliqués dans la clôture.

Comment mettre en place un processus hard close ?

Dans le cadre du hard close, l’entreprise traite le mois de novembre comme une fin d’exercice. Durant cette période, la fonction comptable rapproche les comptes du bilan (créances, dettes, autres charges à payer, produits différés/non acquis, etc.) et se concentre sur le seuil de recettes/dépenses correspondant figurant au compte de résultat.

Tout au long de cette période, les comptes du mois précédent restent ouverts dans le système comptable. Cela afin que les écritures appropriées puissent être passées rétroactivement pour régulariser la fin du mois.

Les tâches de clôture :

• Examiner les soldes des comptes et sous-comptes à clôturer ;
• Saisissez toutes les transactions au 30 novembre dans votre logiciel de comptabilité ;
• Préparez une nouvelle liste d’actifs.

Les tâches de préparation

Le hard close comporte une phase de sécurisation, qui couvre :

• Les processus comptables ;
• Les journaux ;
• Les états financiers (bilans, annexes et comptes de résultat) ;
• Le mapping comptable (table de passage entre deux plans de compte).