FICHE PRATIQUE
facture fournisseur : combien de temps les garder ?
Combien de temps une entreprise doit-elle garde ses factures pour être en conformité avec l'administration ? Combien de temps garder les factures EDF ? Les factures de téléphone ? Les talons de chèques ? Petite mise au point sur la conservation des factures fournisseurs.
Combien de temps une entreprise doit-elle garder ses factures ?
10 ans. C’est le délai prévu par la loi pour la conservation des factures papier et dématérialisées. Cette durée de 10 ans s’applique à l’ensemble des documents civils et commerciaux, ainsi que certains documents comptables :
- Factures clients et fournisseurs;
- Bons de commande et de livraison ;
- Contrats signés par voie électronique ;
- Livres et les registres comptables, et leurs pièces justificatives ;
- Bilans comptables ;
- Comptes de résultat.
Pour faciliter l'archivage, de plus en plus d'entreprises ont recours à la facture électronique et à la gestion électronique des documents (GED). Ces formats dématérialisés économisent de l'espace et du papier, mais renforcent la sécurité du cycle de vie des factures et des opérations comptables. La dématérialisation est la première étape à la mise en place de circuits de validation des factures, un ensemble d'étapes automatisées et paramètrées par des règles prédéfinies. C'est le meilleur moyen de conserver ses factures de façon conforme et sécurisée.
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklisttableau récapitulatif : combien de temps garder ses papiers ?
| Documents | Durée légale de conservation |
|---|---|
| Factures clients ou fournisseurs | 10 ans |
| Status de la société | 5 ans |
| Contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale | 5 ans |
| Contrats conclus par voie électronique | 10 ans |
| Bons de commande et bons de livraison | 10 ans |
| Bilan, compte de résultat, annexe comptable | 10 ans |
| Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant | 3 ans |
| Déclarations en douane | 3 ans |
| Documents bancaires | 5 ans |
| Documents établis pour le transport de marchandises | 5 ans |
| Documents fiscaux | 6 ans |
Comment conserver ses factures électroniques ?
À partir de juillet 2024, toutes les entreprises établies en France seront tenues de recevoir des factures électroniques de la part des fournisseurs qui ont l'obligation de les émettre au format électronique. Une facture reçue au format électronique doit être gardée sous ce même format pour une durée minimale de 3 ans. Passé ce délai, l'entreprise est libre de choisir la procédure d'archivage.
Pour émettre et recevoir des factures électronique aux normes établies par le livre des procédures fiscales, les entreprises devront être équipées d'une plateforme de dématérialisation garantissant l'archivage à valeur probante des documents.
Libeo, solution de paiement des factures fournisseurs, met à disposition de ses utilisateurs une plateforme de facturation électronique sécurisée pour toutes leurs factures, commandes, devis, fiches fournisseurs et clients.
Idéal pour conserver ses documents et se préparer à l'arrivée de la facture électronique en 2024 !
Foire aux questions
combien de temps garder les talons de chèques ?
Les talons de chèque sont des documents bancaires. Pour ce type de document, la durée légale de conservation est de 5 ans.
combien de temps garder les factures d'achat pour un particulier ?
Il n'existe pas de durée de conservation minimale pour les factures d'achat des particuliers. Cela dit, il peut être utile de conserver ces factures. En cas de vol ou de sinistre, la facture sert de preuve si pour demander une indemnisation à l'assurance.
combien de temps garder sa comptabilité en tant que profession libérale ?
Les professions libérales sont assujetties aux mêmes règles qu’une entreprise pour la conservation des factures, devis et autres documents comptables : 5 ans. Cela vaut pour les livres, registres comptables, factures, bons de commande et de livraison.