Comment fonctionne la facturation EDI en entreprise ?

Qu’est-ce que le format EDI ?

L’Échange de données informatisé (EDI) se définit ainsi :

• Un échange ordinateur à ordinateur de documents commerciaux (factures, bons de commande, etc.) ;
• Dans un format électronique standard ;
• Entre les partenaires commerciaux (une entreprise et ses fournisseurs par exemple).

Très prisé des services de l’administration fiscale, ce format d’envoi est de plus en plus utilisé pour la facturation entre entreprises. L’ensemble des cycles de la facture depuis son édition jusqu’au traitement, sont entièrement dématérialisés.

Autrement dit, aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Les documents commerciaux sont directement échangés d’un ordinateur à l’autre, comme le montre le schéma ci-dessous :

Le format EDI participe au développement de la facturation électronique dans les entreprises du secteur privé. Il est déjà utilisé notamment par les experts-comptables, pour l’envoi des déclarations de TVA, de CVAE, de CFE, d’IS et de liasses fiscales. Pour envoyer une déclaration de TVA par exemple, les entreprises passent par le mode EDI-TVA.

Le mode EDI est utilisé comme moyen de paiement pour certaines taxes, comme la TVA, la taxe foncière ou encore la taxe sur les salaires

Facturation EDI : que dit la loi ?

Au vu des enjeux que représente la facturation électronique, la mise en place des échanges au format EDI est très encadrée par la loi. Sa définition, ses normes et conditions d’application sont définies dans le BOFIP :

« Aux termes du 3° du VII de l’article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, à condition de respecter des conditions fixées par décret. […]

La législation précise également que les entreprises qui veulent transmettre leurs factures au format EDI doivent mettre en place un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes à celle “définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées”.

Autrement dit, la procédure de télétransmission utilisée doit impérativement garantir 3 principes fondamentaux :

• L’authenticité de la facture, l’émetteur de la facture est identifiable,
• L’intégrité des données, le message est archivé de façon légale pendant 10 ans,
• La lisibilité du contenu, les informations contenues dans le message sont restituables de façon lisible.

Pour cela, la méthode la plus courante est la Piste d’Audit Fiable, qui consiste à mettre en place un ensemble de contrôles documentés sur le processus de suivi des factures.

Voici le schéma d'une Piste d'Audit Fiable :

Comment envoyer une facture au format EDI ?

La facturation EDI consiste à faire de l’EDI le mode d’envoi par défaut pour toutes les factures fournisseurs. Les entreprises et leurs partenaires commerciaux disposent de plusieurs formats de messages EDI pour l’envoi de documents via EDI : PDF, XML, Factur-X, Odette, etc. 

Le plus connu reste EDIFACT, qui est utilisé pour l’échange de données électroniques intersectoriel.

Une facture EDI, par définition, est conçue pour répondre aux normes de ce mode d’envoi. Un envoi de facture au format EDI se déroule ainsi :

• Le programme de gestion de stock de l’émetteur (PGI ou ERP) édite la facture avec toutes les informations nécessaires ;
• Le convertisseur EDI convertit les données dans le format convenu du destinataire et les transmet ;
• À réception, les données sont adaptées à la structure de données ERP du destinataire. Ce dernier va ensuite traiter directement la facture.

Bon à savoir : C’est un peu le même système que celui utilisé dans les pharmacies pour transmettre les données de cartes vitales, depuis les terminaux.

Quels sont les avantages de l’EDI ?

⇒ Facilite les échanges à l’international : étant basé sur entre les échanges entre les langages de programmation, le format EDI standard peut être lu et transmis par tous les protocoles de transport (du destinataire et de l’expéditeur).

⇒ Gain de sécurité : le traitement manuel des factures augmente les risques d’erreurs : de saisie, de paiement, de doublon, etc. Avec le format EDI, la saisie est automatique, les éventuelles sont plus rapidement détectées, et corrigées.

⇒ Gain de temps : l’EDI fiscal automatise et accélère le temps de traitement des factures. Les données tirées de l’application de gestion de stock de votre partenaire commercial peuvent être appelées via l’EDI, envoyées en quelques secondes et retraitées dans le système du destinataire.

⇒ Gain financier : entre les enveloppes, les timbres, les frais d’envoi et de réception… Le traitement d’une facture papier coûte en moyenne 14 € à l’entreprise.

Foire aux questions

Peut-on envoyer une facture électronique en PDF ?

Oui, le format PDF fait partie des formats acceptés pour l’envoi de facture électronique (EDI ou autre). L’avantage de ce format ? Il rend inexploitables les données d’une facture, et empêche toute altération du contenu des documents.

Qui peut envoyer une facture au format LEDES ?

LEDES est l’acronyme de LEGAL ELECTRONIC DATA EXCHANGE STANDARD. Un format standard utilisé par les cabinets d’avocats pour facturer leurs entreprises clientes.