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Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
La GED, c’est quoi ?
Si vous vous demandez encore qu'est-ce que la GED, il s'agit d'un outil informatique puissant permettant de gérer, indexer, stocker, rechercher et archiver des documents numériques de manière sécurisée.
La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de dématérialiser l’ensemble des documents de votre entreprise (factures, devis, contrats, notes de frais…). Fini les montagnes de papier !
Mais la GED ne se résume pas à un simple stockage de fichiers : elle permet aussi de gagner du temps et de réduire les coûts liés à la gestion documentaire.
Que vous utilisiez une plateforme GED ou un logiciel GED, vous bénéficiez d’une gestion documentaire simplifiée.
Quels sont les avantages d’une GED pour votre entreprise ?
Transition vers la facture électronique obligatoire
La GED est un prérequis pour réussir la transition en douceur vers la facture électronique, en particulier avec les nouvelles obligations légales de 2026. En centralisant et traitant vos documents via la GED, vous vous préparez dès maintenant pour cette nouvelle réforme.
Réduction de l'empreinte carbone
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises cherchent à limiter leur consommation de papier pour réduire leur empreinte carbone. Vous contribuez activement à la transition écologique tout en digitalisant vos processus, grâce à un logiciel de GED.
Réduction des délais de collecte et des coûts de traitement des documents
Les économies réalisées ne sont pas seulement financières, mais également en termes de temps et d’effort. La GED permet de :
- Accélérer la collecte des documents
- Automatiser le classement et l’indexation
- Optimiser les processus de traitement des documents
Résultat : avec une solution de GED, vos documents sont organisés et facilement accessibles, ce qui optimise le temps de vos équipes. Plus besoin de fouiller dans des piles de dossiers ou de gérer des formats multiples !
Sécurité des données et des informations
Il est indéniable que les documents papier comportent leur propre lot de risques (vol, perte, incendie, inondation, etc.) qui peuvent menacer la pérennité de votre entreprise. Avec une GED, ces risques sont définitivement supprimés.
Communication fluide et collaborative
L’aspect collaboratif de la GED est crucial : elle permet de partager des données avec à la fois un client, un fournisseur, un expert-comptable ou encore un DAF externalisé.
Résultat : en partageant facilement vos documents, vous gagnez en efficacité et évitez la duplication des fichiers.
Quelles sont les fonctionnalités proposées par la GED Libeo ?
Collecte et stockage illimité des documents
La GED de Libeo révolutionne la manière dont les entreprises gèrent leurs documents. Elle permet une centralisation de tous vos fichiers (factures, avoir, bon de livraison, bon de commande…) au même endroit, accessible à tout moment, où que vous soyez.
Que ce soit en CSV, JPEG, PDF ou tout autre format, la GED de Libeo vous permet de centraliser vos documents et d'y accéder sans effort. Fini la compatibilité des formats, tout est organisé et facilement consultable.
Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, cliquez sur “Autres (GED)” au moment de l’import de de vos documents :
- Import des documents : par email, par collecteur, par API ou par dépôt dans un répertoire système directement sur l’application Libeo.
- Détection automatique des doublons
- Archivage et conservation de l’historique
- Gestion du cycle de vie achat (factures fournisseurs, avoir, devis…) et vente (factures clients, avoir) : suivez facilement l’évolution de vos documents tout au long du processus.
Classement et indexation automatique des documents
Plus besoin de passer du temps à rechercher des fichiers GED spécifiques.
Depuis l’onglet “Vos documents (GED)”, vous pouvez rechercher et filtrer facilement vos documents par type (conditions, mercuriale, contrats, RIB, etc), par fournisseur ou même par client :
Bon à savoir : lors de l’import, utilisez un nom de fichier intelligible et typer le document, afin de faciliter sa recherche.
Avec Libeo, vous pouvez également associer automatiquement vos documents à des fournisseurs ou clients, pour simplifier la gestion et l’organisation de vos fichiers.
Optimisez la gestion de vos fichiers avec la GED intelligente de Libeo
Centralisez tous vos documents au même endroit et facilitez les échanges avec vos équipes et partenaires grâce au partage en un clic !
Partage des fichiers GED en 1 clic
Partager un document avec vos équipes n'a jamais été aussi simple.
Avec notre fonctionnalité de partage en un clic, échangez facilement avec vos collaborateurs internes et vos partenaires externes : fournisseur, client, sous-traitant, etc.
Suivez également l'activité de vos fichiers sur Libeo. Comment ? En gardant une trace détaillée de toutes les actions réalisées sur vos documents :
Interconnectivité avec les logiciels comptables
Libeo permet une interconnexion fluide avec votre outil comptable, ce qui facilite l'export de vos documents et l'intégration dans votre flux de travail habituel.
Finis les allers-retours avec votre expert-comptable
Sur Libeo, transmettez tous vos documents automatiquement à votre expert-comptable, sans qu'il ait besoin de vous solliciter, grâce à nos 250 intégrations natives.
Une synergie parfaite avec les autres fonctionnalités de Libeo
Notre outil de ged ne se limite pas à la simple gestion de documents. Elle s'intègre parfaitement avec les autres fonctionnalités plus poussées de Libeo :
Automatisation des workflows d'achat
Les processus d'achat sont simplifiés grâce à l’automatisation de circuits d’approbation personnalisables, facilitant ainsi le traitement des factures et le suivi des paiements.
Système de "tampon" pour laisser des commentaires
Grâce au système de "tampon" apposé sur les documents PDF, vous pouvez laisser des commentaires directement sur vos documents, facilitant ainsi la collaboration avec vos équipes internes et externes.
Paiement des factures fournisseurs
La solution Libeo permet également de gérer le paiement des factures fournisseurs en toute simplicité, en proposant plusieurs options de paiement : en instantané, en masse, par fichier SEPA, planifié, en débit différé… Ce qui permet d’intégrer la gestion de vos documents avec le processus de règlement.
Relances automatiques pour les factures de vente
Libeo automatise les relances personnalisées pour les factures de vente, vous permettant de gagner du temps et d’assurer un suivi efficace.
Libeo vous accompagne dans la prise en main de cette fonctionnalité grâce à une formation GED complète et gratuite. Cette fonctionnalité est incluse dans tous nos plans, sans coût supplémentaire. Profitez-en dès maintenant et simplifiez la gestion de vos documents en quelques clics, directement dans votre espace Libeo.
Vous n’êtes pas encore client Libeo ? Cliquez ici pour démarrer gratuitement !
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